HR und Global Mobility Update

Sozialversicherungen  

EU-Reform der A1-Bescheinigung: Vereinfachung oder neue Compliance-Herausforderungen?

Nach fast zehn Jahren Verhandlungen hat die EU im April 2026 eine politische Einigung zur Reform der Sozialversicherungskoordination erzielt. Ein zentrales Element betrifft die A1-Bescheinigung – und damit direkt die Praxis von HR- und Global-Mobility-Teams  

Während die Reform auf den ersten Blick als Abbau bürokratischer Hürden für Geschäftsreisen erscheint, zeigt sich bei genauer Betrachtung ein differenziertes Bild: Vereinfachte Regelungen für klar definierte Fälle – aber deutlich strengere Anforderungen im Gesamtprozess.

Warum die Reform notwendig war

Nach aktueller EU-Rechtslage gibt es keine generelle Ausnahme für kurze Geschäftsreisen. Die A1-Bescheinigung ist daher grundsätzlich auch bei sehr kurzen oder eintägigen Einsätzen erforderlich – einschliesslich Meetings, Konferenzen, oder selbst kurzfristiger Kundenbesuche, die nur wenige Stunden dauern.

Das führt in der Praxis zu erheblichen Herausforderungen:  

• Hoher administrativer Aufwand selbst für eintägige Meetings
• Unterschiedliche Handhabung durch nationale Behörden
• Rechtsunsicherheit für Unternehmen
• Eine sehr hohe Anzahl von Anträgen pro Jahr

Die Reform reagiert damit auf die wachsende Bedeutung kurzfristiger, internationaler Mobilität.

Die wichtigsten geplanten Änderungen

Die Reform führt erstmals klare gesetzliche Ausnahmen von der A1-Pflicht ein und schafft damit mehr Rechtssicherheit für bestimmte Formen der grenzüberschreitenden Tätigkeit. Im Zentrum stehen die Begriffe “Geschäftsreise” und “3-Tage-Regel”.  

Bei den folgenden zwei Fällen entfällt grundsätzlich die Pflicht zur A1-Bescheinigung, wobei der Bausektor davon ausgenommen bleibt:  

1. Ausnahme: Geschäftsreisen

Mit der Reform wird der Begriff „Geschäftsreise“ erstmals ausdrücklich in der Verordnung 987/2009 verankert. Darunter fallen vorübergehende Tätigkeiten im Interesse des Arbeitgebers, beispielsweise Teilnahme an Meetings, Konferenzen, Seminaren oder Schulungen.  

Solche Einsätze sollen künftig von der A1-Pflicht befreit werden – unabhängig von ihrer Dauer. Selbst mehrtägige oder mehrwöchige Aufenthalte, wie etwa eine zweiwöchige interne Konferenz im Ausland, sollen künftig nicht mehr meldepflichtig sein.  

2. Einführung der “3‑Tage‑Regel”

Ergänzend wird eine weitere Ausnahme vorgesehen. Für Tätigkeiten, die nicht unter die Definition „Geschäftsreisen“ fallen, gelten ebenfalls Erleichterungen, sofern sie sehr kurzfristig sind.  

Konkrete Ausnahmen sind:  

• Einsätze von maximal drei aufeinanderfolgenden Arbeitstagen
• Innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen

In diesen Fällen soll die A1-Pflicht künftig ebenfalls entfallen.  

3. Day-One-Compliance

Für alle Fälle ausserhalb der Ausnahmen gelten künftig deutlich strengere Regeln: Die A1‑Bescheinigung muss vor Reiseantritt beantragt werden. Nachträgliche Beantragungen werden stark eingeschränkt – der Fokus liegt klar auf vorausschauender Compliance.

Was sich konkret ändert:

• A1-Bescheinigung muss vor Reiseantritt vorliegen („Day‑One‑Compliance“)
• Nachträgliche Beantragungen werden stark eingeschränkt  
• Verpflichtende vorgängige Prüfung jeder grenzüberschreitenden Tätigkeit
• Mehr Kontrollen sowie eine strengere Durchsetzung durch die Behörden

Herausforderungen für Unternehmen  

Auch wenn die Reform gezielte Erleichterungen bringt, ergeben sich für Unternehmen gleichzeitig zusätzliche und deutlich erhöhte Anforderungen an Planung, Prozesse und Compliance:  

Abgrenzung von Tätigkeiten

Unternehmen müssen jede Reise klar einordnen: Handelt es sich um eine Geschäftsreise oder eine operative Tätigkeit?

