Meldepflicht für elektronische Kassensysteme ab 1. Januar 2025 gemäß § 146a AO

Um mehr Transparenz und Kontrolle über die eingesetzten Kassensysteme zu erhalten und Manipulationen an diesen zu verhindern, wurde mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 der § 146a AO zur Anwendung ab 2020 eingeführt. Mit BMF-Schreiben vom 6. November 2019 wurde die darin enthaltene Mitteilungspflicht (§ 146a Abs. 4 AO) zunächst aus technischen Gründen ausgesetzt. Mit dem BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 wurde die Aussetzung der Mitteilungspflicht angesichts der mittlerweile bestehenden elektronischen Übermittlungsmöglichkeiten ab 1. Januar 2025 aufgehoben, sodass die gesetzliche Mitteilungspflicht nun verbindlich ist.

Anforderungen und Pflichten für Unternehmer

Seit dem 1. Januar 2025 sind alle eingesetzten elektronischen Aufzeichnungsgeräte – darunter fallen alle Arten elektronischer oder computergestützter Kassensysteme, Tablet-/App-Kassensysteme, Hotelsoftware mit Kassenfunktion, EU-Taxameter, Wegstreckenzähler – samt TSE (technische Sicherheitseinrichtung) sowie spätere Änderungen elektronisch über das Portal „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle den Finanzämtern zu melden.

Für alle Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, muss die Meldung an das Finanzamt bis zum 31. Juli 2025 erfolgen. Danach sind neu angeschaffte Systeme innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden.

Wichtig ist, dass alle Kassensysteme einer Betriebsstätte in einer einheitlichen Mitteilung zusammengefasst werden. Neben der Inbetriebnahme müssen ebenfalls die elektronischen Kassensysteme gemeldet werden, die nicht mehr benutzt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die Kasse ersetzt wird, nicht mehr funktioniert oder sogar gestohlen wurde.

Bei der Meldung sind folgende Informationen anzugeben:

• der Steuerpflichtige
• die Betriebsstätte
• die Steuernummer
• die Art und Anzahl der Kassensysteme
• die Seriennummer, die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (zTSE)
• der Einsatzort und das Datum der Inbetriebnahme

Bei der Außerbetriebnahme eines Systems sind das Datum und der Grund der Außerbetriebnahme über eine konsolidierte Meldung pro Betriebsstätte anzugeben.

Effiziente Umsetzung mit einer digitalen Lösung

Muss eine Vielzahl von Kassensystemen und unter Umständen für verschiedenste Betriebsstätten gemeldet werden, ist eine digital gestützte Umsetzung sinnvoll, um einen strukturierten und effizienten Prozess sicherzustellen. Über das Digital Tax Portal von Forvis Mazars können die benötigten Informationen mithilfe einer Excel-Vorlage inkl. Ausfüllhilfe einfach gesammelt, importiert und übermittelt werden und sind aufgrund der vollumfänglichen Dokumentation transparent und nachvollziehbar archiviert.

Bedeutung für die Praxis

Die neue Meldepflicht stellt viele Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen. Es ist wichtig, sich frühzeitig einen Überblick über die genutzten Kassensysteme zu verschaffen und die erforderlichen Daten für die Meldung bereitzuhalten. Durch die rechtzeitige Vorbereitung können Unternehmen sicherstellen, dass sie die neuen Anforderungen fristgerecht erfüllen. Bei einem Verstoß drohen Zwangsmittel der Finanzverwaltung, insbesondere die Erhebung von Zwangsgeldern. Im Kontext mit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist es ratsam, das Thema Mitteilungspflicht und etwaige Veränderungen kontinuierlich im Blick zu behalten und ggf. auch die Verfahrensdokumentation fortlaufend anzupassen, um eine durchgängige und konsistente Compliance sicherzustellen.

Autoren: Lucas Hoffmann, Niclas Scholz