70% din datele vitale ale unui business se află în procesul de payroll

Forvis Mazars, lider internațional în servicii de audit și asigurare, taxe și consultanță, a publicat cel mai nou studiu al său, Compliance, accuracy and visibility: the 3 non-negotiables in modern European payroll. Raportul oferă o perspectivă aprofundată asupra transformării proceselor de payroll la nivel european. Bazat pe opiniile a peste 1.000 de lideri din domeniile payroll, resurse umane și financiar din 13 țări, studiul evidențiază modul în care payroll-ul a evoluat de la o funcție strict operațională la un pilon strategic pentru încrederea organizațională, guvernanța datelor și experiența angajaților.

Realizat în parteneriat cu Transiris, cel mai recent studiu îmbină analiza cantitativă a datelor din sondaje cu interviuri calitative cu lideri C-level și experți în payroll din companii cu operațiuni în multiple jurisdicții. Cercetarea arată că organizațiile europene recunosc tot mai clar rolul central al funcției de payroll - un domeniu care asigură conformitatea transfrontalieră, protejează integritatea afacerii și consolidează încrederea angajaților.

Transformarea conformității într-un avantaj strategic

Raportul evidențiază că 60% dintre liderii din payroll se confruntă cu dificultăți în a ține pasul cu modificările legislației muncii, iar 62% consideră actualizările frecvente de reglementări drept una dintre principalele provocări operaționale. Într-un context internațional, fiecare jurisdicție introduce un plus de complexitate prin propriile reguli, termene și cerințe de raportare. Pentru angajatorii care își desfășoară activitatea la nivel internațional, accesul la expertiză locală a devenit esențial.

Aproape jumătate dintre respondenți (48%) consideră conformitatea legislativă un criteriu decisiv în alegerea între gestionarea internă a payroll-ului și externalizarea acestuia. Totodată, peste jumătate (53%) se bazează pe furnizori externi pentru a asigura acuratețea calculelor și alinierea la cerințele legale, iar un procent similar (53%) apelează la consultanți juridici și fiscali pentru o interpretare aprofundată a reglementărilor.

„În spatele fiecărui fluturaș de salariu se află un număr care poate consolida sau poate submina încrederea. Payroll-ul reprezintă una dintre cele mai valoroase surse de date dintr-o organizație, reunind informații critice pentru departamentele de HR și financiar. Atunci când aceste date sunt corecte, conforme și ușor de interpretat, payroll-ul nu mai este doar un proces operațional, ci se transformă într-o sursă strategică de informații pentru întreaga companie.”, afirmă Ioana Vlad-Rădulescu, Partner, International Payroll & Compliance, Forvis Mazars.

Acuratețea: fundamentul încrederii

În toate piețele analizate, acuratețea rămâne cea mai importantă așteptare atât pentru angajați, cât și pentru angajatori. Aproape o treime dintre organizații semnalează erori în calculul salariilor, iar una din cinci recunoaște că aceste greșeli au afectat încrederea angajaților. Într-o piață a muncii extrem de competitivă, în care retenția talentelor și reputația angajatorului sunt esențiale, chiar și o singură eroare de payroll poate genera efecte neproporționat de mari.

Cercetarea Forvis Mazars arată că tot mai multe companii integrează controale interne, audituri și practici proactive de guvernanță a datelor în structurile lor de payroll. Aproximativ 47% dintre organizațiile chestionate derulează audituri periodice, iar 43% au echipe interne dedicate pentru a întări controlul și transparența. Pe măsură ce acuratețea devine un imperativ, payroll-ul câștigă vizibilitate la nivel de board și este recunoscut tot mai clar ca un contributor direct la fiabilitatea organizațională și la integritatea brandului.

Datele de payroll: o resursă strategică încă insuficient exploatată

Una dintre cele mai relevante constatări ale raportului este că aproximativ 70% din datele critice pentru funcționarea unei companii trec prin sistemele de payroll - de la salarii și beneficii până la coduri fiscale, pontaje și informații despre centrele de cost. Cu toate acestea, numeroase organizații încă nu valorifică pe deplin acest volum semnificativ de date.

„Acuratețea în payroll este non-negociabilă - chiar și o singură eroare poate avea un impact disproporționat asupra încrederii și moralului angajaților. În Europa Centrală și de Est, companiile se pregătesc pentru o nouă eră a transparenței, în care egalitatea salarială, conformitatea și un payroll orientat pe date vor deveni esențiale pentru competitivitate și credibilitate.”, subliniază Jana Boštíková, Partner, HR & Payroll, Forvis Mazars în Republica Cehă.