• In der Praxis oft schwierig – Fehlklassifikationen stellen ein erhebliches Risiko dar.

A1 vor Reiseantritt (“Day-One-Compliance”)  

Für alle nicht ausgenommenen Fälle muss die A1-Bescheinigung vor Reiseantritt beantragt werden.

• Spontanreisen werden dadurch deutlich erschwert.

Tracking von Reisedaten

Die “3-Tage-Regel” erfordert eine genaue Übersicht über Aufenthaltsdauer und Häufigkeit.

• Ohne geeignete digitale Systeme ist es kaum umsetzbar.

Erhöhte Anforderungen an Dokumentation und Nachweisführung  

Unternehmen müssen jederzeit nachweisen können, warum keine A1-Bescheinigung erforderlich ist  

• Insbesondre bei Grenzfällen erhöht sich der Aufwand deutlich.

Umstellung auf proaktive Prozesse  

Compliance muss künftig im Voraus gesteuert werden und kann nicht mehr nachträglich erfolgen.

• Dies erfordert klare Prozesse, Richtlinien und eine enge Zusammenarbeit zwischen HR, Travel und Legal.

Wann treten die Änderungen in Kraft?

Der aktuelle Stand:

• April 2026: EU-Rat und Europäisches Parlament haben sich im Trilog auf einen Kompromiss geeinigt  
• 2026 (geplant): Formelle Verabschiedung durch die EU-Institutionen
• Voraussichtlich ab 2028: Inkrafttreten der neuen Regelungen

Die bestehenden Regeln gelten weiterhin:

• A1-Pflicht für grenzüberschreitende Tätigkeiten
• Keine ausdrückliche Ausnahme für Geschäftsreisen

Bis zum Inkrafttreten gelten weiterhin die bestehenden A1-Pflichten.

Was Sie bereits jetzt tun sollten?

Eine frühzeitige Vorbereitung zahlt sich aus. Wir empfehlen Ihnen eine pragmatische, effiziente und rechtssichere Lösung zu entwickeln – angepasst an Ihre Organisation und Ihre Mobilitätsstruktur, indem Sie:

• Ihre bestehenden Prozesse analysieren und Risiken identifizieren  
• klare Richtlinien zur Klassifikation von Auslandseinsätzen definieren
• A1‑ und Compliance‑Prozesse (Day‑One‑Compliance) aufbauen oder optimieren
• Tracking- und Governance‑Strukturen etablieren  
• HR‑, Mobility‑ und Fachbereiche schulen

Fazit

Die EU‑Reform der A1‑Bescheinigung bringt gezielte Erleichterungen für klar definierte Geschäftsreisen, gleichzeitig aber höhere Anforderungen an Planung, Klassifizierung und Compliance.

Der entscheidende Wandel: 
von einer flexiblen, häufig reaktiven Praxis hin zu einer strukturierten, vorausschauenden „Day‑One‑Compliance“.

Für Unternehmen bedeutet das: 
Der Erfolg hängt künftig davon ab, Auslandseinsätze aktiv zu steuern, transparent zu dokumentieren und frühzeitig zu prüfen.

Autorin: Gordana Muggler  

Steuern

Internationale Mitarbeitereinsätze: Betriebsstättenrisiken im Blick behalten  

In einer zunehmend globalisierten Arbeitswelt gehören internationale Entsendungen, kurzfristige Projekteinsätze und grenzüberschreitende Remote-Tätigkeiten längst zum Alltag. Während HR- und Global-Mobility-Teams häufig steuerliche, arbeits- und aufenthaltsrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Aspekte im Blick haben, wird ein wesentliches Risiko oft übersehen: die unbeabsichtigte Begründung einer steuerlichen Betriebsstätte im Ausland.

Was ist eine Betriebsstätte – und warum ist sie relevant?

