Best practices on the preservation, custody and final disposal of physical and digital accounting documents
La adecuada conservación y custodia de los documentos contables constituye un elemento fundamental para garantizar la trazabilidad y cumplimiento normativo de las organizaciones. En este boletín presentamos las mejores prácticas para implementar una correcta gestión documental contable, aportando información práctica y concreta.
Importancia de la gestión documental contable
Los documentos contables respaldan las actividades económicas de la entidad, su situación financiera y el cumplimiento de obligaciones fiscales, laborales y legales.
Es por lo que, en esta oportunidad queremos compartirles algunos aspectos esenciales de la importancia de una correcta gestión documental contable:
1. Garantiza disponibilidad documental en procesos de auditoría interna y externa.
2. Respalda la presentación de información financiera bajo marcos técnicos (NIIF).
3. Permite atender requerimientos de entes de control como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN y autoridades locales como la Secretaria de Hacienda Distrital SHD y entes territoriales.
4. Reduce riesgos de pérdida, duplicidad, manipulación o deterioro de la información.
5. Facilita la continuidad y la administración eficiente de la documentación.
Estos son los lineamientos generales que les recomendamos tener presente dentro de la correcta gestión documental contable para el 2026.
Clasificación y organización documental: Para asegurar el orden y trazabilidad se recomienda definir una matriz de clasificación de documentos contables por año, tipo, establecer responsables para el control interno del proceso y establecer formatos consistentes durante todo el período contable.
Conservación de documentos físicos: Los documentos contables en formato físico deben conservarse bajo condiciones que aseguren su preservación utilizando archivadores protegidos de humedad, luz directa, polvo y plagas para evitar el deterioro del papel. Implementar un inventario físico periódico para verificar estado y restringir el acceso solo a personal autorizado.
Custodia de documentos digitales: Dado el uso creciente de documentación electrónica, se recomienda implementar un sistema centralizado de gestión documental digital, mantener respaldos automáticos en la nube o servidores internos, proteger el acceso mediante autenticación de múltiples factores, controlar permisos por roles, finalmente validar que la información electrónica emitida y recibida concilie con portales de la DIAN.
Plazos de conservación documental: Según la normativa colombiana, los documentos contables deben conservarse por un mínimo de 10 años, incluyendo:
- Libros contables y auxiliares.
- Estados financieros certificados y dictaminados.
- Soportes contables (facturas, recibos, comprobantes de pago, extractos, etc).
- Estados de cuenta e información fiscal.
- Declaraciones tributarias y soportes.
- Contratos y documentación laboral.
Recomendaciones adicionales: Implementar políticas internas de conservación documental aprobadas por la administración, capacitar periódicamente al personal, realizar auditorías internas de gestión documental.
Una adecuada gestión, conservación y disposición de los documentos contables tanto físicos como digitales garantiza confiabilidad en la información financiera, facilita las auditorías, asegura el cumplimiento normativo y fortalece los mecanismos de control interno y externo.
