Revelar a los beneficiarios finales no contraviene la reserva legal de los libros del comerciante

Esta exigencia debe ser atendida por las contrapartes, sin que ello implique el acceso a los libros de accionistas o a los libros del comerciante.

¿Cuál es la obligación que contempla la Ley 2195 de 2022 sobre la revelación de beneficiarios finales?

La Ley 2195 de 2022, mediante la cual se adoptan medidas de transparencia, prevención y lucha contra la corrupción, consagró en su artículo 12 el principio de debida diligencia. Dicho principio establece que las entidades públicas, las personas jurídicas de derecho privado, las personas naturales y las estructuras sin personería jurídica que estén obligadas a implementar el SAGRILAFT o a suministrar información al Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB —obligación que surge de las normas tributarias—), deberán adoptar medidas de debida diligencia orientadas a la identificación de los beneficiarios finales de sus contrapartes.

Estas medidas deberán aplicarse con base en los siguientes criterios:

1. Identificar a la contraparte del negocio jurídico o contrato estatal.

2. Identificar a los beneficiarios finales y la estructura de titularidad y control, verificando razonablemente la información.

3. Obtener información sobre el propósito del negocio o contrato; si se trata de contratación estatal, conocer el objeto social del contratista.

4. Realizar un seguimiento continuo de la relación, revisando que las transacciones sean coherentes con el perfil, actividad y origen de los fondos de la contraparte.

Asimismo, el artículo impone a las contrapartes de los sujetos obligados el deber de suministrar la información que estos requieran, en cumplimiento del principio de debida diligencia.

Cabe recordar lo que se entiende por beneficiario final: toda persona natural que es el verdadero dueño, controlante o quien se beneficia económicamente de un vehículo jurídico, como una sociedad mercantil, un fideicomiso, una fundación, entre otros.

¿Qué es la reserva legal de los libros del comerciante?

La reserva legal de los libros del comerciante es la prerrogativa que impide el acceso de terceros no autorizados a los documentos contables y societarios del comerciante, como el libro de registro de accionistas. Esta disposición se encuentra contemplada en el artículo 61 del Código de Comercio y tiene como propósito proteger la información contenida en los libros y papeles del comerciante, garantizando la confidencialidad de sus operaciones y evitando el acceso indebido por parte de terceros.

No obstante, esta reserva no es absoluta, dado que contempla algunas excepciones previstas por la ley, como cuando medie orden judicial o requerimiento de autoridad competente. Asimismo, cabe reiterar que esta reserva no implica rehusarse al cumplimiento de obligaciones legales, como la identificación del beneficiario final en el marco del SAGRILAFT.

¿Tiene la reserva legal del artículo 61 del Código de Comercio alcance para limitar el deber de informar sobre los beneficiarios finales?

Sobre este último punto, la SuperSociedades ha sido clara en manifestar que la reserva legal establecida sobre los libros y papeles del comerciante se predica exactamente sobre los datos consignados en tales documentos, dentro de los cuales se encuentra el libro de registro de accionistas.

En ese sentido, la reserva legal busca impedir que los libros y documentos del comerciante sean examinados por personas que no sean sus propietarios o que no cuenten con la debida autorización para acceder a dicha información.

Sin embargo, tal como sucede con la obligación de revelar la situación de control, establecida en el artículo 30 de la Ley 222 de 1995, la persona natural o jurídica que ejerce poder de decisión sobre una sociedad subordinada tiene la obligación de inscribir su nombre en el Registro Mercantil con el fin de dar publicidad a terceros. No obstante, dicha inscripción no implica el levantamiento de la reserva del libro de registro de accionistas, incluso si esa persona figura como socio de la compañía. En este caso, se revela la situación de control, mas no se levanta la reserva sobre el libro de registro de accionistas.

De igual forma, el legislador, en el artículo 12 de la Ley 2195 de 2022, estableció de manera expresa la obligación de revelar al beneficiario final de la operación. Esta obligación no implica, en ningún caso, el levantamiento de la reserva legal del libro de registro de accionistas.

Tal como se desprende del parágrafo 4, todas aquellas contrapartes (sean personas naturales, personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica) que mantengan operaciones comerciales con sujetos obligados a implementar el SAGRILAFT tienen la obligación legal de suministrar la información que les sea requerida, en cumplimiento del principio de debida diligencia, que busca identificar el beneficiario final de la operación y el entendimiento del negocio.

Finalidad del principio de debida diligencia

En esencia, el principio de debida diligencia tiene como finalidad identificar y revelar la verdadera identidad del beneficiario final de la operación o negocio jurídico que se pretende celebrar. De igual forma, impone la obligación de dejar constancia del propósito u objetivo final que se persigue con dicha transacción.

En ese orden de ideas, el principio de debida diligencia enfatiza la necesidad de indagar sobre el origen de los fondos que sustentan la operación, así como de realizar un seguimiento a las transacciones ejecutadas durante el desarrollo del negocio, incluyendo el destino de los recursos involucrados. Todo ello con el propósito de descartar posibles actividades relacionadas con el lavado de activos, la financiación del terrorismo o la proliferación de armas de destrucción masiva.

En conclusión, la SuperSociedades establece que el parágrafo 4° del artículo 12 de la Ley 2195 de 2022 no modifica, sustituye ni deroga lo dispuesto en el artículo 61 del Código de Comercio. Ambas normas coexisten de manera autónoma y operan en contextos distintos, cada una con su propio ámbito de aplicación.

¿Cómo podemos ayudarlo?

En Forvis Mazars contamos con un equipo de profesionales expertos en abordar el principio de debida diligencia, así como en el diseño, implementación, ejecución y monitoreo de los elementos y etapas del SAGRILAFT. Si requieres apoyo para la implementación o el cumplimiento de las obligaciones relacionadas en el presente boletín, no dudes en contactarnos. Estamos aquí para acompañarte en la adecuada implementación del SAGRILAFT y asegurar el cumplimiento de la normativa aplicable en materia de debida diligencia.