De essentiële rol van betrouwbare ESG-data in duurzaamheidsrapportage

Duurzaamheidsdoelstellingen behalen gaat niet meer zonder data-gedreven te werken. Het krijgen van de juiste ESG-data is en blijft een uitdaging. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt steeds nadrukkelijker bij finance & control waar de financiële- en duurzaamheidsrapportages worden opgesteld.

In dit artikel benoemen we de pijnpunten, maar leggen we u ook oplossingen voor. Zoals: hoe verzamelt u de juiste ESG-data? Hoe zorgt u voor een gedegen analyse? En hoe borgt u de kwaliteit van de data van uzelf en uw waardenketenpartners?

CSRD-verplichting

Door aankomende verplichtingen moeten veel bedrijven rapporteren over duurzaamheid. Voor finance teams en hun managers blijkt het echter een uitdaging om inzicht te krijgen hoe hun bedrijf ervoor staat met betrekking tot milieu, maatschappij en bestuur (ESG). Beperkte toegankelijkheid tot data leidt tot schattingen waardoor deze minder betrouwbaar is. Dit kan leiden tot onjuiste of onvolledige rapportages over essentiële ESG-indicatoren. Dit kan verschillende gevolgen met zich meebrengen. Denk hierbij aan de verschillende (nieuwe) risico’s, zoals milieu- en maatschappelijke risico’s, waarover ook gerapporteerd moet worden.

De kwaliteit van ESG-data

Het registeren van ESG-data – en de daarbij behorende kwaliteit - is complex en daardoor een groot risico. Waar financiële data een zeer hoge kwaliteit kent, omringt door processen en kwaliteitsborgen, is dit bij ESG-data nog niet het geval. De kwaliteit van deze data is sterk afhankelijk van de bron en eventueel gekoppeld proces. Om de volledigheid te waarborgen is inzicht nodig in alle datapunten over een specifieke periode. Real-time data monitoren draagt hieraan bij omdat uitschieters eerder opvallen. Ook de aansluiting zoeken met andere (externe) databronnen kan bijdragen aan de kwaliteit van de data. Transparantie van data wordt bereikt door de bron van de data duidelijk te achterhalen en eventuele wijzigingen op tijd te registreren.

De (juiste) dataverzameling

Voor financials is het noodzakelijk om te investeren in het verzamelingsproces van ESG-data. De voornaamste uitdaging van financials en controllers binnen bedrijven is het inzichtelijk krijgen van de verschillende databronnen. Vanuit verschillende bronnen worden er vaak gegevens, veelal in losse (Excel) bestanden, op een ongestructureerde manier verzameld of aangeleverd. Hierbij heeft de financial niet altijd invloed op de kwaliteit van de aangeleverde gegevens. Het is daarom altijd zoeken naar de juiste weg en een gedegen proces voor de juiste rapportages.

Om te rapporteren op de duurzaamheidsdoelstellingen is inzicht nodig in veel verschillende niet-financiële data. Deze gegevens zijn vaak gericht op de CO2-uitstoot of kilometerregistratie van de werknemers. Het verzamelen van deze data kan tijdrovend zijn. Het is niet altijd duidelijk waar deze gegevens geregistreerd worden, en wat de kwaliteit hiervan is. Ook zijn er vaak veel verschillende data-eigenaren, wat het proces van het verkrijgen van de juiste data bemoeilijkt.

Zonder concrete cijfers moeten aannames worden gedaan, bijvoorbeeld over de CO2-uitstoot, die niet altijd accuraat zijn en dus niet de volledige situatie van het bedrijf schetsen. Daarnaast wordt vaak een rapportage gemaakt in een handmatig proces, wat erg foutgevoelig is.

"Een solide CSRD-rapportage vereist een goed doordacht proces en hoogwaardige datakwaliteit. IT en IT-controls zijn essentiële pijlers in dit geheel." – Erwin Reinders, RC, Director Digital transformation & IT consulting

Het inrichten van een dataverzamelingsproces is het startpunt van organisaties om op lange termijn een juiste rapportage te kunnen maken die voldoet aan de CSRD. Met een dubbele materialiteitsanalyse kunnen bedrijven zien waar de grootste risico’s met betrekking tot ESG voor hun organisatie zitten. Voor het inrichten van dit proces moet daarom de juiste data voor deze risico’s worden verzameld en in kaart worden gebracht hoe het bedrijf ervoor staat. Idealiter gebeurt dit in een geautomatiseerd proces, waarbij de data vanuit verschillende bronnen, zoals Excel, in een dashboard in real-time inzichtelijk wordt gemaakt.

Gebruik control variabelen

Maar hoe zorgt u er dan voor dat de juiste en kwalitatief hoogwaardige data wordt verzameld? Het inbouwen van control variabelen is hierbij de uitkomst. Een voorbeeld van een control variabele is bijvoorbeeld een benchmark van het verbruik per vierkante meter met het gemiddelde verbruik binnen dezelfde sector. Ook zal er binnen het dataverzamelingsproces goed samengewerkt moeten worden met de IT-afdeling, zodat de dataverzameling efficiënt verloopt en de data wordt beveiligd door het introduceren van bewerk- en leesrechten voor werknemers om het dashboard te raadplegen. Ook kan gedacht worden aan geautomatiseerde plausibiliteitscontroles zodat verkeerde registratie wordt voorkomen.

De ideale situatie is een real-time dataverzameling met weergave via een dashboard waar de kwaliteit van de data wordt gemonitord zodat uitschieters vroegtijdig gesignaleerd worden. Er kan op elk moment accurate data worden bekeken dat voor transparantie zorgt binnen de rapportage. Dit ondersteunt de ambitie om data-gedreven beslissingen te maken. Bedrijfsdoelstellingen kunnen worden afgestemd op de duurzaamheidsdoelstellingen wat kan leiden tot een risicoreductie en kostenbesparingen, en tegelijkertijd nieuwe kansen creëert. De KPI’s in het dashboard geven zicht op de duurzaamheidsprestaties van het bedrijf. Omdat er al een dashboard beschikbaar is, is de noodzaak voor ad-hoc analyses op ESG-doelstellingen verminderd en kunnen rapportages makkelijker en betrouwbaarder geproduceerd worden.

Tot slot

Het financiële rapportageproces is omringd door een gedegen proces, met checks and balances, controls en data van hoge kwaliteit. Dit is nog niet het geval bij CSRD-rapportages. Omdat de benodigde data voor deze rapportage op verschillende plekken ligt en via verschillende stakeholders aangeleverd moet worden, verschuift hiermee de rol van een controller steeds meer naar business controlling in plaats van uitsluitend financial controlling. Dit betekent een focus op duurzaamheidsdoelstellingen en het proces binnen een organisatie of zelfs daarbuiten.

Door op tijd te starten met het dataverzamelingsproces, kan er een begin gemaakt worden met kleine rapportages over de duurzaamheid wat een bewustwording over de huidige impact gecreëerd. Tegelijkertijd creëert het een solide basis voor verdere stappen richting verduurzaming en complete CSRD-rapportages. Bovendien zullen auditors binnenkort een goedkeurende verklaring moeten afgeven op het gebied van duurzaamheid. Start daarom nu en raak vertrouwd met het hele proces rondom ESG-data.

Document

De digitale transformatie van ESG-data

Want to know more?