E‑Rechnung in Deutschland – Geltungsbereich, Pflichten und formale Anforderungen

Hier finden Sie einen Überblick zu unseren Services und Solutions rund um die E-Rechnung.

E-Rechnungspflicht: Ursprung

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland ergibt sich aus einer Änderung des § 14 im Umsatzsteuergesetz (UStG) durch das Wachstumschancengesetz. Deutschland hat damit von einer Ausnahmegenehmigung Gebrauch gemacht, die E-Rechnung für bestimmte nationale Umsätze verpflichtend zu machen, bevor sie durch die EU-Richtlinie „VAT in the Digital Age“ (ViDA) für alle Umsätze eingeführt wird, die bislang in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) angeführt werden.

Was ist eine E-Rechnung nach dem geänderten § 14 UStG?

Eine E-Rechnung ist nur, was

• in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird,
• eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und
• der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU (und damit der Norm EN 16931) entspricht, z. B. XRechnung und ZUGFeRD.

Nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 15. Oktober 2024, das verschiedene Praxisfragen rund um die Definition von E-Rechnungen, Übergangsregelungen sowie zukünftige Meldesysteme klärt, müssen alle Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der Rechnung enthalten sein, auch solche zur eindeutigen Identifizierung der Leistung. Ergänzungen in einem Anhang sind zulässig.

Aussteller und Empfänger dürfen sich auf ein beliebiges elektronisches Format einigen, solange sichergestellt ist, dass die vollständigen Rechnungsdaten extrahiert und in ein Standardformat umgewandelt werden können oder mit diesem interoperabel sind.

E-Rechnung: Wer ist verpflichtet und ab wann?

Die E-Rechnung ist grundsätzlich seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend für im Inland steuerbare und steuerpflichtige oder nach § 4 Nr. 1–7 UStG steuerfreie Umsätze von im Inland ansässigen an andere im Inland ansässige Unternehmen für deren Unternehmen.

In allen anderen Fällen ist die E-Rechnung nicht ab 2025 verpflichtend und kann nur mit Zustimmung des Empfängers individuell vereinbart werden. Unternehmen müssen also den Leistungsort des betreffenden Umsatzes, eventuelle Steuerbefreiungen sowie die Ansässigkeit und die Unternehmereigenschaft des Empfängers prüfen.

Übergangsregeln für die verpflichtende E-Rechnung nach dem Wachstumschancengesetz

• Für Umsätze zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 kann bis zum 31. Dezember 2026 statt einer E-Rechnung auch eine „sonstige Rechnung“ ausgestellt werden – auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format
• Unternehmen, deren Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 € betragen hat, können diese Vereinfachungsregel bis zum 31. Dezember 2027 anwenden – für Umsätze zwischen dem 1. Januar und dem 31. Dezember 2027.
• Für Umsätze zwischen dem 1. Januar 2026 und dem 31. Dezember 2027 kann vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers bis zum 31. Dezember 2027 statt einer E-Rechnung auch eine „sonstige Rechnung“ ausgestellt werden, wenn sie über einen elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange, kurz: EDI) übermittelt wird.
• Der Empfänger kann sich auch während der Übergangsfristen nicht weigern, E-Rechnungen zu empfangen und muss technisch hierzu in der Lage dazu sein, soweit die E-Rechnung verpflichtend ist und daher nicht seiner Zustimmung bedarf. Er hat keinen Anspruch auf eine alternative Rechnung.

Zulässige Formate und Übermittlungswege

Zulässige Formate sind:

• die XML-basierte XRechnung, die im Austausch mit Behörden bereits gebräuchlich ist. Eine PDF-Ansicht kann beigefügt werden,
• die hybride ZUGFeRD-Rechnung, die von Institutionen in Deutschland und Frankreich gemeinsam entwickelt wurde sowie
• Factur-X aus Frankreich, Peppol-BIS Billing und weitere europäische Formate, die der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen.

