Zorg voor vroegtijdige afstemming over controle subsidievoorwaarden
4 januari 2022 - Maatschappelijke organisaties zijn in veel gevallen afhankelijk van subsidies en bijdragen. Uiteraard worden hier voorwaarden aan verbonden in het kader van de verantwoording van de bestedingen en de controle daarop. In de praktijk merken we helaas vaak dat deze voorwaarden onduidelijk zijn of dat de kosten voor de controle niet in verhouding staan tot de subsidie of de bijdrage. Door vroegtijdig met uw accountant te overleggen kan hier tijdig inzicht in worden verkregen en waar nodig kan er in overleg met de subsidieverstrekker de voorwaarden worden verduidelijkt.
Wees alert bij de start van een project
Regelmatig vragen de regels van een subsidiebeschikking om te voldoen aan bepaalde eisen. Zo kunnen de aanbestedingsregels van toepassing worden verklaard. Een ander voorbeeld is de eis dat personeelskosten worden geregistreerd middels een procedure voor het schrijven en autoriseren van bestede uren. Vaak is het geen probleem om deze procedures in te richten bij de start van het traject, maar kan het niet meer hersteld worden aan het einde van het project. Dit vraagt van u dat u vóór aanvang van het project alle voorwaarden in de beschikking goed leest. Mochten zaken onduidelijk zijn, neem dan contact op met uw accountant bij Mazars of met de subsidieverstrekker.
Controleprotocol met onduidelijke eisen
Veelal dienen projectverantwoordingen voor subsidies of bijdragen boven een bepaald grensbedrag gecontroleerd te worden door een accountant. Mazars heeft hier veel ervaring mee. Helaas zijn sommige controleprotocollen niet duidelijk. Zo dient de accountant soms de rechtmatigheid van de bestedingen te controleren, zonder dat duidelijk is gemaakt wanneer kosten voldoen aan de definitie van rechtmatigheid. Zonder deze norm kan een accountant deze controle niet (goed) uitvoeren. Door vooraf afstemming te zoeken met de subsidieverstrekker om deze definitie helder te krijgen (wanneer zijn de kosten subsidiabel), kan uw accountant vaak beter en sneller de controle uitvoeren, waardoor onnodige kosten worden voorkomen. Wij helpen u graag bij deze afstemming.
Controleprotocol waar de vraagstelling niet aansluit op de behoefte van de subsidieverstrekker
Ook zien we in de praktijk regelmatig controleprotocollen die meer vragen dan de subsidieverstrekker voor ogen had. Door verkeerde vraagstelling wordt de accountant gedwongen meer werk te verrichten dan feitelijk de bedoeling was. Zo wordt soms om een rapport van feitelijke bevindingen gevraagd (een accountantsproduct waar strenge eisen voor gelden), waar eigenlijk een (vormvrije) rapportage met de observaties van de accountant wordt bedoeld. Ook hier kan een vroegtijdige afstemming en uitleg over de gevolgen van de vraagstelling helpen om onnodige moeite en kosten te besparen.
Handleiding subsidiecontroles
De Subsidy Audits Community (SAC) is een community van de beroepsorganisatie van de accountants, de NBA. In deze community zitten de subsidiespecialisten van een groot aantal accountantskantoren, waaronder Mazars. De SAC heeft een handleiding subsidiecontroles opgesteld, met als doel de verwachtingskloof tussen subsidieverstrekker en accountant te verkleinen. Deze handleiding staat vol regelmatig voorkomende knelpunten en kan u ook helpen om eventuele knelpunten in uw subsidievoorwaarden te ontdekken en aan de orde te stellen. De handleiding vindt u via de website van de NBA.
Mazars kan u helpen
Wilt u ook een subsidiecontrole zonder onduidelijkheden en onnodig werk? Bekijk dan tijdig de voorwaarden van uw subsidies en/of bijdragen. Wij kijken graag met u mee en waar nodig kunnen wij u ondersteunen om het gesprek met uw subsidieverstrekker aan te gaan.
Meer informatie?