Eine Betriebsstätte entsteht aus steuerlicher Sicht, wenn ein Unternehmen in einem anderen Land über eine feste Geschäftseinrichtung verfügt oder dort eine Tätigkeit ausübt, die als hinreichend substanziell gilt. Dies kann bereits der Fall sein, wenn Mitarbeitende regelmässig und nachhaltig im Ausland tätig sind – auch ohne eigenes Büro oder Niederlassung.

Die Folge: Das Unternehmen kann im Tätigkeitsstaat steuerpflichtig werden. Dies betrifft insbesondere:

• Unternehmenssteuern auf dort erzielte Gewinne
• Erweiterte Compliance-Pflichten (z. B. Registrierung, Steuererklärungen)
• Mögliche Lohnsteuer- und Sozialversicherungsfolgen

Typische Risikosituationen im Alltag

Viele Betriebsstättenrisiken entstehen unbemerkt im operativen Geschäft. Besonders kritisch sind:

• Langfristige Entsendungen
• Homeoffice im Ausland
• Vertrieb und Vertragsabschluss vor Ort
• Projektarbeit und Bau- und Montageeinsätze

Warum wird das Thema oft übersehen?

Es gibt mehrere Gründe, warum Betriebsstättenrisiken im HR- und Mobility-Kontext unterschätzt werden:

• Fokus auf individuelle Besteuerung statt Unternehmensbesteuerung
• Silo-Denken zwischen HR, Tax und Legal
• Fehlende Transparenz über Einsatzorte und -dauer
• Unklare Verantwortlichkeiten bei Remote Work

Die möglichen Konsequenzen

Die Nichtbeachtung kann erhebliche Folgen haben:

• Steuerachzahlungen und Zinsbelastungen
• Strafzuschläge oder Bussen
• Reputationsrisiken gegenüber den Behörden
• Erhöhter administrativer Aufwand im Nachgang

In vielen Fällen wird das Risiko erst im Rahmen von Steuerprüfungen erkannt – oft Jahre später.

Was HR und Global Mobility jetzt tun sollten

Um diese Risiken proaktiv zu managen, sind einige grundlegende Massnahmen entscheidend:

• Früherkennung etablieren: Implementieren Sie Prozesse, zur frühzeitigen Identifikation internationaler Tätigkeiten (z. B. Genehmigungsprozesse für Remote Work oder Entsendungen)
• Enge Abstimmung mit Tax: Ein regelmässiger Austausch zwischen HR, Global Mobility und Steuerabteilung ist essenziell, um Risiken gemeinsam zu bewerten
• Klare Richtlinien definieren: Legen Sie fest, unter welchen Bedingungen Mitarbeitende im Ausland tätig sein dürfen – und wann eine steuerliche Prüfung erforderlich ist
• Führungskräfte sensibilisieren: Line Manager sollten verstehen, dass auch kurzfristige Auslandseinsätze steuerliche Konsequenzen haben können
• Dokumentation sicherstellen: Eine saubere Dokumentation von Tätigkeiten, Einsatzdauer und Funktionen im Ausland ist entscheidend für die steuerliche Beurteilung

Fazit

Internationale Mitarbeitereinsätze eröffnen Unternehmen wertvolle Chancen und stärken die globale Zusammenarbeit – gleichzeitig können sie jedoch auch komplexe steuerliche Fragestellungen mit sich bringen. Die mögliche Begründung einer Betriebsstätte ist dabei eines der anspruchsvollsten Themen.  

Für HR- und Global-Mobility-Teams bedeutet das: Eine enge und frühzeitige Zusammenarbeit mit Steuerexpertinnen und -experten hilft, Risiken transparent zu machen und fundierte, belastbare Entscheidungen zu treffen, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

Autorin: Gordana Muggler  

Arbeitsrecht  

Reisezeit im Ausland: Was das Arbeitsrecht wirklich sagt

Viele HR-Verantwortliche gehen davon aus, dass geschäftliche Reisezeit grundsätzlich als Arbeitszeit gilt. Ein verbreiteter Irrtum: Bei Auslandsreisen ist dies gemäss Arbeitsgesetz nicht automatisch der Fall.

