Hinweise auf die wesentlichen Rechte und Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen bei einer Außenprüfung der Finanzbehörden

Hintergrund

Das aktuelle BMF-Schreiben vom 17. Februar 2025 ersetzt die bisherigen Regelungen aus dem Jahr 2013 und ist seit dem 1. Januar 2025 in Kraft. Es enthält detaillierte Anweisungen zur Durchführung der Außenprüfung und den damit verbundenen Rechten und Pflichten der Steuerpflichtigen. Diese sollen eine gerechtere und gleichmäßigere Anwendung der Steuergesetze sicherstellen.

Maßgebliche Rechte und Mitwirkungspflichten

Grundsätzlich beginnt die Außenprüfung in dem Zeitpunkt, in dem der*die Prüfer*in nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung konkrete Ermittlungshandlungen vornimmt. Auf Antrag der Steuerpflichtigen kann der Beginn der Außenprüfung hinausgeschoben werden, § 197 Abs. 2 AO. An einen solchen Antrag und dessen Begründung werden in der Praxis regelmäßig keine hohen Anforderungen gestellt, sodass z. B. eine hohe aktuelle Arbeitsbelastung der Steuerpflichtigen als Grund zumeist ausreicht.

Das BMF-Schreiben konkretisiert und stärkt in seinen Hinweisen die bestehenden Rechte der Steuerpflichtigen wie das Recht auf Anhörung der Steuerpflichtigen, das Recht auf Akteneinsicht, den Anspruch auf eine angemessene Prüfungsdauer, das Recht auf eine Schlussbesprechung, um die Prüfungsfeststellungen zu erörtern (§ 201 AO), das Recht auf eine elektronische Kommunikation sowie das Recht auf Übersendung des Außenprüfungsberichts vor seiner Auswertung durch die Veranlagung.

Für einen reibungslosen Ablauf der Prüfung sind die geprüften Steuerpflichtigen zur Mitwirkung verpflichtet. Daher sollten diese ihren Mitwirkungspflichten unverzüglich oder zumindest zeitnah nachkommen, wozu die Vorlage von Unterlagen, die Auskunftserteilung, die Bereitstellung elektronischer Daten, die Gewährung des Zugangs zu den Geschäftsräumen, die Einrichtung eines Zugangs zu den relevanten IT-Systemen und die Bereitstellung eines geeigneten Arbeitsplatzes für den*die Prüfer*in inklusive etwaiger erforderlicher Hilfsmittel wie z. B. Rechner mit Bildschirm zählen.

Neu angesprochen wird insbesondere die ausdrückliche Pflicht zur digitalen Datenbereitstellung nach bestimmten Standards.

Bedeutung für die Praxis

Betroffen sind alle Steuerpflichtigen, die einer Außenprüfung unterzogen werden. Es ist wichtig, sich frühzeitig auf die Prüfung vorzubereiten und alle relevanten Unterlagen bereitzuhalten. Ein besonderes Augenmerk gilt der Einhaltung von Fristen, der Zulässigkeit von Datenformaten und der Reichweite von Auskunftspflichten. Falls diesen Mitwirkungspflichten nicht nachgekommen wird, kann ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen ergehen und ggf. ein Mitwirkungsverzögerungsgeld und ein Zuschlag zum Mitwirkungsverzögerungsgeld festgesetzt werden.

Autorinnen: Milena Gunter, Laura Albrecht