Buenas prácticas sobre conservación, custodia y disposición final de documentos contables físicos y digitales

La adecuada conservación y custodia de los documentos contables constituye un elemento fundamental para garantizar la trazabilidad y cumplimiento normativo de las organizaciones. En este boletín presentamos las mejores prácticas para implementar una correcta gestión documental contable, aportando información práctica y concreta.

Importancia de la gestión documental contable

Los documentos contables respaldan las actividades económicas de la entidad, su situación financiera y el cumplimiento de obligaciones fiscales, laborales y legales.

Es por lo que, en esta oportunidad queremos compartirles algunos aspectos esenciales de la importancia de una correcta gestión documental contable:

1.     Garantiza disponibilidad documental en procesos de auditoría interna y externa.

2.     Respalda la presentación de información financiera bajo marcos técnicos (NIIF).

3.     Permite atender requerimientos de entes de control como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN y autoridades locales como la Secretaria de Hacienda Distrital SHD y entes territoriales.

4.     Reduce riesgos de pérdida, duplicidad, manipulación o deterioro de la información.

5.     Facilita la continuidad y la administración eficiente de la documentación.

Estos son los lineamientos generales que les recomendamos tener presente dentro de la correcta gestión documental contable para el 2026.

Clasificación y organización documental: Para asegurar el orden y trazabilidad se recomienda definir una matriz de clasificación de documentos contables por año, tipo, establecer responsables para el control interno del proceso y establecer formatos consistentes durante todo el período contable.

Conservación de documentos físicos: Los documentos contables en formato físico deben conservarse bajo condiciones que aseguren su preservación utilizando archivadores protegidos de humedad, luz directa, polvo y plagas para evitar el deterioro del papel. Implementar un inventario físico periódico para verificar estado y restringir el acceso solo a personal autorizado.

Custodia de documentos digitales: Dado el uso creciente de documentación electrónica, se recomienda implementar un sistema centralizado de gestión documental digital, mantener respaldos automáticos en la nube o servidores internos, proteger el acceso mediante autenticación de múltiples factores, controlar permisos por roles, finalmente validar que la información electrónica emitida y recibida concilie con portales de la DIAN.

Plazos de conservación documental: Según la normativa colombiana, los documentos contables deben conservarse por un mínimo de 10 años, incluyendo:

• Libros contables y auxiliares.
• Estados financieros certificados y dictaminados.
• Soportes contables (facturas, recibos, comprobantes de pago, extractos, etc).
• Estados de cuenta e información fiscal.
• Declaraciones tributarias y soportes.
• Contratos y documentación laboral.

Recomendaciones adicionales: Implementar políticas internas de conservación documental aprobadas por la administración, capacitar periódicamente al personal, realizar auditorías internas de gestión documental.

Una adecuada gestión, conservación y disposición de los documentos contables tanto físicos como digitales garantiza confiabilidad en la información financiera, facilita las auditorías, asegura el cumplimiento normativo y fortalece los mecanismos de control interno y externo.