Der rechtliche Kernpunkt

Art. 13 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) regelt die Reisezeit im Ausland wie folgt:  

Begibt sich der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin im Rahmen seiner bzw. ihrer Tätigkeit ins Ausland, so gilt die Zeit, die für die in der Schweiz zurückgelegte Hin- und Rückreise eingesetzt wird, mindestens im Umfang von Absatz 2 als Arbeitszeit. Findet die Hin- oder Rückreise ganz oder teilweise in der Nacht oder an einem Sonntag statt, so bedarf die Beschäftigung des Arbeit nehmers oder der Arbeitnehmerin während dieser Arbeitszeit keiner Bewilligung. Die Ruhezeit von 11 Stunden ist unmittelbar nach der Rückreise zu gewähren; sie beginnt mit dem Eintreffen des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin an seinem bzw. ihrem Wohnort zu laufen.

Die Regelung sagt klar:

• Nur die Reisezeit auf Schweizer Boden (Hin- und Rückreise, soweit sie in der Schweiz stattfindet) gilt zwingend als Arbeitszeit
• Dies mindestens im Umfang der üblichen Pendelzeit der Mitarbeitendenn

Beispiel: 
Ein Mitarbeitender reist von Zürich nach New York

• Zürich → Flughafen Zürich: zählt als Arbeitszeit
• Flug Zürich → New York: nicht automatisch Arbeitszeit (ausser es wurde gearbeitet)
• Transfer im Ausland: nicht zwingend Arbeitszeit (ausser es wurde gearbeitet)

Das Gesetz lässt hier bewusst Spielräume – dies schafft in der Praxis sowohl Gestaltungsmöglichkeiten als auch Unsicherheiten.

Typische Risiken aus HR-Sicht

Ohne klare Regelung entstehen schnell rechtliche und kulturelle Spannungsfelder:

• Eine uneinheitliche Praxis kann als Ungleichbehandlung interpretiert werden
• Fehlende Regelungen können zu impliziten Ansprüchen führen
• Internationale Teams erwarten häufig andere Standards als das schweizerische Minimum

Das Risiko liegt weniger in der Gesetzesverletzung – sondern vielmehr in mangelnder Transparenz und fehlender Konsistenz.

Was HR konkret tun sollte

Anstatt sich allein auf die Mindestanforderungen des Arbeitsrechts zu verlassen, empfiehlt sich ein proaktiver und strukturierter Umgang mit Reisezeiten im Ausland:

1. Arbeitsrechtliche Basis verstehen

Nicht jede Reisezeit ist automatisch Arbeitszeit. Entscheidend ist, ob Mitarbeitende während dieser Zeit arbeitsrechtlich gebunden sind oder tatsächlich arbeiten.

2. Klare und unternehmensspezifische Regelungen definieren 

Schaffen Sie verbindliche Leitplanken, z. B.:

• Anrechnung nur während der regulären Arbeitszeit
• Teilkompensation (z. B. 50 %) ausserhalb der Arbeitszeit
• Pauschalierte Ausgleichsmodelle für längere oder häufige Reisen

3. Fairness vor Minimum setzen 

Viele Unternehmen gehen bewusst über die gesetzlichen Mindeststandards hinaus. Gerade im Kontext des Fachkräftemangels wird der Umgang mit Reisezeit zunehmend zum Employer-Branding-Thema.

4. Transparenz und rechtssichere Dokumentation sicherstellen 

Verankern Sie Ihre Regelungen klar und nachvollziehbar, z. B. in:

• Personalreglement
• Arbeitsverträgen (wo relevant)
• Global-Mobility oder Travel-Policies

5. Führungskräfte befähigen

Sorgen Sie dafür, dass Vorgesetzte die Regelungen verstehen und einheitlich anwenden – nur so können Ungleichbehandlungen vermieden werden.

Fazit  

Wer frühzeitig klare, faire und praxistaugliche Lösungen definiert, verhindert Diskussionen zu Überstunden, Fairness und Gleichbehandlung – und stärkt nachhaltig die Arbeitgeberattraktivität.

Autorin: Gordana Muggler