Report: „Compliance, accuracy, and visibility: the 3 non-negotiables in modern European payroll“
Wie kann die Lohn- und Gehaltsabrechnung heute mehr sein als nur eine Pflichtaufgabe? Unser Report „Compliance, accuracy, and visibility: the 3 non-negotiables in modern European payroll“ basiert auf den Insights von mehr als 1.000 Führungskräften aus den Bereichen Payroll, HR und Finanzen in 13 Märkten. Er zeigt, wie sich die Lohnabrechnung von einer reinen geschäftlichen Notwendigkeit zu einer strategischen Säule für das Vertrauen in Unternehmen, Datenverwaltung und Mitarbeiterzufriedenheit entwickelt hat.
Die Studie aus dem Jahr 2025 kombiniert quantitative Umfragedaten und qualitative Interviews mit Führungskräften und Expert*innen der Lohnbuchhaltung von Unternehmen, die in verschiedenen Märkten tätig sind. Sie verdeutlicht, dass europäische Organisationen die Lohnbuchhaltung zunehmend als eine zentrale Geschäftsfunktion anerkennen, die die Compliance über Ländergrenzen hinweg sicherstellt, die Integrität des Unternehmens schützt und das Vertrauen der Mitarbeiter*innen stärkt.
Payroll-Studie: Die wichtigsten Ergebnisse im Überblick
- 70 % der geschäftskritischen Daten werden über Lohnabrechnungssysteme verarbeitet, von Gehältern und Sozialleistungen bis hin zu Steuer-IDs und mehr.
- 53 % der europäischen Führungskräfte vertrauen auf externe Lohnabrechnungsdienstleister, um Genauigkeit und Rechtskonformität zu gewährleisten.
- 60 % der Führungskräfte im Bereich Lohnabrechnung haben Schwierigkeiten, mit den sich ändernden arbeitsrechtlichen Bestimmungen Schritt zu halten.
- Jedes dritte Unternehmen gibt an, Fehler bei der Lohnabrechnung gemacht zu haben.
- 45 % der Führungskräfte nennen Prozessoptimierung und Kostensenkung als größte Herausforderungen.
- Weniger als eins von fünf Unternehmen hat jedoch automatisierte Monitoring-Lösungen eingeführt.
Payroll: Vom Compliance-Aufwand zum strategischen Vorteil
Der Bericht offenbart, dass 60 % der Verantwortlichen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung Mühe haben, den Überblick über die sich ändernden Arbeitsgesetze zu behalten, und 62 % nennen häufige regulatorische Aktualisierungen als eine der größten operativen Herausforderungen. In einem multinationalen Umfeld erhöht jede Gerichtsbarkeit die Komplexität aufgrund unterschiedlicher Vorschriften, Fristen und Berichtsformate. Für grenzüberschreitend tätige Arbeitgeber ist lokale Expertise unverzichtbar geworden.
Genaue Daten: die Grundlage für Vertrauen
In allen Ländern ist Genauigkeit nach wie vor die wichtigste Erwartung sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. Fast jedes dritte Unternehmen berichtet von Fehlern in der Gehaltsabrechnung, und jedes fünfte Unternehmen räumt ein, dass diese Probleme das Vertrauen der Mitarbeiter*innen beeinträchtigt haben.
Lohn- und Gehaltsdaten: die ungenutzte strategische Ressource
Eine der auffälligsten Erkenntnisse des Berichts ist, dass etwa 70 % der geschäftskritischen Daten über Payroll-Systeme laufen, von Gehältern und Sozialleistungen bis hin zu Steuer-IDs, Zeiterfassungsdaten und Kostenstellendaten. Dennoch nutzen viele Unternehmen diese Informationen nach wie vor nicht ausreichend.
Automatisierung und Expertenwissen: ein notwendiges Gleichgewicht
Die Automatisierung verändert die Lohn- und Gehaltsabrechnung in ganz Europa, aber Technologie allein reicht nicht aus. Die Studie zeigt, dass 45 % der Führungskräfte Prozessoptimierung und Kostensenkung als ihre größten Herausforderungen ansehen – aber weniger als jedes fünfte Unternehmen hat automatisierte Monitoring-Lösungen eingeführt.
Unsere Expert*innen empfehlen ein kombiniertes Modell, das intelligente Automatisierung mit persönlicher Beratung verbindet. Dieser Ansatz ermöglicht es den Lohnbuchhaltungsteams, schneller zu arbeiten, intelligenter zu denken und strategisch zu handeln, indem sie die Präzision der Technologie mit der Anpassungsfähigkeit menschlicher Insights kombinieren.
Entgelttransparenz und Equal Pay: von der Pflicht zur Chance
Equal Pay ist zu einem zentralen Thema für Arbeitgeber in Europa geworden. Angetrieben durch die EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz (2023/970) müssen Unternehmen geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede bewerten und offenlegen und, wenn die Ungleichheiten mehr als 5 % betragen, innerhalb von sechs Monaten Korrekturmaßnahmen ergreifen.
In unserem Report nennen 45 % der Personalverantwortlichen die Vergütung als eine der größten Herausforderungen. 51 % der Unternehmen würden den Payroll-Dienstleister wechseln, um eine bessere Unterstützung bei der Einhaltung der Vorschriften zu erhalten. Die Lohnbuchhaltung spielt heute eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung von Genauigkeit, Transparenz und Fairness.
Unsere Erfahrung in der CEE-Region bestätigt, dass die neue Richtlinie eine Chance bietet, Vergütungssysteme zu optimieren, die Qualität der HR-Daten zu verbessern und Führungskräfte zu befähigen, transparenter über Entgelt zu kommunizieren.
Sie möchten mehr erfahren? Alle Insights erhalten Sie in unserem englischsprachigen Report.
Kontakt
Thorina-Kristhiane Noetzel Partnerin - Berlin
Oliver Theobald Partner - Frankfurt am Main
Lohnbuchhaltung und HR-Services
In der Lohnbuchhaltung treffen Fragen des Lohnsteuerrechts mit denen des Arbeits- und Sozialversicherungsrechts zusammen. Es handelt sich um eine komplexe Materie und gleichzeitig um sensible und in höchstem Maße schützenswerte Daten, die einen besonders sorgfältigen Umgang erfordern.
Global mobility, Entsendung & Lohnsteuer
Internationale Personaleinsätze gehören für global agierende Unternehmen zur alltäglichen Praxis. Diese variieren je nach Anlass der Entsendung von wenigen Monaten, die ein*e Mitarbeiter*in zur Unterstützung z. B. eines Controlling-Projektes in der deutschen Tochtergesellschaft eines US-Konzerns verbringt, bis hin zu mehreren Jahren.
Internationale Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Die korrekte Abrechnung der Arbeitnehmerbezüge ist ein wesentlicher Punkt in Verbindung mit Mitarbeitereinsätzen im In- und Ausland. Bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten in mehreren Ländern muss die lohnsteuerliche Handhabung der nicht selbstständigen Einkünfte des entsandten Mitarbeiters bereits im Vorfeld der Entsendung gut geplant sein.