Transparentnost plaća u praksi: koje informacije poslodavci trebaju dijeliti sa zaposlenicima?

Iako se u raspravama o Direktivi najčešće spominju rodni jaz u plaćama i obveze izvještavanja, jedno od pitanja koje u praksi često čujemo od klijenata je koje informacije o plaćama zaposlenici zapravo imaju pravo dobiti i što to znači u praksi.

Transparentnost ne znači objavu svih plaća

Jedna od najčešćih zabluda jest da će poslodavci biti obvezni objaviti pojedinačne plaće svih zaposlenika.

Direktiva ne propisuje takvu obvezu. Umjesto toga, fokus je na tome da zaposlenici mogu razumjeti prema kojim se kriterijima određuju plaće i kako se u njima napreduje te da imaju mogućnost dobiti relevantne informacije o vlastitoj razini plaće i o prosječnim razinama plaća žena i muškaraca koji obavljaju isti rad ili rad jednake vrijednosti.

Drugim riječima, cilj nije potpuna otvorenost svih pojedinačnih primanja, nego na osiguravanju objektivnih, transparentnih i rodno neutralnih sustava odlučivanja.

Prava na informacije nisu isto što i obveza izvještavanja

Prilikom rasprave o Direktivi o transparentnosti plaća pažnja se često usmjerava na obveze izvještavanja koje se razlikuju ovisno o veličini poslodavca. Međutim, važno je razlikovati obveze izvještavanja od prava zaposlenika na informacije.

Pravo zaposlenika da dobiju informacije o vlastitoj razini plaće i prosječnim razinama plaće za kategorije zaposlenika koji obavljaju isti rad ili rad jednake vrijednosti nije ograničeno na velike poslodavce. Isto vrijedi i za obvezu transparentnosti pri zapošljavanju te obvezu dostupnosti kriterija za određivanje plaće, koje se primjenjuju neovisno o veličini organizacije.

Drugim riječima, iako će obveze formalnog izvještavanja o rodnom jazu u plaćama ovisiti o broju zaposlenika, poslodavci svih veličina trebaju preispitati svoje sustave određivanja plaća, upravljanja karijerama i komunikacije prema zaposlenicima kako bi mogli odgovoriti na nove zahtjeve transparentnosti. A konačan opseg tih obveza ovisit će i o načinu na koji će one biti uređene nacionalnim zakonodavstvom.

Što zaposlenik može zatražiti?

Jedna od najvažnijih novosti koje Direktiva uvodi odnosi se na pravo zaposlenika da zatraže informacije o plaćama.

Na zahtjev, zaposlenici će imati pravo dobiti:

informacije o vlastitoj razini plaće;
informacije o prosječnim razinama plaće, razvrstanima po spolu, za kategorije zaposlenika koji obavljaju isti rad ili rad jednake vrijednosti.

Razina plaće je pritom prema Direktivi definirana kao godišnja bruto plaća i odgovarajuća bruto satnica.

Na prvi pogled odgovor djeluje jednostavno. U praksi takav zahtjev vrlo brzo otvara niz drugih pitanja: s kim zaposlenika uspoređujemo, što sve ulazi u izračun plaće, odakle dolaze podaci, tko priprema odgovor i kako osigurati transparentnost bez otkrivanja plaća pojedinih kolega.

Upravo zato pravo zaposlenika na informacije nije samo nova komunikacijska obveza. Ono je svojevrsni test kvalitete cijelog sustava određivanja i upravljanja plaćama.

No obveza poslodavca ne počinje tek kada prvi zahtjev stigne.

Poslodavci će zaposlenike jednom godišnje morati obavijestiti o njihovu pravu na te informacije i objasniti im kako ga mogu ostvariti. Kada zaposlenik podnese zahtjev, informacije će trebati dostaviti u razumnom roku, a najkasnije u roku od dva mjeseca, osim ako nacionalno zakonodavstvo propiše drugačije. Poslodavci će morati uspostaviti procese koji omogućuju zaprimanje, obradu i pravodobno odgovaranje na takve zahtjeve.

Zaposlenik će informacije moći zatražiti i preko predstavnika radnika ili tijela za jednakost. Ako su dostavljeni podaci nepotpuni ili netočni, imat će pravo tražiti dodatna razumna pojašnjenja i dobiti obrazložen odgovor.

