Die Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.)

Mit der Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) beginnt in Deutschland eine neue Phase der digitalen Steuerverwaltung. Ziel ist es, alle wirtschaftlich tätigen Unternehmen künftig anhand der W-IdNr. eindeutig zu identifizieren und die Kommunikation mit der Finanzverwaltung und anderen Behörden zu vereinfachen. Langfristig soll die W-IdNr. generell in Verwaltungsverfahren verwendet werden und diese vereinfachen. Die Unternehmen sollen nur noch an einer Stelle Daten angeben müssen, auf die dann die Behörden in allen Verwaltungsverfahren über die in Anträgen und anderen Formularen angegebene W-IdNr. zugreifen können.

Die W-IdNr. ergänzt bestehende Identifikationsmerkmale wie die Steuernummer, ersetzt diese jedoch nicht. Die Vergabe der W-IdNr. erfolgt automatisch und ohne Antrag durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

Die Vergabe erfolgt gestaffelt zunächst für juristische Personen, also insbesondere Kapitalgesellschaften, und danach für Personengesellschaften und Einzelunternehmer. Die vollständige Einführung soll bis 2026 abgeschlossen sein.

Betroffen sind alle wirtschaftlich tätigen natürlichen Personen, Personengesellschaften und juristischen Personen mit steuerlicher Erfassung in Deutschland (§ 139a Abs. 3 AO). Die W-IdNr. gilt zeitlich unbegrenzt, also auch bei Unterbrechungen der wirtschaftlichen Tätigkeit. Die W-IdNr. setzt sich aus den Anfangsbuchstaben „DE“ und einer neunstelligen Ziffernfolge zusammen. Ergänzend wird für jede einzelne wirtschaftliche Tätigkeit eines Unternehmens zusätzlich ein Unterscheidungsmerkmal vergeben, beginnend mit „-00001“ für die erste wirtschaftliche Tätigkeit. Ab dem 1. Quartal 2026 sollen bei mehreren wirtschaftlichen Tätigkeiten die Ziffern für die weiteren Unterscheidungsmerkmale hinzukommen.

Bei wirtschaftlich Tätigen, die bis zum 30. November 2024 eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erhalten haben, erfolgt keine gesonderte Mitteilung der W-IdNr., da die USt-IdNr. ab dem 3. Dezember 2024 als W-IdNr. übernommen wurde und um die Unterscheidungsmerkmale ergänzt wird. Alle anderen benötigen ein ELSTER-Konto oder einen für das Besteuerungsverfahren Bevollmächtigten, da ihnen die W-IdNr. individuell über ELSTER mitgeteilt werden soll.

Die Nutzung der W-IdNr. ist zunächst freiwillig; eine Pflicht zur Angabe im Geschäftsverkehr besteht noch nicht. Dennoch wird empfohlen, die Nummer frühzeitig in Rechnungen, Formularen und der Buchhaltung zu integrieren. Die W-IdNr. fungiert zudem als bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer (beWiNr.), die im Unternehmensbasisdatenregister veröffentlicht wird.

Zusammenfassend gilt es, Folgendes zu beachten:

Es ist keine Beantragung erforderlich
Es besteht keine sofortige Nutzungspflicht – Übergangsphase bis 2026
Die USt-IdNr. bleibt bestehen für den EU-Handel
Der Datenschutz ist gesetzlich geregelt (§ 139c AO, WIdV)

Die Einführung der W-IdNr. kann organisatorische und technische Anpassungen erfordern. Unternehmen sollten ihre internen Prozesse und Systeme – etwa Stammdatenpflege, ELSTER-Zugang, Angaben der Unternehmensdaten – auf die neue W.-IdNr. vorbereiten. Alle Unternehmen, bei denen die USt-IdNr. nicht als W-IdNr. übernommen wurde, müssen insbesondere dafür Sorge tragen, dass sie die individuelle Mitteilung der W-IdNr. per ELSTER erhalten können. Wir können Sie dabei als steuerlicher Berater und damit zum Empfang der W-IdNr. Berechtigter unterstützen.

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Bernd Schult Partner - Berlin

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