Transaktionsmatrix: Herausforderungen, Fristen, Empfehlungen

Zum 1. Januar 2025 wurde die Transaktionsmatrix als ein neues Instrument der Finanzverwaltung zu Prüfung der Fremdüblichkeit gruppeninterner Transaktionen geschaffen. Am 2. April 2025 hat das BMF ein Merkblatt mit Erläuterungen zu Inhalten und Hinweisen zur Anwendung veröffentlicht.

Die Transaktionsmatrix soll eine kompakte tabellarische Darstellung der zwischen dem Steuerpflichtigen und seinen verbundenen Gesellschaften im Ausland ausgetauschten Güter und Dienstleistungen bieten. Anzugeben sind der Gegenstand und die Art der Geschäftsvorfälle, die beteiligten Parteien, das Volumen der Geschäftsvorfälle, die vertragliche Grundlage, die angewandte Verrechnungspreismethode, die betroffenen Steuerhoheitsgebiete und eine Aussage dazu, ob Geschäftsvorfälle nicht der Regelbesteuerung unterliegen (z. B. ein steuerliches Präferenzregime). Auf Antrag können Abweichungen in Form und Umfang genehmigt werden, insbesondere bei Anschlussprüfungen.

Ein Hauptziel dieser Änderungen besteht nach Auffassung der Finanzverwaltung in der Reduktion von Bürokratie und der Steigerung der Effizienz. Die Darstellung wird klar und kurz gehalten, mit Fokus auf dem Wesentlichen Damit wird es der Finanzverwaltung ermöglicht, die Anzahl der näher zu untersuchenden Transaktionen durch eine risikoorientierte Auswahl einzugrenzen. In manchen Fällen kann von der Anfrage einer vollständigen landesspezifischen Verrechnungspreisdokumentation (Local File) abgesehen werden, was den Verlauf einer Außenprüfung weiter beschleunigen soll. Die Reduktion des Initialaufwands aufseiten des Steuerpflichtigen wird durch die kurze Vorlagefrist von nur 30 Tagen und den in die Neuregelung eingebundenen Automatismus in Bezug auf die Vorlageverpflichtung kompensiert.

Damit ist gemeint, dass im Rahmen einer nach dem 1. Januar 2025 beginnenden Außenprüfung die Transaktionsmatrix „ohne gesondertes Verlangen“ innerhalb von 30 Tagen nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung vorzulegen ist. Bei Außenprüfungen, die bereits vor dem 31. Dezember 2024 angekündigt wurden, kann die Transaktionsmatrix ebenfalls jederzeit angefordert werden, auch in diesem Fall würde die Vorlagefrist 30 Tage betragen, lediglich der Automatismus kommt nicht zum Tragen. Schließlich kann eine Transaktionsmatrix auch außerhalb einer Außenprüfung jederzeit angefordert werden, gleichsam mit einer Frist von 30 Tagen, obgleich die Vorlage als Teil der Betriebsprüfung weiterhin der Regelfall bleiben soll. Bei Nichtvorlage der Transaktionsmatrix wird ein Zuschlag in Höhe von 5.000 € festgesetzt, durch den regelungsimmanenten Automatismus kommt dies nun auch zum Tragen, wenn die Prüfungsanordnung (nach dem 1. Januar 2025) keinen ausdrücklichen Hinweis auf die Transaktionsmatrix enthält. Lediglich Außenprüfungen, die keine ertragsteuerlichen Themen mit Auslandsbezug zum Gegenstand haben (z. B. Umsatzsteuersonderprüfung, Lohnsteuerprüfung), sollen von der Neuregelung ausgenommen sein.

Schließlich kann der Steuerpflichtige auch nach erfolgter Vorlage einer Transaktionsmatrix nicht zum Tagesgeschäft übergehen. Folgende Szenarien im weiteren Prüfungsverlauf sind denkbar:

Während Szenario 1 der Ausnahmefall bleiben dürfte, verbleiben in den Szenarien 2 und 3 seit dem 1. Januar 2025 nur 30 Tage Zeit, um ein Local File „light“ oder ein vollständiges Local File zu erstellen, was sowohl Steuerpflichtige als auch Berater vor Herausforderungen stellen dürfte. Unter Risikogesichtspunkten werden sich für die Steuerpflichtigen daher keine großen Erleichterungen ergeben.

Unsere Handlungsempfehlung bleibt – im Lichte der Neuregelung mehr denn je –, die Verrechnungspreisaufzeichnungen vorsorglich aufzubereiten und auf dem neuesten Stand zu halten. Damit wird nicht nur Sicherheit geschaffen, auf eine Außenprüfung vorbereitet zu sein, sondern auch ein besserer Überblick über gruppeninterne Geschäftsvorfälle, vorhandene Verträge und vereinbarte Konditionen aufseiten des Steuerpflichtigen.