Nije dovoljno samo imati podatke. Potreban je unaprijed definiran proces: tko zaprima zahtjev, tko priprema i provjerava podatke, tko odobrava odgovor i kako se osigurava da se ista pravila primjenjuju u svakom slučaju. U praksi to znači da organizacije moraju unaprijed definirati kako će identificirati skupine zaposlenika koje obavljaju isti rad ili rad jednake vrijednosti te kako će osigurati točnost i dosljednost podataka koji se dostavljaju zaposlenicima.

Važno pitanje nije dakle samo „što šaljemo“, nego i „s kim uspoređujemo?“

U praksi je ovo često složenije pitanje od samog izračuna prosjeka.

Zaposlenik ne dobiva prosjek plaće svih zaposlenika na istoj organizacijskoj razini niti nužno samo zaposlenika s istim nazivom radnog mjesta. Usporedba se odnosi na kategoriju zaposlenika koji obavljaju isti rad ili rad jednake vrijednosti.

A upravo tu počinje pravi izazov.

Ako organizacija nema jasno definirane kategorije rada jednake vrijednosti, već prvi zahtjev zaposlenika može otvoriti niz pitanja:

Je li njegov komparator samo osoba s istim nazivom radnog mjesta? Zaposlenici iste karijerne razine? Zaposlenici unutar iste funkcije? Ili u usporedbu ulaze i potpuno drugačiji poslovi koji prema objektivnim i rodno neutralnim kriterijima imaju jednaku vrijednost?

Direktiva kategoriju zaposlenika definira upravo kroz isti rad ili rad jednake vrijednosti, pri čemu grupiranje mora biti provedeno na nearbitraran način i temeljeno na objektivnim, nediskriminirajućim i rodno neutralnim kriterijima. Procjena vrijednosti rada pritom uključuje vještine, napor, odgovornost i uvjete rada te, kada je relevantno, druge kriterije povezane s konkretnim poslom.

Zato pravo zaposlenika na informacije zapravo testira puno više od sposobnosti HR-a da iz sustava izvuče nekoliko podataka. Ono testira kvalitetu arhitekture poslova i sposobnost organizacije da objasni zašto određene poslove smatra jednakima ili usporedivima po vrijednosti.

I nije riječ samo o osnovnoj plaći

Jedno od područja koje u praksi izaziva najviše pitanja odnosi se na sadržaj informacija koje će zaposlenici dobivati.

Direktiva ne promatra plaću isključivo kroz ugovorenu osnovnu bruto plaću. Naprotiv, definicija plaće obuhvaća osnovnu plaću ili nadnicu te sve druge naknade koje zaposlenik prima izravno ili neizravno od poslodavca, u novcu ili naravi u vezi sa svojim zaposlenjem.

To može uključivati, primjerice:

bonuse;
provizije;
dodatke za dežurstva i prekovremeni rad;
dugoročne programe nagrađivanja;
određene benefite koji imaju novčanu vrijednost
ili druge oblike naknade.

To je posebno važno u organizacijama u kojima zaposlenici usporedive vrijednosti posla mogu imati različite kombinacije osnovne plaće, bonusa, provizija i drugih oblika nagrađivanja.

Zbog toga će organizacije morati jasno definirati koje elemente naknade uključuju u izračun razine plaće te osigurati da se ista metodologija koristi za zaposlenika i za usporednu skupinu zaposlenika. Drugim riječima, zaposlenici neće dobivati samo informaciju o tome kojem platnom razredu pripadaju, već će imati pravo na informacije koje odražavaju stvarno ostvarenu razinu primanja tijekom definiranog razdoblja, uz primjenu jedinstvenih pravila izračuna.

Prije prvog zahtjeva zaposlenika organizacija zato mora razumjeti koje komponente čine njezin sustav plaća, gdje se podaci o njima nalaze i prema kojim će ih pravilima uključivati u relevantne izračune. Jednako je važna dosljednost: podaci koje organizacija daje zaposleniku i podaci na kojima temelji usporedne vrijednosti moraju biti međusobno usporedivi i dovoljno jasno objašnjivi.

U praksi to često znači povezivanje podataka iz različitih izvora – obračuna plaća, HR sustava, sustava upravljanja bonusima i drugih evidencija – koji povijesno nisu nužno bili dizajnirani za ovakvu vrstu transparentnosti.

Upravo zato mnoge organizacije danas provode detaljan pregled svojih sustava nagrađivanja kako bi osigurale da mogu dosljedno i transparentno izračunavati te komunicirati informacije o plaćama.

Transparentnost ima i svoju granicu: zaštita privatnosti

Čim govorimo o usporednim podacima o plaćama, otvara se još jedno važno pitanje: što se događa kada je kategorija toliko mala da bi iz prosjeka bilo moguće zaključiti kolika je plaća konkretnog kolege?