Atunci când sunt integrate eficient, datele de payroll pot oferi perspective strategice valoroase pentru planificarea forței de muncă, managementul riscurilor și prognoza financiară. Însă, în absența automatizării și a unor sisteme integrate, organizațiile se confruntă cu fragmentare și vulnerabilități de securitate.

Deși potențialul este semnificativ, aproape 60% dintre companii raportează diferențe notabile în calitatea serviciilor de payroll furnizate de partenerii lor externi.

Oportunitatea majoră se află în adoptarea automatizării, mai ales în contextul în care doar 17% dintre companii dispun de sisteme de monitorizare a conformității, esențiale pentru transformarea datelor de payroll în informații strategice care pot ghida deciziile de business.

Automatizare și expertiză umană: un echilibru indispensabil

Automatizarea remodelază funcția de payroll în întreaga Europă, însă tehnologia nu poate acoperi singură toate nevoile. Studiul arată că 45% dintre lideri văd optimizarea proceselor și reducerea costurilor ca principale provocări, însă mai puțin de unul din cinci au implementat soluții automate de monitorizare.

Oricât de avansate ar fi soluțiile de inteligență artificială, diferențele legislative de la o țară la alta arată că un „local touch” rămâne esențial. Un model care combină automatizarea inteligentă cu expertiza umană permite echipelor de payroll să proceseze mai rapid, să analizeze mai profund și să ia decizii informate, îmbinând precizia tehnologiei cu capacitatea specialiștilor de a interpreta și adapta informațiile în contextul fiecărei piețe.

Transparența salarială și egalitatea de remunerare: de la obligație la oportunitate

Egalitatea salarială a devenit un punct central pe agenda companiilor europene. Ca urmare a Directivei UE privind transparența salarială (2023/970), organizațiile trebuie să analizeze și să publice diferențele de remunerare între femei și bărbați, iar atunci când acestea depășesc pragul de 5%, să implementeze măsuri corective în termen de șase luni.

Raportul arată că 45% dintre liderii de HR consideră politicile de compensare o provocare majoră, iar 51% dintre organizații ar schimba furnizorul de payroll pentru un sprijin mai solid în materie de conformitate. Chiar dacă o companie are un departament intern de payroll, schimbările tot mai frecvente ale legislației fac necesar sprijinul unui furnizor specializat. Într-un astfel de cadru, rolul echipelor de payroll devine esențial pentru menținerea acurateței, transparenței și echității salariale.

Deși Directiva UE privind transparența salarială (2023/970) nu este obligatorie din punct de vedere juridic pentru Republica Moldova, țara se aliniază tot mai mult standardelor europene în domeniul muncii, salarizării și fiscalității. În contextul agendei sale de integrare europeană și al priorităților interne ale pieței muncii, Moldova a început să consolideze transparența salarială, guvernanța proceselor de payroll și utilizarea datelor privind forța de muncă pentru a aborda inegalitățile structurale. Aceste evoluții poziționează payroll-ul nu doar ca o funcție de conformitate, ci și ca un instrument strategic pentru consolidarea încrederii, promovarea echității și stimularea participării pe piața muncii, în linie cu tendințele observate la nivel european.

În acest context, disparitățile salariale de gen rămân o provocare majoră pe piața muncii din Republica Moldova, femeile continuând să câștige, în medie, semnificativ mai puțin decât bărbații. Potrivit datelor Biroului Național de Statistică al Republicii Moldova, în anul 2024 femeile au înregistrat venituri medii cu aproximativ 16,6% mai mici decât cele ale bărbaților, ceea ce înseamnă că ar fi necesar să lucreze aproape două luni suplimentare pentru a obține aceleași câștiguri anuale. Calculată pe bază orară, diferența se diminuează, însă persistă, femeile câștigând cu aproximativ 5-9% mai puțin pe oră decât bărbații.

Mai multe analize, inclusiv rapoarte ale Organizației Internaționale a Muncii și ale partenerilor naționali, arată că diferența de remunerare între femei și bărbați este deosebit de accentuată în rândul femeilor cu vârste cuprinse între 25 și 34 de ani, perioadă în care revenirea din concediul de maternitate conduce adesea la opțiuni profesionale mai flexibile, dar mai slab remunerate.

