Die unterschätzte Gefahr bei der Zustellung von Kündigungserklärungen

Grundlagen

Der erste Schritt zu einer erfolgreichen Kündigung eines*einer Arbeitnehmers*Arbeitnehmerin ist die Einhaltung der formalen Anforderungen an eine wirksame Kündigungserklärung:

• Die Kündigungserklärung im Sinne des § 623 BGB verlangt Schriftform nach § 126 I BGB
• Die Übergabe der Kündigungserklärung muss im Original erfolgen
• Es bedarf einer eigenhändigen Unterzeichnung mit Namensunterschrift durch eine vertretungsberechtigte Person (z. B. durch den*die Geschäftsführer* in einer GmbH, den*die Vorstand*Vorständin einer AG, den*die Personalleiter*in oder mittels schriftlicher Vollmacht durch eine vertretungsberechtigte Person)

Da es sich bei der Kündigung um eine empfangsbedürftige Willenserklärung gem. § 130 BGB handelt, ist der Zugang der Kündigungserklärung eine weitere zwingende Wirksamkeitsvoraussetzung.

Neben der Frage, ob die Kündigungserklärung zugeht, können sich jedoch zahlreiche weitere, zum Teil erhebliche Rechtsfolgen mit dem Zeitpunkt der Zustellung ergeben. Der Zeitpunkt des Zugangs ist u. a. entscheidend für die Einhaltung wichtiger Fristen, wie der Kündigungsfrist nach § 622 BGB, vertraglicher Kündigungsfristen, der Zwei-Wochen- Frist des § 626 Abs. 2 BGB oder der Drei-Wochen- Frist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage gem. § 4 KSchG.

Bei der Risikobewertung im Vorfeld muss zwischen dem Zugang unter Anwesenden und dem Zugang unter Abwesenden unterschieden werden. Grundsätzlich ist der Zugang unter Anwesenden in der Praxis weit weniger problematisch als der Zugang unter Abwesenden. Dennoch sollten einige Punkte beim Zugang unter Anwesenden beachtet werden.

Zugang unter Anwesenden

Die einfachste Möglichkeit für den Arbeitgeber, sicherzustellen, dass die Kündigung dem*der Arbeitnehmer* in zugeht und um dies später auch rechtssicher beweisen zu können, besteht darin, sie dem*der Arbeitnehmer*in persönlich im Betrieb oder an der Privatanschrift zu übergeben und sich den Erhalt schriftlich bestätigen zu lassen.

Da Arbeitnehmer*innen die Empfangsbestätigung der Kündigung regelmäßig verweigern, sollte die Übergabe der Kündigungserklärung stets in Anwesenheit eines*einer Zeugen*Zeugin erfolgen. Aus Beweiszwecken sollte der*die Zeuge*Zeugin Kenntnis vom Inhalt der Kündigungserklärung haben. Es ist jedoch zu beachten, dass der*die Geschäftsführer*in einer GmbH oder der*die Vorstand*Vorständin einer AG nicht selbst Zeuge*Zeugin sein kann, da er*sie den Arbeitgeber als juristische Person vor Gericht vertritt und somit Partei des Rechtsstreits wäre.

Zugang unter Abwesenden

Ist eine persönliche Übergabe nicht möglich, muss die Kündigungserklärung dem*der Arbeitnehmer* in anderweitig zugestellt werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Kündigungserklärung zuzustellen, darunter die Postzustellungsunternehmen (insbesondere die Deutsche Post AG), kommerzielle Kurierdienstleister, Boten (Arbeitnehmer* in oder sonstige Dritte) und Gerichtsvollzieher* in.

Zugangsproblematik

Eine Kündigungserklärung gilt als zugegangen, sobald sie in die tatsächliche Verfügungsgewalt der*des Empfängerin*Empfängers gelangt und diese*r die Möglichkeit hat, von ihrem Inhalt Kenntnis zu nehmen. Eine Zustellung wird daher regelmäßig durch den Einwurf in den Briefkasten bzw. dessen Leerung erfolgen. Ob der*die Arbeitnehmer*in die Kündigungserklärung tatsächlich zur Kenntnis nimmt ist irrelevant, es kommt nur auf die Möglichkeit an. Für den Zeitpunkt der möglichen Kenntnisnahme sind grundsätzlich die regional geltenden Zustellungszeiten maßgeblich, die mitunter stark divergieren können.

Die Beweislast für den Zugang einer Kündigungserklärung trägt der Arbeitgeber, der sich auf den Zugang beruft. Ein „Vollbeweis“ im Sinne der Zivilprozessordnung (ZPO) kann bei einer Zustellung nur durch eine öffentliche Urkunde erbracht werden. Die Deutsche Post AG als Privatunternehmen, und demnach auch kommerzielle Kurierdienstleister, sind nicht befugt, in dem vorliegenden Zusammenhang eine solche öffentliche Urkunde auszustellen.

Von Postzustellungsunternehmen und kommerziellen Kurierdienstleistern standardmäßig verwendete Zustellungsbelege bzw. -formulare sind kein tauglicher Vollbeweis im Sinne der ZPO für eine erfolgte Zustellung. Sie können allenfalls als sog. Anscheinsbeweis, welchem ein geringerer Beweiswert zukommt, eingebracht werden. Der Anscheinsbeweis erleichtert dem Beweisbelastenden den Nachweis bestimmter Tatbestandsvoraussetzungen. Es handelt sich um eine Vermutung, die auf allgemeiner Lebenserfahrung beruht, die jedoch durch ein substantiiertes Bestreiten des*der Arbeitnehmers* Arbeitnehmerin widerlegt werden kann.

Die Zustellung durch ein Postunternehmen ist in der Praxis als die unsicherste Zustellungsart zu werten. Postirrläufer sind nicht unüblich und daher stufen viele Gerichte die Postzustellung grundsätzlich als zu fehleranfällig ein.

Eine rechtsichere Zustellungsmöglichkeit durch eine*n Gerichtsvollzieher*in wird in § 132 Abs. 1 BGB eröffnet. Die Zustellung durch einen*eine Gerichtsvollzieher* in ist wegen des oftmals begrenzten Zeitrahmens und der damit einhergehenden Verfügbarkeit des*der Gerichtsvollziehers*Gerichtsvollzieherin in der Regel nur begrenzt praktikabel, jedoch aus Beweisgründen in passender Konstellation denkbar.

Da die Rechtsprechung den Vortrag des Arbeitgebers zum Zugang oftmals sehr kleinteilig analysiert, ist es erforderlich, eine lückenlose Beweiskette vorlegen zu können, um den Zugang und den Inhalt der Kündigungserklärung nachweisen zu können. Dies beinhaltet mindestens die nachfolgenden Schritte und sollte dokumentiert und durch Zeugenbeweis bewiesen werden können:

• Entwurf der Kündigungserklärung
• Unterzeichnung der Kündigungserklärung
• Verbringen in Briefumschlag
• Übergabe in den Postlauf bzw. Übergabe an (kommerziellen) Boten oder Gerichtsvollzieher*in

Fazit

Um im Nachhinein böse Überraschungen zu vermeiden, lohnt es sich, die beabsichtigte Zustellung einer Kündigung möglichst frühzeitig zu planen und ein entsprechendes Konzept zu entwickeln.

Wir beraten Sie gerne und entwickeln ein solches Konzept für Ihr Unternehmen.

Dies ist ein Beitrag aus unserem Newsletter „Menschen im Unternehmen“ 2-2024. Die gesamte Ausgabe finden Sie hier. Sie können diesen Newsletter auch abonnieren und erhalten die aktuelle Ausgabe direkt zum Erscheinungstermin.