Kadrowo-płacowe aktualizacje prawne: III kwartał 2025

1.     Zmiany w przepisach dotyczących rozliczania kilometrówek od aut elektrycznych

Ministerstwo Infrastruktury rozpoczęło pracę nad zmianami w Rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zmiany te mają pozwolić na wprowadzenie możliwości zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów o napędzie elektrycznym lub hybrydowym, a także napędzanych wodorem, czy też zasilanych innymi alternatywnymi źródłami energii.

2.     Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

W Dzienniku Ustaw z dnia 15 września 2025 r. poz. 1242 opublikowane zostało Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. Minimalne wynagrodzenie za pracę od 1 stycznia 2026 r. wyniesie 4 806 zł brutto (wzrost o 140 zł w porównaniu z obecnym minimalnym wynagrodzeniem). Natomiast minimalna stawka godzinowa wyniesie 31,40 zł.

3.     Elektronizacja komunikacji między pracodawcą a pracownikami i związkami zawodowymi

W Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zostały przygotowane projekty nowelizacji Kodeksu pracy i ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz ustawy o związkach zawodowych. Ich podstawowym celem jest umożliwienie załatwiania spraw między stronami stosunku pracy albo pracodawcą a związkami zawodowymi drogą elektroniczną.

Nowelizacja przewiduje dopuszczalność przekazywania w formie elektronicznej:

·       informacji o monitoringu,

·       informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę,

·       konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową,

·       wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy,

·       wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy,

·       wniosku o zastosowanie systemu pracy weekendowej,

·       wniosku o zastosowanie ruchomego czasu pracy,

·       wniosku o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych,

·       wniosku o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,

·       wniosku o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy,

·       wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego,

·       wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy,

·       instrukcji i wskazówek pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zmiany mają zostać przyjęte w III lub IV kwartale 2025 roku.

4.     Odsetki za nieterminową wypłatę wynagrodzenia

W Projekcie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (UC62) pojawiła się propozycja dodania do Kodeksu pracy artykułu 85 [1] §.1, zgodnie z którym pracodawca, który opóźnia się z wypłatą wynagrodzenia za pracę jest zobowiązany naliczyć odsetki za czas opóźnienia, nawet jeśli pracownik nie poniósł z tego tytułu żadnej szkody, a opóźnienie było następstwem okoliczności, za które pracodawca nie ponosi odpowiedzialności. Po zmianach odsetki za nieterminową wypłatę wynagrodzenia miałyby być naliczane automatycznie, niezależnie od winy pracodawcy czy szkody po stronie pracownika, łącznie z wypłatą.

5.     Projekt zmiany ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy

Z informacji zamieszczonych na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (https://www.gov.pl/web/rodzina) wynika, że do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów trafił przygotowany w resorcie pracy Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw. Projekt zakłada przyznanie Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) kompetencji do stwierdzania istnienia stosunku pracy w sytuacji, kiedy zawarto umowę cywilnoprawną w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę. Oznacza to możliwość wydawania decyzji o przekształceniu takiej umowy w umowę o pracę. Takie uprawnienia będą mieli okręgowi inspektorzy pracy. Od decyzji inspektora będzie przysługiwało odwołanie do sądu pracy.

W przypadku gdyby chcieli Państwo omówić powyższe zmiany, uprzejmie prosimy o kontakt z pracownikami Działu Usług Kadrowo-Płacowych spółki Forvis Mazars Polska Sp. z o.o.