КБВ та структура власності: що варто перевірити бізнесу, щоб уникнути штрафів

Юридичні особи мають стежити за актуальністю інформації про кінцевих бенефіціарних власників (КБВ) та структуру власності. Несвоєчасне оновлення цих відомостей або недостовірні дані в ЄДР можуть призвести до штрафів. На практиці Мін’юст уже притягує юридичних осіб до відповідальності за порушення у сфері державної реєстрації.

Команда Forvis Mazars зібрала ключові моменти, які варто врахувати бізнесу: як перевіряється інформація про КБВ та структуру власності, які строки потрібно контролювати, яка відповідальність передбачена за порушення та на що варто звернути увагу, щоб зменшити ризики.
 

Контроль актуальності інформації про КБВ та структуру власності в ЄДР

Розбіжності між інформацією про КБВ та структурою власності і даними Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (надалі – ЄДР), можуть бути виявлені, зокрема, суб’єктами первинного фінансового моніторингу (банки, страхові компанії тощо).

На нашій практиці найчастіше банки виявляють розбіжності у відомостях про КБВ під час KYC/AML-перевірок та повідомляють про них Мін’юст. Після цього Мін’юст доручає державному реєстратору внести до ЄДР відмітку про можливу недостовірність інформації про КБВ та/або структуру власності та надіслати юридичній особі вимогу про надання пояснення і підтвердних документів.

Після завершення перевірки Мін’юст визначає подальші дії щодо відомостей про КБВ та/або структуру власності в ЄДР:

• якщо інформація підтвердилася як актуальна, відмітка про можливу недостовірність виключається;
• якщо виявлено технічні помилки або неактуальні відомості про КБВ, дані коригуються, а відмітка виключається;
• якщо інформація визнана неактуальною, відомості про КБВ та/або структуру власності виключаються з ЄДР. У такому разі в ЄДР зазначається, що відомості виключено за вказівкою Мін’юсту.

Саме тому юридичним особам важливо самостійно та регулярно контролювати актуальність відомостей про КБВ та структуру власності в ЄДР.

Крім того, відповідно до статті 5¹ Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення» (надалі – Закон про фінмоніторинг), юридичні особи зобов’язані:

• мати актуальну інформацію про КБВ або його відсутність та структуру власності;
• підтримувати такі відомості в актуальному стані;
• повідомляти державного реєстратора про зміни протягом 30 робочих днів з дня їх виникнення;
• подавати документи, що підтверджують відповідні зміни.

Якщо юридична особа самостійно виявила неповноту, неточність або помилку в раніше поданій інформації про КБВ чи структуру власності, виправлені відомості про КБВ та структуру власності необхідно подати державному реєстратору не пізніше трьох робочих днів з дня їх виявлення.

Недотримання зазначених обов’язків та строків може стати підставою для застосування передбачених законодавством заходів відповідальності.
 

Відповідальність та штрафи за порушення у сфері державної реєстрації

Недотримання вимог щодо актуальності та своєчасного подання інформації про КБВ і структуру власності може мати наслідком застосування штрафних санкцій згідно зі статтею 35 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань» (надалі – Закон про держреєстрацію), зокрема, за:

• подання завідомо неправдивих відомостей про КБВ або його відсутність;
• неподання або несвоєчасне подання інформації про КБВ або його відсутність;
• ненадання учасниками (засновниками) необхідної інформації для актуалізації даних про КБВ та структуру власності.

❗За такі порушення на юридичну особу може бути накладено штраф у розмірі від 17 000 до 340 000 грн.

Окремо частина 6 статті 166¹¹ КУпАП передбачає адміністративну відповідальність керівника юридичної особи або іншої особи, уповноваженої діяти від її імені, за неподання або несвоєчасне подання відомостей про КБВ або про його відсутність, або документів для підтвердження відомостей про КБВ юридичної особи у вигляді штрафу у розмірі від 17 000 до 51 000 грн.

Відповідно до пункту 4 розділу X Закону про фінмоніторинг юридичні особи, зареєстровані до набрання чинності нормативними актами щодо форми та змісту структури власності й методології визначення КБВ, які раніше не подали відомості про КБВ та структуру власності (крім передбачених законом винятків), зобов’язані подати таку інформацію протягом шести місяців із дня набрання чинності зазначеними актами, але не раніше ніж через 90 днів після припинення або скасування воєнного стану в Україні.

Наказ Мінфіну від 02.04.2024 № 161 про внесення змін до Положення про форму та зміст структури власності набирає чинності через 90 днів з дня припинення або скасування воєнного стану в Україні, а тому перебіг зазначеного шестимісячного строку розпочнеться з дня набрання ним чинності.

Крім того, пунктом 3¹ статті 14 Закону України «Про особливості надання публічних (електронних публічних) послуг» передбачено можливість подання документів у сфері публічних послуг до кінця календарного року, в якому припинено або скасовано воєнний стан, але не менше ніж протягом трьох місяців після його завершення, якщо не встановлено іншого строку.

Водночас відтермінування строків подання відомостей про КБВ та структуру власності не виключає застосування передбачених законодавством процедур перевірки достовірності відомостей про КБВ та структуру власності. Зокрема, СПФМ можуть повідомляти Мін’юст про виявлені розбіжності, державні реєстратори – надсилати вимогу про надання пояснення та підтвердних документів, а Мін’юст – за наявності відповідних підстав ініціювати процедуру притягнення юридичної особи до відповідальності.
 

Порядок притягнення до відповідальності за порушення у сфері державної реєстрації

Притягнення до відповідальності здійснює Мін’юст відповідно до Порядку, затвердженого наказом Мін’юсту від 13.09.2023 № 3258/5 (надалі – Порядок).

При визначенні розміру штрафу враховуються обставини конкретного порушення, а саме його характер, причини та передумови, кількість порушень, тривалість, ступінь вини та інші фактори, встановлені Порядком.

Протокол про притягнення до відповідальності може бути вручений або надісланий:

• під розписку;
• через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади;
• на адресу електронної пошти, яка зазначена в ЄДР або підтверджується іншими доказами;
• рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням про вручення за місцезнаходженням юридичної особи.

❗Примітка: У разі невручення рекомендованого поштового відправлення, інформація про складений протокол оприлюднюється на офіційному вебсайті Міністерства юстиції України.
 

Практичні кроки для бізнесу: що варто врахувати щодо КБВ та структури власності

Ми рекомендуємо юридичним особам завчасно перевіряти актуальність інформації про КБВ та структуру власності, зокрема:

• періодично звіряти актуальну структуру власності та відомості про КБВ з даними в ЄДР;
• у разі корпоративних змін контролювати строк у 30 робочих днів для оновлення відомостей про КБВ та структуру власності;
• окремо перевіряти багаторівневі структури власності, структури з іноземними учасниками, трастами та іншими подібними правовими утвореннями;
• враховувати зміни, що відбулися на рівні іноземних материнських компаній або інших ланок структури власності.

Експерти Forvis Mazars:

Денис Шендрик, партнер, лідер податкової та юридичної практик	Тетяна Левківська,  лідерка юридичної практики