Implementering av e-fakturering enligt (ViDA)

Den 11 mars 2025 antog Europeiska unionens råd formellt lagstiftningspaketet VAT in the Digital Age (ViDA) efter att Europaparlamentet godkänt förslaget. ViDA bygger på EU kommissionens initiativ och är en central del i arbetet med att modernisera EU:s momssystem, öka transparensen och motverka momsbedrägerier. Det nya regelverket innebär att elektronisk fakturering i ett harmoniserat format samt digital, transaktionsbaserad rapportering blir obligatoriskt för alla gränsöverskridande B2B transaktioner inom EU från och med den 1 juli 2030.

Övergång till e-fakturering: Viktiga insikter

ViDA inför krav på att alla gränsöverskridande B2B‑transaktioner inom EU ska rapporteras digitalt av både säljare och köpare. Detta ersätter befintliga rapporteringsrutiner, såsom sammanställningsrapporter (EC Sales List).

För att möjliggöra den löpande rapporteringen krävs att fakturorna utfärdas elektroniskt i ett strukturerat format enligt EN 16931. Detta innebär att e‑fakturering i standardiserad form blir obligatoriskt för alla gränsöverskridande B2B‑transaktioner från 1 juli 2030.

De bindande delarna av ViDA kommer att införlivas i svensk rätt, vilket omfattar såväl e‑faktureringskravet som den digitala transaktionsrapporteringen.

I Sverige finns redan ett krav på e‑faktura vid offentlig upphandling (B2G), men det finns i nuläget inga motsvarande krav för inhemska B2B- eller B2C‑transaktioner. Genom att företag redan nu anpassar sina system till standardiserad fakturering kan de effektivisera sina interna processer och stå bättre rustade inför ViDA:s ikraftträdande.

Regeringen har den 5 februari 2026 tillsatt en utredning som ska analysera hur ViDA ska genomföras i svensk rätt, och om krav på e‑fakturering och digital rapportering även bör införas för inhemska transaktioner mellan privata företag.

Rättsligt ramverk för e-fakturering i Sverige

En e‑faktura måste utformas, skickas och tas emot i ett elektroniskt strukturerat format enligt EN 16931. Varken PDF‑fakturor, inskannade dokument eller andra ostrukturerade filer uppfyller dessa krav. Skatteverket och DIGG rekommenderar användning av Peppol‑nätverket som standardiserad kommunikationskanal, vilket säkerställer kompatibilitet, spårbarhet och säkerhet vid fakturautbyte.

Krav på e-fakturering

För att anses giltig måste en e-faktura i Sverige skapas, överföras och tas emot i ett strukturerat format som överensstämmer med EN 16931. En enkel PDF-fil som bifogas i ett e-postmeddelande uppfyller inte kraven för en e-faktura. Föredragna format är sådana som är baserade på UBL/XML. Branschspecifika format kan också användas, förutsatt att de är korrekt mappade till EN 16931.

Arkivering och tillgänglighet av e-fakturor

Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation bevaras i sju år. Sedan 1 juli 2024 krävs inte att dokument sparas i originalformat, så länge överföringen till ett nytt format är korrekt utförd.

E‑fakturor får lagras utanför Sverige om informationen är omedelbart tillgänglig för Skatteverket. Under arkiveringstiden ansvarar företagen för att fakturorna bibehåller sin autenticitet, integritet och läsbarhet.

Ytterligare överväganden

Sverige har ännu inte fattat beslut om ett nationellt krav på e‑fakturering för inhemska transaktioner. Skatteverket förespråkar dock ett sådant steg eftersom obligatorisk e‑faktura och transaktionsbaserad rapportering bedöms minska momsfusk och förbättra företagens administrativa effektivitet.

Flera EU‑länder, som Italien, Frankrike och Polen, ligger redan långt fram i införandet av nationella e‑faktureringssystem. Företag som är verksamma över flera marknader kan därför behöva hantera olika nationella lösningar innan ViDA skapar en harmoniserad EU‑standard.

Direkt rapportering och SAF-T-systemet

ViDA innebär att alla gränsöverskridande B2B‑transaktioner inom EU ska omfattas av transaktionsbaserad digital rapportering från 2030. E‑fakturor enligt EN 16931 blir en teknisk förutsättning för detta.

SAF‑T är ett XML‑baserat standardformat för överföring av bokföringsdata till skattemyndigheter. Formatet är obligatoriskt i Norge och kommer att bli krav för digitala bokföringssystem i Danmark.

Sverige har inte infört SAF‑T och det finns i dagsläget inga beslut om att göra det. Ett standardiserat rapporteringsformat kommer dock att krävas om Sverige inför nationell transaktionsbaserad rapportering.