Direktiva upravo zato povezuje transparentnost plaća sa zaštitom osobnih podataka.

Ako bi objava podataka izravno ili neizravno dovela do otkrivanja plaće zaposlenika kojeg je moguće identificirati, Direktiva državama članicama omogućuje da pristup stvarnim podacima ograniče, primjerice, na predstavnike radnika, inspektorat rada ili tijelo za jednakost. Konkretna pravila ovisit će o načinu na koji će ova odredba biti prenesena u nacionalno zakonodavstvo.

Organizacije će zato morati istodobno odgovoriti na dva zahtjeva koji na prvi pogled mogu djelovati suprotstavljeno: osigurati dovoljno transparentnosti da zaposlenik može ostvariti svoje pravo na jednaku plaću, ali pritom zaštititi privatnost drugih zaposlenika.

To pitanje posebno postaje važno kod malih timova, specijalističkih poslova ili viših organizacijskih razina na kojima usporedna kategorija može obuhvaćati vrlo malen broj ljudi.

Transparentnost počinje prije zapošljavanja

Transparentnost plaća ovom Direktivom nije ograničena samo na postojeće zaposlenike. Direktiva uvodi obvezu da kandidati za posao prije razgovora ili najkasnije prije sklapanja ugovora dobiju informacije o početnoj plaći ili rasponu plaće za radno mjesto za koje se prijavljuju. Istodobno, poslodavci više neće smjeti tražiti informacije o prethodnim primanjima kandidata.

Ove odredbe imaju za cilj spriječiti prenošenje povijesnih nejednakosti iz jednog radnog odnosa u drugi te osigurati da se plaće određuju na temelju zahtjeva radnog mjesta i objektivnih kriterija, a ne pregovaračke pozicije pojedinog kandidata.

Za organizacije to znači da će već u procesu zapošljavanja morati znati koliko određeno radno mjesto vrijedi, koji je odgovarajući raspon plaće i koji objektivni kriteriji određuju gdje će se novi zaposlenik unutar tog raspona pozicionirati.

Trebaju li kriteriji biti dostupni zaposlenicima – ili samo HR-u?

Direktiva od poslodavaca zahtijeva da zaposlenicima učine dostupnima kriterije koji se koriste za:

određivanje plaća;
određivanje razina plaća;
napredovanje i rast plaće.

Ti kriteriji moraju biti objektivni i rodno neutralni.

U praksi to ne znači da organizacije moraju otkrivati detaljne formule ili interne modele izračuna. Međutim, zaposlenici moraju moći razumjeti na temelju čega se donose odluke o njihovoj plaći i napredovanju. Iskustvo pokazuje da mnoge organizacije već koriste legitimne kriterije poput iskustva, kompetencija, odgovornosti, individualnog učinka ili razvoja vještina. Problem češće nastaje kada ti kriteriji nisu dovoljno jasno definirani, kada nije određeno koliku težinu imaju u donošenju odluke ili kada ih različiti menadžeri interpretiraju na različite načine.

Organizacije koje već imaju razvijene karijerne okvire, platne razrede i politike napredovanja u pravilu će biti u boljem položaju od onih koje se oslanjaju na individualne odluke menadžera ili neformalnu praksu.

Transparentnost zato ne znači samo reći zaposlenicima koji kriteriji postoje. Sustav mora biti dovoljno jasan i dosljedan da organizacija može objasniti kako se ti kriteriji koriste u praksi.

Od regulatorne obveze do prilike za jačanje povjerenja

Iako se Direktiva često promatra primarno kroz prizmu usklađenosti i regulatornih obveza, njezin je potencijal puno širi. No trenutak u kojem zaposlenik prvi put iskoristi svoje pravo na informacije bit će i trenutak u kojem će se kvaliteta sustava vrlo konkretno pokazati.

Nije dovoljno zaposleniku poslati broj.

Organizacija mora biti sposobna objasniti odakle taj broj dolazi, s kim ga uspoređuje, prema kojim kriterijima donosi odluke o plaćama i zašto zaposlenik može vjerovati da se ista pravila primjenjuju dosljedno i pravedno.

Upravo tu transparentnost može prestati biti samo regulatorna obveza i postati alat za jačanje povjerenja u sustav nagrađivanja. Organizacije koje se na ta pitanja pripreme prije prvog zahtjeva zaposlenika neće samo lakše odgovoriti na zahtjeve Direktive. Bit će u puno boljoj poziciji izgraditi sustav plaća koji zaposlenici razumiju – i kojem mogu vjerovati.