Studie von Forvis Mazars: Compliance, Genauigkeit und Transparenz verändern die Lohnabrechnung in Europa

Der Bericht zeigt, dass 60 % der Payroll-Verantwortlichen Schwierigkeiten haben, mit den sich ständig ändernden Arbeitsgesetzen Schritt zu halten, während 62 % häufige regulatorische Updates als eine der größten operativen Herausforderungen nennen. In einem Umfeld mit mehreren Ländern bringt jedes Rechtsgebiet zusätzliche Komplexität durch unterschiedliche Regeln, Fristen und Berichtsformate mit sich. Für grenzüberschreitend tätige Arbeitgeber:innen ist lokales Fachwissen unverzichtbar geworden.

Fast die Hälfte (48 %) der Befragten gab an, dass die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ein entscheidender Faktor bei der Entscheidung ist, ob die Payroll intern verwaltet oder ausgelagert wird, während über die Hälfte (53 %) auf externe Payroll-Dienstleister:innen setzt, um Genauigkeit und rechtliche Übereinstimmung sicherzustellen. Ein ähnlicher Anteil (53 %) konsultiert zudem Rechts- und Steuerberater:innen für tiefere regulatorische Beratung.

In allen Ländern bleibt Genauigkeit die wichtigste Erwartung sowohl der Mitarbeiter:innen als auch der Arbeitgeber:innen. Fast jedes dritte Unternehmen berichtet von Fehlern bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, und jedes fünfte gibt zu, dass diese Probleme das Vertrauen der Mitarbeiter:innen beeinträchtigt haben.

Eine der auffälligsten Erkenntnisse des Berichts ist, dass etwa 70 % geschäftskritischer Daten durch Payroll-Systeme laufen – von Gehältern und Benefits über Steuer-IDs und Zeiterfassungen bis hin zu Kostenstelleninformationen. Dennoch nutzen viele Organisationen diese Daten nach wie vor unzureichend.

Automatisierung verändert die Payroll-Prozesse in ganz Europa, doch Technologie allein reicht nicht aus. Die Studie zeigt, dass 45 % der Führungskräfte Prozessoptimierung und Kostensenkung als ihre größten Herausforderungen sehen, während weniger als eines von fünf Unternehmen automatisierte Überwachungslösungen eingeführt hat.

Wir empfehlen ein hybrides Modell, das intelligente Automatisierung mit menschlicher Beratung kombiniert. Dieser Ansatz ermöglicht es Payroll-Teams, schneller zu arbeiten, klüger zu denken und strategisch zu handeln, indem die Präzision der Technologie mit der Anpassungsfähigkeit menschlicher Expertise vereint wird.

Gleiche Bezahlung ist zu einem entscheidenden Thema in europäischen Arbeitsumfeldern geworden. Getrieben durch die EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz (2023/970) müssen Unternehmen geschlechtsspezifische Lohnunterschiede bewerten und offenlegen und, falls Ungleichheiten mehr als 5 % betragen, innerhalb von sechs Monaten korrigierende Maßnahmen ergreifen.

Laut dem Bericht geben 45 % der HR-Verantwortlichen an, dass Vergütung eine große Herausforderung darstellt, und 51 % der Organisationen würden den:die Anbieter:in  wechseln, um eine stärkere Unterstützung bei der Compliance zu erhalten. Payroll-Abteilungen spielen nun eine zentrale Rolle, um Genauigkeit, Transparenz und Fairness sicherzustellen.

Unsere Erfahrungen in der CEE-Region bestätigen, dass die neue Richtlinie eine Chance bietet, Vergütungssysteme zu optimieren, die Qualität von HR-Daten zu verbessern und Führungskräfte zu befähigen, offener über Gehälter zu kommunizieren.