La Superintendencia de Sociedades aclara el alcance del derecho de inspección sobre la correspondencia del comerciante

¿Qué se entiende por “correspondencia” en el contexto societario?

La correspondencia comprende toda comunicación escrita, física o electrónica, enviada o recibida por la sociedad y relacionada con el desarrollo de su objeto social y actividades mercantiles. De acuerdo con el Código de Comercio (arts. 51 y 54), esta incluye cartas, correos electrónicos y cualquier otro medio escrito que se relacione con el giro ordinario de los negocios.

Este tipo de documentación debe conservarse y puede ser objeto del derecho de inspección por parte de socios o accionistas, siempre que guarde relación directa con los asuntos a tratarse en la reunión ordinaria del máximo órgano social.

¿Qué ha indicado la Superintendencia de Sociedades?

En respuesta a múltiples interrogantes sobre este tema, la Superintendencia señaló lo siguiente:

• El derecho de inspección sí abarca la correspondencia comercial, siempre que esté directamente vinculada con las operaciones sociales y guarde relación con los asuntos propios de la reunión del máximo órgano social.

• La administración de la sociedad es la encargada de determinar, de forma razonable y fundada, qué información debe ponerse a disposición de los socios.

• La inspección no puede extenderse a documentos que contengan secretos comerciales o información confidencial.

• El derecho de inspección puede extenderse a documentos que contengan datos personales, siempre que estén relacionados con giro ordinario de los negocios y sea necesario para tomar decisiones en la reunión del máximo órgano social.

• En escenarios digitales, las sociedades deben establecer mecanismos adecuados que garanticen el ejercicio del derecho sin poner en riesgo la confidencialidad o seguridad de la información.

• Los socios están obligados a mantener absoluta reserva sobre la información recibida en ejercicio de este derecho, limitando su uso exclusivamente a fines informativos para participar en la asamblea.

Además, el uso indebido de la información como su divulgación, filtración o aprovechamiento con fines competitivos puede generar responsabilidad civil o penal y constituir una infracción grave a los deberes legales.

Implicaciones

Este concepto cobra especial relevancia en contextos donde la actividad mercantil está altamente digitalizada. Las sociedades deben implementar protocolos internos que garanticen el acceso razonable a la información, protegiendo al mismo tiempo los datos sensibles.

La omisión de estas prácticas puede derivar en:

• Infracciones civiles o penales por uso indebido de información confidencial.

• Conflictos con accionistas que también tengan participación en competidores por acceso a información estratégica.

• Vulneraciones al régimen de protección de datos personales.

¿Cómo podemos ayudarlo?

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