従業員内部通報手続き

本内部通報ポリシー（「本ポリシー」）は、各ファーム内のチームメンバーが正当な懸念を提起するための仕組みを提供するとともに、そうした提起を行った通報者を報復、ハラスメント、または懲戒処分から保護するものです。

本ポリシーの対象となる懸念事項

本ポリシーは、個人（Forvis Mazarsグループ内外を問わず）が、以下の分野において、ファームのメンバーに影響を与えるリスク、不当行為、または不正行為についての懸念事項を提起する場合に適用されます。

財務、会計
贈収賄および汚職
独占禁止法に違反する行為
健康および安全に対する危険
環境に対する危険
差別およびハラスメント

これらの懸念事項を、本ポリシーでは「不当行為」といいます。通報者自身の職位に関する懸念や苦情は、本ポリシーの対象となりません。そのような懸念や苦情は、ファームの苦情処理手続きを通じて申し立てる必要があります。本節に記載されている分野以外のリスク、不当行為もしくは不正行為、またはクライアント、サプライヤーなどファームのメンバー以外の人物に影響を与えるリスク、不当行為もしくは不正行為は、本ポリシーの対象となりません。

本ポリシーに基づく保護

内部通報の手続きは任意であり、内部通報を行わなかったことを理由に、Forvis Mazarsグループの従業員が法的責任を問われることは決してありません。

本ポリシーに基づいて提起された事項を証明する必要はありません。不当行為が行われた、または行われる可能性が高いという、率直かつ合理的な疑いがあれば十分です。

「個人的責任」の節の規定に従うことを条件として、Forvis Mazarsグループの従業員が本ポリシーに基づいて懸念を提起した場合、職を失う、または何らかの報復を受けるリスクはありません。誠実かつ合理的に行動している限り、懸念が間違っていたとしても問題ありません。

Forvis Mazarsグループは、本ポリシーに基づいて懸念を表明した従業員に対する報復や嫌がらせを一切容認しません。そのような扱いに関する申し立てはすべて深刻に受け止められ、根拠が十分にあると判断された場合は、重大な不正行為の可能性があるとして、通常はファームの懲戒手続きに基づいて調査されます。同僚に対してそのような扱いをしたことが判明した場合、予告なし、または予告手当なしで解雇される可能性があります。

個人的責任

本ポリシーに基づき、悪意を持って虚偽の申し立てを行うことは重大な不正行為にあたり、懲戒処分または法的訴追の対象となる可能性があります。

懸念事項がある場合にとるべき行動

不当行為について懸念がある場合は、下記のフォームから報告できます（現地チームはデータにアクセスできず、フォームも現地チームには変更できません）。

グループ最高品質・リスク責任者[1]は、グループ運営委員会またはその独立委員とのみ連絡を取り、必要に応じてグループ執行委員会とも連絡を取ります。いずれにせよ、内部通報を受け、対応する担当者となるメンバーは守秘義務を負うことに留意してください。

重要なのは、チームメンバーが報復を恐れることなく懸念事項を報告できると感じることです。したがって、そのような状況において報復を受けたとの申し立ては非常に深刻に受け止められ、そうした行為を行ったと認められた従業員に対しては懲戒処分が科せられます。

秘密保持

本ポリシーに基づいて提起された懸念事項は、懸念事項を提起した本人、Forvis Mazarsグループ最高品質・リスク責任者、および必要に応じて、当該通報について連絡を受ける可能性のあるその他のメンバーとの間で秘密情報として扱われます。したがって、この手続きにおいて提供した情報はすべて、通報者の身元情報を含め、秘密情報として扱われます。

この点に関して、懸念事項は匿名では提起できず、通報者は自身の身元に関する情報を提供する必要があることに留意してください。提供された身元情報は常に秘密情報として扱われ、通報の対象となっているメンバーには決して開示されません。

提起された内容によっては、法律に基づき、ファームは情報の一部または全部を第三者に開示する義務を負う場合があります。そのような情報開示が行われた場合は、通報者に通知されます。

当該事項を調査するにあたり、グループ最高品質・リスク責任者が、通報者にさらなる情報の提供を求める場合があります。懸念の提起以降における通報者の協力は、懸念事項を適切に調査する上で不可欠です。

調査が完了次第、調査結果をまとめた報告書を通報者に提供します。提起された懸念が正当なものであると証明された場合、調査結果は関連する管理ユニットの責任者に報告され、責任者は適切な措置を講じます。

Forvis Mazarsグループファームの活動に関して、外部の人物に対し悪意のある申し立てを行うことは重大な不正行為にあたり、当該ファームの懲戒手続きに基づき調査されます。悪意のある申し立てを行ったことが判明した場合、予告なし、または予告手当なしで解雇される可能性があります。

記録管理

すべての通報に関する一元化された記録を、Forvis Mazarsグループ最高品質・リスク責任者が保管し、調査結果を当該国の執行役員およびファームの独立非執行役員に報告します。

本ポリシーの対象範囲に含まれない通報は、速やかに破棄されるか、別のシステムに記録されます。本ポリシーの対象範囲に含まれるものの、懲戒処分や司法手続きに至らなかった通報は、調査終了後2カ月を超えて保管されることはありません。懲戒処分または司法手続きにつながる通報は、当該手続きが終了するまで保管されます。

Forvis Mazarsグループは、本プライバシーポリシーおよび適用されるすべての規制を遵守し、本ポリシーの文脈において収集されたデータを確実に保護する上で適切なあらゆるセキュリティ対策を講じています。

アクセス権および修正権

適用されるデータ保護規則に従い、通報者は自身に関するデータへのアクセス、異議申し立て、訂正を行う権利を有し、データが不正確、不完全、または古いものである場合には、その修正または削除を要求する権利を有します。当該権利を行使するには、下記の従業員用連絡フォームをご利用ください。

現在のグループ最高品質・リスク責任者はジョー・コノリーです。

Employee contact form

*本ページに掲載された日本語テキストは、英語原文を基にした抄訳です。正式な内容は英語原文が優先されます。