Telearbeit und das für Grenzgänger geltende Verwaltungsverfahren

Der Zusatz zum Steuerabkommen zwischen der Schweiz und Frankreich über die Besteuerung von Telearbeit ist am 24. Juli 2025 in Kraft getreten. Er führt dauerhafte Regelungen zur Besteuerung von Einkünften aus Telearbeit ein, die seit dem 1. Januar 2026 gelten.

Dieses Zusatzprotokoll knüpft an die Ende 2022 erzielte Einigung über die steuerliche Behandlung der Telearbeit an. Er sieht vor, dass Vergütungen im Zusammenhang mit Telearbeit bis zu einer Obergrenze von 40 % der Arbeitszeit pro Kalenderjahr in dem Staat steuerpflichtig sind, in dem der Arbeitgeber ansässig ist.

Darüber hinaus wird der Staat des Arbeitgebers 40 % der Steuerbeträge, die auf die Vergütungen für die im Wohnsitzstaat geleisteten Telearbeitstage erhoben wurden, an den Wohnsitzstaat des Arbeitnehmers überwiesen.

Ein automatischer Informationsaustausch über Lohndaten wird die ordnungsgemässe Anwendung dieser neuen Bestimmungen gewährleisten. Daher ist es wichtig, dass Arbeitgeber dieses Verfahren verstehen – sei es erstmals für Arbeitgeber oder als Auffrischung bereits bestehender Kenntnisse.

Die rechtlichen Grundlagen

Für Arbeitnehmer mit Wohnsitz in Frankreich, die für einen Arbeitgeber in der Schweiz tätig sind, ist es unerlässlich, dass der Arbeitgeber den Prozentsatz der Telearbeit genau deklariert und dies gegenüber den kantonalen Steuerbehörden bestätigt. Bei dieser Berechnung muss insbesondere die Regel der maximal 10 Tage für vorübergehende Dienstreisen nach Frankreich oder in ein Drittland berücksichtigt werden.

Der gemeldete Anteil an Telearbeit dient als Grundlage für die Ausgleichszahlung der Schweiz an Frankreich (mit Ausnahme von Arbeitnehmern, die dem Abkommen vom 11. April 1983 über die Besteuerung der Einkünfte von Grenzgängern unterliegen) und wird im Rahmen des automatischen Informationsaustauschs übermittelt.  

Für das reibungslose Funktionieren der internationalen Abkommen ist es erforderlich, dass die Lohndaten ordnungsgemäss erfasst und übermittelt werden. Die Arbeitgeber müssen den Steuerbehörden daher die erforderlichen Nachweise vorlegen, auch wenn der Arbeitnehmer in seinem Wohnsitzstaat keine Telearbeit geleistet hat.

Verwaltungsverfahren und Informationsaustausch

Der Staat, in dem der Arbeitgeber ansässig ist, übermittelt dem Wohnsitzstaat des Arbeitnehmers jährlich im vorgesehenen kantonalen Format und innerhalb der von den kantonalen Behörden festgelegten Frist die Angaben zu den ausgerichteten Vergütungen sowie die folgenden individuellen Informationen:  

• Angaben zur Identität des Arbeitnehmers  
• Das Kalenderjahr, in dem das Einkommen erzielt wurde
• Anzahl der Tage oder Prozentsatz der im Wohnsitzstaat geleisteten Telearbeit
• Gesamtbetrag der gezahlten Bruttoentgelte.

Diese Informationen werden automatisch zwischen den beiden Vertragsstaaten ausgetauscht.

Ein neues Bescheinigungsformular, das von der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) veröffentlicht wurde und für Arbeitnehmer mit Wohnsitz in Frankreich bestimmt ist, die den Bestimmungen des französisch-schweizerischen Steuerabkommens unterliegen, wurde gemeinsam mit „Swissdec“ und den kantonalen Behörden erarbeitet. Es darf nur verwendet werden, wenn der Arbeitgeber die Lohndaten nicht elektronisch übermittelt.

In einigen Kantonen, wie Genf oder Waadt, wird ausschliesslich das jeweilige offizielle kantonale Formular akzeptiert. Die Bescheinigung dient ausschliesslich dem Informationsaustausch zwischen Arbeitgebern und Steuerbehörden und darf nicht verändert werden, um mit den kantonalen digitalen Systemen kompatibel zu bleiben.

Ab dem 1. Januar 2026 ist diese Bescheinigung obligatorisch, es sei denn, der Arbeitgeber übermittelt die Lohndaten bereits elektronisch (ELM oder kantonales Portal) oder es existiert ein spezifisches kantonales Formular. In diesen Fällen darf die Standardbescheinigung nicht verwendet werden.

Die Herausforderungen

Die Einführung dieses obligatorischen Verfahrens zum Informationsaustausch zwischen Staaten führt zu einer höheren Transparenz hinsichtlich der Situation der Arbeitnehmer. Jede Abweichung von den geltenden Vereinbarungen zur Telearbeit kann zu einer Änderung der Besteuerungsmethode oder sogar zu einer Besteuerung des Lohns in zwei Staaten gemäss den Bestimmungen der Doppelbesteuerungsabkommen führen. Darüber hinaus kann eine Nichteinhaltung der zulässigen Prozentsätze zu einer Änderung der Sozialversicherungszugehörigkeit führen.

Unsere Empfehlungen

Wie wir regelmässig betonen, ist es unerlässlich, den Stellenwert der Telearbeit in Ihrem Unternehmen klar zu definieren. Dies erfordert insbesondere die Ausarbeitung eines formalisierten Rahmens, beispielsweise durch eine Telearbeitsvereinbarung oder einen Nachtrag zum Arbeitsvertrag.

Es wird ebenfalls empfohlen, die für jeden Grenzgänger geltende Steuerregelung genau festzulegen. Dies erfordert eine systematische Nachverfolgung des tatsächlichen Arbeitsortes mithilfe eines Reisekalenders sowie eine regelmässige Überprüfung des Telearbeitsanteils und der Anzahl der Einsatztage im Ausland und im Wohnsitzstaat.

Darüber hinaus ist es unerlässlich, die erforderlichen Formulare oder Bescheinigungen gemäss den Vorschriften zum automatischen Austausch von Lohninformationen fristgerecht auszufüllen und an die kantonalen Behörden zu übermitteln.

Gerne unterstützen wir Ihre Teams bei der Analyse der Situation Ihrer Grenzgänger, der Identifizierung von Risikosituationen, die zu einer Änderung der Besteuerungsmethode führen könnten, sowie bei der Umsetzung geeigneter Massnahmen, um eine nachhaltige und kontrollierte Erfüllung Ihrer Arbeitgeberpflichten zu gewährleisten.

Autorin: Murielle Kammermann