Liquidación en Nómina de Vacaciones Licencias e Incapacidades

Vacaciones: Las vacaciones corresponden a un derecho laboral fundamental consistente en un período de descanso remunerado otorgado al trabajador después de cumplir un año de servicio, con el fin de garantizar su bienestar físico y mental.

Base para liquidación de vacaciones

• Salario fijo: Se toma el salario ordinario que esté vigente al momento de salir a vacaciones, incluyendo los conceptos que constituyan salario.
• Salario Variable: Cuando el trabajador percibe salario variable (comisiones, horas extras, recargos, bonificaciones salariales variables, entre otros), la base será el promedio de lo devengado durante el último año de servicios, o durante el tiempo laborado si es inferior a un año + el salario que este devengando al momento de la liquidación

Vacaciones compensadas en dinero

• Se pueden compensar hasta la mitad de las vacaciones por escrito.
• En la liquidación definitiva del contrato se pagan los días pendientes.

La Corte Suprema de Justicia ha señalado que para la compensación en dinero se deben incluir todos los factores salariales que sirvan para determinar el salario del trabajador.

Cuando existe salario variable, se toma el promedio salarial correspondiente.

Incapacidades: Las incapacidades corresponden al reconocimiento económico que recibe el trabajador cuando se encuentra imposibilitado temporalmente para laborar por razones de salud.

Incapacidad por enfermedad general

• Días 1 y 2: A cargo del empleador (pago del 100% según políticas del empleador aplicables).
• Desde el día 3: Reconocimiento de la EPS conforme a los porcentajes establecidos en la normativa vigente. (66.67%)

Incapacidad por accidente de trabajo o enfermedad laboral

• Reconocimiento a cargo de la ARL.
• Pago equivalente al 100% del ingreso base de cotización.

Tratamiento en nómina

• La empresa puede realizar el pago al trabajador y posteriormente gestionar el recobro ante la entidad correspondiente.
• Deben registrarse correctamente para evitar diferencias en seguridad social y contabilidad.

Liquidación de incapacidades en salario variable

Cuando el salario no es fijo, la base es el promedio del último año. Lo dispone el artículo 228 del Código Sustantivo del Trabajo

En caso de que el trabajador no devengue salario fijo, para pagar el auxilio por enfermedad a que se refiere este Capítulo se tiene como base el promedio de lo devengado en el año de servicio anterior a la fecha en cual empezó la incapacidad, o en todo el tiempo de servicios si no alcanzare a un (1) año.

Para que la EPS liquide sobre el promedio, hay que reportar cada mes la novedad de variación transitoria de salario en la PILA.

Licencias

Licencia de maternidad

Normatividad

• Ley 1822 de 2017 y normas complementarias.

Duración

• 18 semanas remuneradas.

Pago

• Reconocimiento por la EPS.

Licencia de maternidad

• Se reconoce al 100% del Ingreso Base de Cotización (IBC) reportado al Sistema de Salud al momento de iniciar la licencia.
• La prestación económica es asumida por la EPS, siempre que se cumplan los requisitos legales.

En Colombia, cuando se tiene un salario variable (compuesto por comisiones, bonificaciones pagos de recargos horas extras), la base para liquidar la licencia de maternidad es el promedio del salario mensual devengado por la trabajadora en el último año de servicios inmediatamente anterior a la fecha de inicio de la licencia, o en todo el tiempo servido si lleva menos de un año.

Licencia de paternidad

Normatividad

• Ley 2114 de 2021.

Duración

• Dos semanas. (14 días)

Pago

• Reconocimiento por la EPS.
• Se liquida sobre el IBC reportado por el trabajador al Sistema de Salud.
• El reconocimiento económico corresponde al 100% del ingreso base y es asumido por la EPS.

Licencia parental compartida: La prestación económica se reconoce sobre el IBC del respectivo trabajador, conforme a las semanas y condiciones acordadas entre los padres.

Licencia por Luto

Normatividad

• Ley 1280 de 2009.

Duración

• 5 días hábiles remunerados
• Corresponde a una licencia remunerada de cinco (5) días hábiles.
• Se paga con el salario que devenga el trabajador al momento de disfrutar la licencia, como si hubiera laborado normalmente.

Licencia remunerada (calamidad doméstica, citas médicas u otras autorizadas por el empleador)

• Debe ser evaluada por el empleador.
• Su duración depende de la situación presentada.
• Se recomienda contar con política interna y soportes documentales

Se liquida con el salario ordinario vigente del trabajador al momento de la licencia.

Licencias No Remuneradas

• Son acuerdos entre empleador y trabajador.
• Suspenden temporalmente algunas obligaciones laborales.
• Generan impactos en aportes a seguridad social y provisiones
• No genera pago de salario durante el tiempo autorizado.
• Tampoco constituye base salarial para prestaciones sociales durante el período de suspensión, salvo disposiciones particulares o acuerdos entre las partes.

Tipo de licencia	Base de liquidación
Maternidad	100% del IBC reportado a la EPS
Paternidad	100% del IBC reportado a la EPS
Parental compartida	IBC del trabajador
Parental flexible	IBC y tiempo efectivamente licenciado
Luto	Salario ordinario del trabajador
Remunerada	Salario ordinario del trabajador
No remunerada	No genera pago

Para efectos de nómina, la principal diferencia es que las licencias reconocidas por el Sistema de Seguridad Social (maternidad, paternidad y parentales) se liquidan sobre el IBC, mientras que las licencias remuneradas otorgadas por el empleador se pagan con base en el salario ordinario vigente del trabajador.