Case Study: die Aufbauorganisation als unterschätzter Erfolgsfaktor

Während die nationalen und internationalen Geschäfte florieren, beginnen die internen Abläufe immer wieder ins Stocken zu geraten. Die Arbeitsintensität steigt mit neuen Aufträgen kontinuierlich, und die Aufgaben werden durch neue regulatorische Vorgaben für die Finanz- und Steuerprozesse rund um den Globus immer komplexer.

Aus dem Takt geraten

„Die Situation unseres Mandanten sehen wir sehr oft bei stark wachsenden Unternehmen“, berichtet Fadi Ramadan, Steuerberater, Experte für Tax Compliance Management sowie interne Kontrollsysteme und Partner bei Forvis Mazars. „Ein Problem ist, dass in solchen Fällen die Organisationsstruktur mit dem Wachstum des Unternehmens nicht Schritt hält“, fährt er fort.

Besonders die Steuerabteilung, in diesem Fall Teil des Finanzbereichs, geriet dabei zunehmend unter Druck. Hohe Kosten durch die häufige Einbindung externer Steuerberater belasteten das Budget, während die begrenzten Ressourcen in den Bereichen HR und Finanzen eine effektive Anpassung an die steigenden technologischen Anforderungen erschwerten. „Mit einem schnellen Unternehmenswachstum und neuen Aufgaben, die sich daraus auch einmal spontan ergeben, können die Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens und der Abteilung verschwimmen. Die Unsicherheit in Bezug auf Zuständigkeiten führt dann zu Verzögerungen in den Prozessen und es kann sich schnell ein Gefühl der Überforderung einstellen“, beschreibt Fadi Ramadan die Ausgangslage.

Etwas muss sich ändern

Immer häufiger haben Vorstand und Abteilungsleiter*innen telefoniert. Auch in den wöchentlichen Meetings ging es mehr und mehr nur noch um dringende Fristen, die eingehalten werden müssen, statt um wichtige Richtungsentscheidungen. „Aus den ersten Gesprächen mit dem Mandanten hat man schon den damit verbundenen Frust herausgehört“, sagt Andreas Klenk, Steuerberater, Experte für die steuerliche Aufbau- und Ablauforganisation sowie Partner bei Forvis Mazars.

In einer strategischen Sitzung mit dem Vorstand wurde dann das Problem offen angesprochen. Der Leiter der Steuerabteilung stellte die entscheidende Frage: „Wie können wir unsere Steuerfunktion so gestalten, dass wir weniger verwalten und mehr schalten?“

„Unser Mandant erzählte uns, dass das der Startschuss für ein Projekt war, das die Aufbauorganisation und das Unternehmen transformieren sollte. Wir wurden als Partner ins Boot geholt, um unsere vielfältige Erfahrung bei der Planung und Umsetzung solcher Vorhaben einzubringen. Gemeinsam mit einem internen Team haben wir dann das Unternehmen, die Steuerabteilung und ihre Herausforderungen analysiert sowie Lösungsansätze entwickelt“, fasst Andreas Klenk die ersten Schritte zusammen.

Der Weg zu klaren Strukturen und Verantwortlichkeiten

Nach umfassenden Gesprächen und einer gründlichen Analyse entschied das Projektteam, die Abhängigkeit von externer Steuerexpertise zu reduzieren. Dafür wurden Leitlinien erarbeitet, die helfen sollen, die Aufgaben nach Themen, die inhouse bewältigt werden können, und solchen, für die sich externe Berater*innen anbieten, zu unterteilen.

Fadi Ramadan: „Nachdem die internen Kompetenzfelder festgelegt waren, konnten wir die Strukturen anpassen und Verantwortlichkeiten neu ordnen. Dafür hat das Projektteam die Rollen und Zuständigkeiten ganz genau definiert. Die Ergebnisse wurden in einem neuen Organigramm festgehalten und im Unternehmen breit kommuniziert.“

Regelmäßige Meetings ermöglichten es, Fortschritte zu besprechen und Feedback zu geben. „In diesem Rahmen wurde uns auch einmal begeistert davon erzählt, wie deutlich die Effizienz gestiegen ist, schon weil sich die Mitarbeiter*innen laut einer internen Befragung sicherer im Umgang mit ihren Aufgaben fühlen“, freut sich Andreas Klenk.

Digitalisierung eröffnet weitere Möglichkeiten

„Das war aber noch nicht das Ende unserer Arbeit“, fügt er hinzu: „Mit dem gewonnenen Überblick und der Neuordnung der Prozesse konnten wir zusätzliche Maßnahmen angehen, um die Aufbauorganisation der Steuerabteilung strukturell weiter zu verbessern.“

Mit allen Stakeholdern auf der Seite des Mandanten werden neue Toollösungen besprochen, die vor allem den steuerlichen Regelbetrieb optimieren sollen. „Dafür haben wir zunächst die Daten und Informationsströme im Unternehmen unter die Lupe genommen, schließlich müssen die Tools zu den Informationsbedürfnissen und -anforderungen passen. So konnten wir nicht nur dazu beitragen, die Verlässlichkeit der Daten zu erhöhen, sondern auch mögliche Compliance- sowie Haftungs-Risiken für das Unternehmen und die Organe zu minimieren“, ergänzt Fadi Ramadan.

Ein neues Kapitel

Ein Jahr nach dem Projektstart zur Transformation der Aufbauorganisation war die Steuerabteilung kaum wiederzuerkennen. Die Mitarbeiter*innen waren motivierter, die Kosten durch externe Steuerexpertise hatten sich signifikant gesenkt und die Prozesse liefen nun reibungslos – auch in Hochphasen des Geschäftsbetriebs. Das Unternehmen hatte mit den Impulsen der Expert*innen von Forvis Mazars nicht nur seine Steuerabteilung gestärkt. Genauso wurde die Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Anpassung gefestigt. Der Leiter der Steuerabteilung ist überzeugt, dass das Team als Business Partner einen wichtigen Beitrag für das Wachstum des Unternehmens leistet.