Sächsisches Haushaltsrecht – Beschaffungen der Kommunen im Unterschwellenbereich nach der angekündigten Gesetzesnovelle

Tritt das in Kraft, stellt sich für die Kommunen die Frage, wie sich ihre Vergabepraxis im Unterschwellenbereich, d. h. bei Beschaffungen unterhalb der jeweils aktuellen Schwellenwerte für die Anwendung des EU-Vergaberechts nach § 106 Abs. 1 GWB, nach Beschluss der angekündigten Novellierung des Sächsischen Vergabegesetzes (SächsVergabeG) verändern wird.

Das aktuelle SächsVergabeG ordnet ergänzend die Geltung der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Teil A Abschnitt 1 (VOL/A) und Teil B (VOL/B) sowie die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A Abschnitt 1 (VOB/A) an. Es gilt gemäß § 2 für kommunale Auftraggeber und soll über die Ausübung von Gesellschafterrechten auch von den kommunalen Unternehmen beachtet werden.

Die wesentliche Änderung der angekündigten Novelle besteht darin, dass Kommunen, für die die Anwendung des SächsVergabeG nur empfohlen werden soll, bei ihren Beschaffungen im Unterschwellenbereich nicht mehr verpflichtet sein werden, die jeweiligen Vergabe- und Vertragsordnungen anzuwenden, auf die das SächsVergabeG ergänzend verweist (nach der Novellierung soll auf die Unterschwellenvergabeordnung [UVgO] und die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen [VOB] des Bundes verwiesen werden).

Es stellt sich also die berechtigte Frage, nach welchen gesetzlichen Regelungen sich zukünftige kommunale Beschaffungen zu richten haben werden. Für die Landesverwaltung enthält § 55 der Sächsischen Landeshaushaltsordnung (LHO) unabhängig vom SächsVergabeG vergaberechtliche Vorgaben zum Abschluss von Verträgen über Lieferungen und Leistungen. Im sächsischen Kommunalrecht fehlt es an einer entsprechenden gesetzlichen Regelung.

Ausgenommen vom Anwendungsbereich des SächsVergabeG dürfen die Kommunen daher Leistungen mit einem Auftragswert bis zum jeweiligen EU-Schwellenwert ohne die Durchführung eines Vergabeverfahrens beschaffen. Allerdings sind die Kommunen im Sinne einer schonenden Ressourcenverwendung auch bei der Vergabe von Aufträgen im Unterschwellenbereich weiterhin verpflichtet, die allgemeinen Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (vgl. § 72 Abs. 2 der Sächsischen Gemeindeordnung) zu beachten.

Der rechtliche Rahmen für Beschaffungen der Kommunen im Unterschwellenbereich entspricht mithin dem Rahmen für Direktaufträge, wie er in § 14 UVgO bzw. § 3 Abs. 6 VOL/A für Beschaffungen mit kleinem Auftragsvolumen (in Sachsen aktuell bis 500 €) vorgesehen ist. Insofern werden sich die Kommunen zur Einhaltung der Haushaltsgrundsätze voraussichtlich weitestgehend an der existierenden Rechtsprechung und Kommentarliteratur zum Direktauftrag orientieren können. Hinweise zur Einhaltung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit in Vergabeverfahren enthalten auch die Verwaltungsvorschiften von Bund und Ländern zur entsprechenden haushaltsrechtlichen Vorgabe aus BHO/LHO.

Allgemein gilt nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit, dass immer die günstigste Relation zwischen dem verfolgten Zweck und den einzusetzenden Mitteln anzustreben ist. Um dies zu gewährleisten, werden die Kommunen auch weiterhin vor der Vergabe von Aufträgen angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchzuführen haben. Der Erstellungsaufwand soll hierbei in einem angemessenen Verhältnis zum Auftragsvolumen stehen. Eine formlose (z. B. telefonische) Nachfrage bei einer gewissen Anzahl von infrage kommenden Anbietern oder eine Preisrecherche im Internet wird hierbei regelmäßig ausreichend, aber auch erforderlich sein.

Zudem ergeben sich aus den Haushaltsgrundsätzen auch gewisse Anforderungen an die Dokumentation, abhängig von der jeweiligen Höhe des Auftragswertes. Für alltägliche Beschaffungen der Kommunen wird es daher voraussichtlich ausreichen, E-Mails, in denen Preise erfragt worden sind, oder Prospekte oder ausgedruckte Screenshots aus dem Internet zu Angeboten formlos zu den betreffenden Unterlagen des Einkaufs (Bestellungen o. Ä.) zu nehmen (vgl. BeckOK VergabeR/Feldmann, 34. Ed. 1. August 2024, UVgO § 14 Rn. 8, 9).

Abschließend lässt sich festhalten, dass die Kommunen durch die angekündigte Ausnahme vom Anwendungsbereich des SächsVergabeG bei der Vergabe ihrer Aufträge deutlich freier werden. Vor allem werden sie nicht mehr an die Verfahren nach den Vorgaben der Vergabeordnungen für den Unterschwellenbereich gebunden sein. Zur Einhaltung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit müssen aber weiterhin vor jeder Beschaffung Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchgeführt werden, wobei die Kommunen bei der Art und Weise der Untersuchung sowie der Dokumentation – im Rahmen der Angemessenheit – weitestgehend frei sind.

Diese Freiheit eröffnet den Kommunen die Möglichkeit, eigene Beschaffungsrichtlinien als Leitfaden für ihre Beschaffungsorgane zu erstellen, um darin einheitliche Vorgaben für Auftragsvergaben zu etablieren. In einer Beschaffungsrichtlinie können z. B. eigene Schwellenwerte mit individuellen Vorgaben zur Wirtschaftlichkeitsuntersuchung und Dokumentation festgelegt werden. Dabei kann auch auf die Bedürfnisse unterschiedlicher Bereiche kommunalen Wirtschaftens eingegangen werden.

Hinweis: Vor allem für größere Aufträge könnte es auch zukünftig zweckdienlich sein, ein formelles Vergabeverfahren durchzuführen, um eine Beihilfe im Sinne des Art. 107 AEUV schon auf Tatbestandsebene auszuschließen.

Autor: Julian von Lindeiner

Dies ist ein Beitrag aus unserem Public Sector Newsletter 1-2025. Die gesamte Ausgabe finden Sie hier. Sie können diesen Newsletter auch abonnieren und erhalten die aktuelle Ausgabe direkt zum Erscheinungstermin.