Update RH et mobilité internationale

Assurances sociales  

Réforme européenne du certificat A1 : simplification ou nouveaux défis en matière de conformité ?

Au terme de  près de dix ans de négociations, l’UE est parvenue en avril 2026 à un accord politique sur la réforme de la coordination des assurances sociales. L’un des éléments clés  concerne le certificat A1 – et donc directement les pratiques des équipes RH et de mobilité internationale  

Si, à première vue, la réforme semble alléger la charge administrative liée aux voyages d’affaires, un examen plus approfondi révèle une réalité plus nuancée : des règles plus simples pour des cas clairement définis, mais des exigences nettement plus strictes dans l’ensemble du processus.

Pourquoi cette réforme était-elle nécessaire ?

Selon la législation européenne actuelle, il n’existe pas d’exception générale pour les voyages d’affaires de courte durée. L’attestation A1 est donc en principe requise même pour les missions très courtes ou d’une seule journée – y compris les réunions, les conférences ou même les visites clients de dernière minute ne durant que quelques heures.

Dans la pratique, cela pose des défis considérables :  

• une charge administrative importante, même pour des réunions d’une journée
• des pratiques divergentes entre les autorités nationales
• une insécurité juridique pour les entreprises
• des millions de demandes par an

La réforme répond ainsi à l’importance croissante de la mobilité internationale à court terme.

Les principaux changements prévus

La réforme introduit pour la première fois des exceptions légales claires à l’obligation d’obtenir l’attestation A1, renforçant ainsi la sécurité juridique pour certaines formes d’activité transfrontalière. Les notions de « voyage d’affaires » et de « règle des 3 jours » sont au cœur de cette réforme.  

Dans les deux cas suivants, l’obligation de présenter un certificat A1 est en principe supprimée, le secteur de la construction faisant toutefois exception :  

1. Exception : les voyages d’affaires

Avec cette réforme, la notion de « voyage d’affaires » est pour la première fois expressément inscrite dans le règlement n° 987/2009. Elle recouvre les activités temporaires dans l’intérêt de l’employeur – par exemple la participation à des réunions, conférences, séminaires ou formations.  

À l’avenir, ces missions seront exemptées de l’obligation de présenter un certificat A1, et ce quelle que soit leur durée. Même les séjours de plusieurs jours ou de plusieurs semaines, comme une conférence interne de deux semaines à l’étranger, ne seraient donc plus soumis à l’obligation de déclaration.  

2. Introduction de la « règle des 3 jours »

Une autre exception vient compléter ces mesures. Les activités qui ne relèvent pas de la définition des « voyages d’affaires » devraient également bénéficier d’allègements, à condition qu’elles soient de très courte durée.  

Les exceptions concrètes sont les suivantes :    

• les missions d’une durée maximale de 3 jours ouvrés consécutifs
• sur une période de 30 jours

Dans ces cas également, l’obligation de présenter un formulaire A1 ne sera plus requise à l’avenir. 

3. Conformité dès le premier jour

Pour tous les cas ne relevant pas des exceptions, des règles nettement plus strictes s'appliqueront à l'avenir : l'attestation A1 devra être demandée avant le départ. Les solutions a posteriori seront fortement limitées – l'accent est clairement mis sur la conformité anticipée.

Concrètement, voici ce qui change :

• le certificat A1 doit être disponible avant le départ (« conformité dès le premier jour »)
• les demandes a posteriori sont fortement limitées  
• le contrôle préalable obligatoire de toute activité transfrontalière
• le renforcement des contrôles et application plus stricte de la réglementation par les autorités

Défis pour les entreprises  

Même si la réforme apporte des allègements ciblés, elle impose en même temps aux entreprises des exigences nouvelles et nettement accrues en matière de planification, de processus et de conformité :  

Délimitation des activités

Les entreprises doivent clairement classer chaque déplacement : s'agit-il d'un voyage d'affaires ou d'une activité opérationnelle ?

• Souvent difficile dans la pratique – les erreurs de classification constituent un risque réel

Certificat A1 avant le départ (« conformité dès le premier jour »)  

Pour tous les cas non exemptés, l’attestation A1 doit être demandée avant le départ.

• Les déplacements spontanés deviennent nettement plus compliqués

Suivi des données de voyage

La « règle des 3 jours » nécessite un aperçu précis de la durée et de la fréquence des séjours.

• Difficile à mettre en œuvre sans systèmes numériques

Exigences accrues en matière de documentation et de justification  

Les entreprises doivent pouvoir justifier à tout moment pourquoi un certificat A1 n’est pas nécessaire.

• La charge de travail augmente, en particulier dans les cas limites

Passage à des processus proactifs  

À l’avenir, la conformité devra être gérée en amont, et non plus a posteriori.

• Cela nécessite des processus clairs, des directives précises et une collaboration entre les services RH, Voyages et Juridique

Quand ces changements entreront-ils en vigueur ?

