3. Auswirkungen in der Abrechnungspraxis

Abwicklungshürden bei Essensgutscheinen

Die steuerrechtlichen Bestimmungen zu Essensgutscheinen bleiben inhaltlich unverändert: Restaurantgutscheine sind pro Arbeitnehmer:in bis zu einem Betrag von € 8,00 pro Arbeitstag steuerfrei, Lebensmittelgutscheine bis zu € 2,00 pro Arbeitstag (§ 3 Abs. 1 Z. 17 lit. b EStG). Neu ist jedoch, dass steuerfreie Essensgutscheine für Zeiträume ab 01.01.2026 betragsmäßig am Lohnkonto anzugeben (§ 2 Abs. 1 Z. 1 Lohnkontenverordnung) und auch am Jahreslohnzettel (L16) gesondert auszuweisen sind (in der Kolonne „Übrige Abzüge“).

• Für die Erfassung bedarf es einer entsprechenden Lohnart (bloßer Informationszweck, ohne Auszahlungswirkung). Es ist somit – anders als bisher – nicht mehr zulässig, die steuerfreien Essensgutscheine ausschließlich über die Buchhaltung („an der Personalverrechnung vorbei“) laufen zu lassen.
• Ein funktionierender Datenaustausch zwischen operativen Betriebseinheiten, Buchhaltung und Lohnabteilung muss sicherstellen, dass die Lohnabteilung alle nötigen Informationen für die Lohnkonten- und L16-Erfassung bekommt – insbesondere also, ob und an welche Arbeitnehmer:innen Essensgutscheine in welcher Höhe ausgegeben werden.
• Derzeit ist noch nicht abschließend geklärt, ob steuerfreie Essensgutscheinen am Lohnkonto monatsgenau zu erfassen sind, oder ob alternativ auch eine gebündelte Erfassung – z.B. im Dezember für das gesamte Kalenderjahr – zulässig ist. Da der Wortlaut des § 2 Lohnkontenverordnung („in das Lohnkonto aufzunehmen“) kein fortlaufendes Eintragen verlangt, erscheint eine gebündelte Erfassung zumindest vertretbar. Ob sich das BMF dieser Auslegung anschließen wird, bleibt jedoch abzuwarten.

Essensgutscheine: Abgrenzung von Verköstigung am Arbeitsplatz und Essenskostenzuschuss

Die neue Erfassungspflicht in der Personalverrechnung betrifft steuerfreie Essensgutscheine im Sinne des § 3 Abs. 1 Z. 17 lit. b EStG. Sie ist daher abzugrenzen von

• steuerfreier Verköstigung (Naturalverpflegung) am Arbeitsplatz im Sinne des § 3 Abs. 1 Z 17 lit. a EStG (z.B. Betriebskantine), die in der Personalverrechnung weiterhin nicht erfasst werden muss;
• Essenskostenzuschüssen (z.B. Geldzuschüssen bzw. Kostenersätzen), die „reguläre“ steuerpflichtige Bezüge darstellen (siehe Randzahl 93 der Lohnsteuerrichtlinien). Anderes gilt nur dann, wenn alle steuerlich vorgesehenen Voraussetzungen für digitale Essensgutscheine vorliegen (siehe Randzahl 95b der Lohnsteuerrichtlinien: persönliche Identifizierung, maximal einmal täglich gültig, exakte Zuordnung, unwiderruflicher Zuschussanspruch).

Die folgende tabellarische Übersicht enthält eine Gegenüberstellung von Essensgutscheinen (Restaurant-, Lebensmittel- und digitale Essensbons), Naturalverköstigungen am Arbeitsplatz und Essenskostenzuschüssen in Geld in Hinblick auf die abgabenrechtliche Behandlung und die Pflicht zur Erfassung in der Personalverrechnung.