Bei Abweichungen zwischen dem strukturierten und einem eventuellen Bildteil geht der strukturierte Teil vor; hinsichtlich der Übermittlungswege gibt es keine Beschränkung.

Innerhalb der Übergangsfrist bis zum 31.12.2027 bleiben EDI-Rechnungen zulässig, auch wenn die genannte Datenextraktion nicht möglich ist oder keine Interoperabilität vorliegt – unter der Voraussetzung, dass der Empfänger zustimmt. Nach Ablauf der Übergangsfrist bis zum 31.12.2027 ist EDI als vereinbartes Format zulässig, wenn die Rechnungsdaten extrahiert werden können bzw. eine Interoperabilität besteht.

Bedeutung für E-Rechnungsaussteller

Die Einführung der E-Rechnung bedeutet u. a., dass Steuerabteilungen geeignete Software implementieren, ihre Mitarbeiter*innen schulen sowie ihre Prozesse anpassen müssen, um elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Firmen, die bereits in der Vergangenheit EDI angewendet haben, erhalten jetzt die Aufgabe, das Verfahren auf die XML-Logik umzustellen. Bei der Massendatenverarbeitung sollten alle denkbaren Umsätze hinsichtlich ihrer umsatzsteuerlichen Behandlung und der entsprechenden Rechnungsanforderungen klassifiziert und präzise in die neue Logik umgesetzt werden.

Bedeutung für den E-Rechnungsempfänger

Für Rechnungsempfänger hat das strukturierte Format der E-Rechnung den Vorteil, dass Qualität und Vollständigkeit der formellen Rechnungsangaben im Hinblick auf die Vorsteuerabzugsberechtigung erhöht sind. Im Massenverfahren wird bei einer E-Rechnung nicht der bildliche, sondern der strukturierte Teil ausgelesen. Dies ist deutlich weniger fehleranfällig als bei Papierrechnungen mittels Optical Character Recognition (optische Zeichenerkennung, OCR). Rechnungsempfänger können den Empfang von E-Rechnungen nicht verweigern, soweit sie für den Aussteller verpflichtend sind und müssen daher ggf. auch dann technisch aufrüsten, wenn sie selbst zur Ausstellung von E-Rechnungen nicht verpflichtet sind (z. B. Erbringer bestimmter steuerfreier Leistungen).

Wird eine sonstige Rechnung ausgestellt, obwohl E-Rechnungspflicht bestand, berechtigt die sonstige Rechnung laut dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug (es gibt jedoch Ausnahmen). Die Berichtigung durch nachträgliche Ausstellung einer E-Rechnung entfaltet Rückwirkung.

Vertragliche Konfliktlösung: Rechtssicherheit von Anfang an

Neben den technischen Herausforderungen behalten wir auch die rechtlichen Konfliktpotenziale im Blick. Aus der Beratungspraxis kennen wir die typischen Streitpunkte, wenn es darum geht, E-Rechnungen auszustellen und zu übermitteln. Diese adressieren wir präventiv durch maßgeschneiderte vertragliche Regelungen – etwa in Liefer-, Dienstleistungs-, Werk-, Vertriebs- oder Rahmenverträgen.

Durch entsprechende Konfliktlösungsklauseln sorgen wir für klare Vorgaben zum Umgang mit fehlerhaften E-Rechnungen und zur gewählten Übermittlungsmethode. Im Streitfall begleiten wir unsere Mandanten sowohl bei der Durchsetzung des Anspruchs auf ordnungsgemäße Rechnungsstellung als auch bei der Ausübung von Zurückbehaltungsrechten.

Unsere Lösungen minimieren Unsicherheiten im Umgang mit interoperablen Rechnungsformaten und fördern einheitliche Prozesse im Austausch mit Geschäftspartnern.

Haben Sie Fragen zum Thema? Dann wenden Sie sich gern an unsere Expert*innen.