Situation actuelle :

• avril 2026 : le Conseil de l’UE et le Parlement européen sont parvenus à un compromis lors d’un trilogue  
• 2026 (prévu) : adoption formelle par les institutions européennes
• probablement à partir de 2028 : entrée en vigueur des nouvelles réglementations 

Les règles existantes restent applicables :

• obligation d’un certificat A1 pour les activités transfrontalières
• pas d’exception explicite pour les voyages d’affaires

D'ici là, l'obligation A1 actuelle reste en vigueur.

Que devriez-vous faire dès maintenant ?

Une préparation en amont est nécessaire. Nous vous recommandons de mettre en place une solution pragmatique, efficace et conforme à la législation, adaptée à votre organisation et à votre structure de mobilité, en :

• analysant les processus actuels et en identifiant les risques  
• définissant des directives claires pour la classification des missions à l’étranger
• mettant en place ou en optimisant les processus A1 et de conformité (conformité dès le premier jour)
• mettant en place des structures de suivi et de gouvernance  
• formant les services RH, de mobilité et les services métier

Conclusion

La réforme européenne du certificat A1 apporte des simplifications ciblées pour les voyages d’affaires clairement définis, mais impose en même temps des exigences accrues en matière de planification, de classification et de conformité.

Le changement décisif : 
passer d’une pratique flexible, souvent réactive, à une « conformité dès le premier jour » structurée et anticipative.

Pour les entreprises, cela signifie que 
à l’avenir, le succès dépendra de la capacité à gérer activement les missions à l’étranger, à les documenter de manière transparente et à les vérifier en amont.

Auteure: Gordana Muggler  

Fiscalité  

Détachements internationaux de collaborateurs : garder un œil sur les risques liés aux établissements stables  

Dans un monde du travail de plus en plus globalisé, les détachements internationaux, les missions de courte durée et le télétravail transfrontalier font depuis longtemps partie du quotidien. Alors que les équipes RH et de mobilité internationale se concentrent souvent sur les aspects fiscaux, le droit du travail, le droit de séjour et le droit de la sécurité sociale, un risque majeur est souvent négligé : la création involontaire d’un établissement stable à l’étranger.

Qu’est-ce qu’un établissement stable – et en quoi est-ce pertinent ?

D’un point de vue fiscal, un établissement stable est considéré comme existant lorsqu’une entreprise dispose d’une installation commerciale fixe dans un autre pays ou y exerce une activité jugée suffisamment substantielle. Cela peut déjà être le cas lorsque des collaborateurs travaillent régulièrement et de manière durable à l’étranger, même sans disposer de leur propre bureau ou succursale.

Conséquence : l’entreprise peut devenir imposable dans le pays où elle exerce son activité. Cela concerne notamment :

• l’impôt sur les sociétés applicable aux bénéfices réalisés dans ce pays
• des obligations de conformité accrues (par exemple, en matière d’enregistrement et de déclarations fiscales)
• des conséquences éventuelles en matière d’impôt sur les salaires et de sécurité sociale

Situations à risque typiques au quotidien

De nombreux risques liés aux établissements stables surgissent à l’insu de l’entreprise dans le cadre de ses activités opérationnelles. Les plus critiques sont notamment :

• les détachements de longue durée
• le télétravail à l’étranger
• la vente et la conclusion de contrats sur place
• les travaux et les missions de construction ou de montage

Pourquoi ce sujet est-il souvent négligé ?

Plusieurs raisons expliquent pourquoi les risques liés aux établissements stables sont sous-estimés dans le contexte des ressources humaines et de la mobilité :

• l'accent est mis sur l'imposition des particuliers plutôt que sur celle des entreprises
• le manque de coordination entre les services RH, fiscal et juridique
• le manque de transparence concernant les lieux et la durée des missions
• des responsabilités floues en matière de télétravail

Les conséquences possibles

Le non-respect de ces règles peut avoir des conséquences considérables :

• le paiement rétroactif d'impôts et d'intérêts
• les pénalités ou amendes
• les risques pour la réputation auprès des autorités  
• la une charge administrative accrue a posteriori

Dans de nombreux cas, le risque n’est identifié qu’à l’occasion de contrôles fiscaux – souvent des années plus tard.

Ce que les RH et les services de mobilité internationale devraient faire dès maintenant

Pour gérer ces risques de manière proactive, certaines mesures fondamentales sont essentielles :

• la mise en place d’un système de détection précoce : implémenter des processus permettant d’identifier rapidement les activités internationales (par exemple, des procédures d’autorisation pour le télétravail ou les détachements)
• la coordination étroite avec le service fiscal : un échange régulier entre les RH, la mobilité internationale et le service fiscal est essentiel pour évaluer ensemble les risques
• l’établissement de directives claires : définir les conditions dans lesquelles les collaborateurs sont autorisés à exercer une activité à l’étranger – et à quel moment un contrôle fiscal est nécessaire
• la sensibilisation des cadres : les responsables hiérarchiques doivent comprendre que même les missions à l’étranger de courte durée peuvent avoir des conséquences fiscales
• la mise en place d’une documentation rigoureuse: une documentation rigoureuse des activités, de la durée et des fonctions exercées à l’étranger est déterminante pour l’évaluation fiscale

Conclusion

Les missions internationales des collaborateurs ouvrent de précieuses opportunités aux entreprises et renforcent la collaboration mondiale – mais elles peuvent également soulever des questions fiscales complexes. La création éventuelle d’un établissement stable est l’un des sujets les plus délicats à cet égard.  