„Diferențele sectoriale din Republica Moldova rămân semnificative, cele mai ample disparități salariale de gen fiind înregistrate în domenii cu niveluri ridicate de remunerare, precum tehnologia informației și comunicațiilor și activitățile financiare, unde bărbații câștigă, în medie, cu aproximativ 40% mai mult decât femeile. Aceste decalaje persistente indică existența unor inegalități structurale profunde în ceea ce privește salarizarea și participarea pe piața muncii, în pofida cadrului legal existent care urmărește asigurarea remunerării egale. Consolidarea transparenței salariale și utilizarea sistematică a datelor din payroll reprezintă pași esențiali pentru identificarea și corectarea acestor inechități, sprijinind totodată alinierea Republicii Moldova la eforturile europene mai ample de promovare a principiului «plată egală pentru muncă egală».”, menționează Lucia Magomedov, Outsourcing Manager, Forvis Mazars în Moldova.

În același timp, evoluțiile legislative recente indică o direcție pozitivă. Începând cu 1 ianuarie 2025, Republica Moldova a introdus noi prevederi fiscale care permit tratarea anumitor beneficii acordate angajaților drept cheltuieli deductibile fiscal, în limite clar stabilite, ca urmare a modificărilor aduse articolelor 19, 20 și 24 din Codul fiscal. Aceste modificări oferă angajatorilor un nivel mai ridicat de claritate și predictibilitate în materie de conformitate, sprijinind totodată adoptarea unor practici de remunerare mai incluzive.

Pentru a reține personalul calificat și a atrage noi specialiști, angajatorii își diversifică tot mai mult pachetele de beneficii sociale. Acestea includ tichete de masă, abonamente sportive, indemnizații pentru transport și hrană, rambursarea cheltuielilor medicale, prime de asigurare, vouchere cadou, precum și alte beneficii acordate din fondurile angajatorului.

„De o importanță deosebită este deductibilitatea cheltuielilor aferente serviciilor alternative de îngrijire a copiilor cu vârsta de până la trei ani, plafonată la 2.500 MDL pe lună pentru fiecare copil. Această măsură oferă atât sprijin financiar, cât și psihologic femeilor care revin din concediul de îngrijire a copilului, stimulează o participare mai ridicată pe piața muncii și reprezintă un pas semnificativ către consolidarea echității salariale.”, explică Irina Țurcanu, Outsourcing Manager, Forvis Mazars în Moldova.

Experiența Forvis Mazars în întreaga regiune CEE confirmă că noua directivă oferă o oportunitate reală de a simplifica sistemele de remunerare, de a îmbunătăți calitatea datelor de HR și de a le oferi managerilor instrumentele necesare pentru a comunica mai deschis și mai transparent despre salarizare.

Raportul complet poate fi descărcat aici. 

###

Despre studiu

The 3 non-negotiables in modern European payroll se bazează pe o cercetare cantitativă și calitativă realizată în 2025 de Transiris, la solicitarea Forvis Mazars. Sondajul a colectat 1.037 de răspunsuri din 13 piețe europene, printre care Austria, Cehia, Ungaria, Polonia, Spania, Germania, România și Regatul Unit. Pentru a completa analiza, au fost realizate 10 interviuri aprofundate cu decidenți din domeniile payroll și HR, din companii multinaționale și locale, oferind o perspectivă contextuală asupra transformării funcției de payroll la nivel european.

Persoane de contact

Emilia Popa, Head of Marketing, Communication, and Business Development,

Forvis Mazars în ECE & în România
emilia.popa@forvismazars.com  / +40 741 111 042

Mădălina Lazăr, PR & Corporate Communication Manager, Forvis Mazars în România

madalina.lazar@forvismazars.com  / +40 763 385 622

Despre Forvis Mazars

Grupul Forvis Mazars SC este un membru independent al rețelei globale Forvis Mazars, o rețea de servicii profesionale, lider în domeniu. Operând ca un parteneriat internațional integrat în peste 100 de țări și teritorii, Forvis Mazars Group se specializează în servicii de audit, taxe și consultanță. Parteneriatul se bazează pe expertiza și înțelegerea culturală a peste 40.000 de profesioniști din întreaga lume, pentru a sprijini clienți de toate dimensiunile, în fiecare etapă a dezvoltării lor.

Vizitați forvismazars.com pentru a afla mai multe informații.

Despre Forvis Mazars în Moldova

Forvis Mazars s-a lansat în Republica Moldova în ianuarie 2025, după aproape două decenii de activitate remarcabilă pe piața locală. Parteneriatul sprijină peste 50 de profesioniști să ofere servicii de audit, taxe și consultanță cu încredere și expertiză, combinând o cunoaștere profundă a pieței locale cu perspective globale.

Vizitați forvismazars.com/md pentru a afla mai multe informații.