Pour les équipes RH et de mobilité internationale, cela signifie qu’une collaboration étroite et précoce avec des experts fiscaux permet de mettre en lumière les risques et de prendre des décisions éclairées et sûres afin d’éviter les mauvaises surprises.

Auteure: Gordana Muggler  

Droit du travail  

Temps de trajet à l’étranger : ce que dit réellement le droit du travail

De nombreux responsables RH partent du principe que le temps de déplacement professionnel est en principe considéré comme du temps de travail. Il s’agit là d’une idée reçue : selon le droit du travail, ce n’est pas automatiquement le cas pour les déplacements à l’étranger.

Le point essentiel sur le plan juridique

L’article 13 de l’ordonnance 1 relative à la loi sur le travail (OLT 1) stipule ce qui suit concernant les temps de déplacement à l’étranger :  

Si le salarié ou la salariée se rend à l'étranger dans le cadre de son activité, le temps consacré au trajet aller-retour effectué en Suisse est considéré comme du temps de travail, au moins dans la mesure prévue au paragraphe 2. Si le trajet aller ou retour a lieu en totalité ou en partie pendant la nuit ou un dimanche, l'emploi du salarié ou de la salariée pendant ce temps de travail ne nécessite aucune autorisation. Le temps de repos de 11 heures doit être accordé immédiatement après le retour ; il commence à courir dès l'arrivée du salarié ou de la salariée à son domicile.

La réglementation stipule clairement :

• seul le temps de trajet sur le territoire suisse (trajet aller et retour, dans la mesure où il a lieu en Suisse) est impérativement considéré comme du temps de travail
• et ce, au moins dans la même mesure que si le salarié effectuait normalement son trajet domicile-travail

Exemple : 
Un salarié se rend de Zurich à New York.

• Zurich → aéroport de Zurich : compte comme temps de travail
• Vol Zurich → New York : n'est pas automatiquement considéré comme du temps de travail (sauf si le collaborateur a travaillé)
• Transfert à l'étranger : n'est pas nécessairement du temps de travail (sauf s'il a travaillé)

La loi laisse délibérément une marge de manœuvre à cet égard, ce qui, dans la pratique, offre des possibilités d’aménagement mais engendre également des incertitudes.

Risques typiques du point de vue des RH

En l’absence de réglementation claire, des tensions juridiques et culturelles peuvent rapidement surgir :

• des pratiques hétérogènes peuvent être interprétées comme une inégalité de traitement
• l’absence de réglementation donne lieu à des droits implicites
• les équipes internationales s’attendent souvent à des normes différentes du minimum suisse

Le risque réside moins dans la violation de la loi que dans le manque de transparence et de cohérence.

Ce que les RH devraient faire concrètement

Au lieu de se contenter de respecter les exigences minimales du droit du travail, il est recommandé d’adopter une approche active et structurée en matière de temps de trajet à l’étranger :

1. Comprendre les fondements du droit du travail

Tout temps de déplacement n’est pas automatiquement considéré comme du temps de travail. Ce qui est déterminant, c’est de savoir si les collaborateurs sont soumis aux obligations du droit du travail pendant cette période ou s’ils travaillent effectivement.

2. Définir des règles claires et spécifiques à l’entreprise 

Établissez des lignes directrices contraignantes, par exemple :

• prise en compte uniquement pendant les heures de travail normales
• compensation partielle (par exemple 50 %) en dehors des heures de travail
• modèles de compensation forfaitaire pour les déplacements longs ou fréquents

3. Privilégier l’équité plutôt que le minimum légal 

De nombreuses entreprises vont délibérément au-delà des normes minimales légales. Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre qualifiée, la gestion des temps de déplacement devient de plus en plus un enjeu pour l’image de marque de l’employeur.

4. Garantir la transparence et une documentation conforme à la législation 

Consignez vos règles de manière claire et compréhensible, par exemple dans :

• le règlement du personnel
• les contrats de travail (le cas échéant)
• la politique ou le règlement de mobilité internationale (ou de déplacement)

5. Donner les moyens aux cadres 

Veillez à ce que les supérieurs hiérarchiques comprennent les règles et les appliquent de manière uniforme – c’est la seule façon d’éviter toute inégalité de traitement.

Conclusion  

En définissant dès le départ des solutions claires, équitables et adaptées à la pratique, vous évitez les discussions sur les heures supplémentaires, l’équité et l’égalité de traitement – et renforcez durablement l’attractivité de votre entreprise en tant qu’employeur.

Auteure: Gordana Muggler