Fachkräftemangel – das Werkvertragsverfahren bei der BA: Chancen und Herausforderungen mit Forvis Mazars nutzen

Was ist das Werkvertragsverfahren bei der Bundesagentur für Arbeit?

Beim Werkvertragsverfahren handelt es sich um ein besonderes Genehmigungsverfahren, das es Unternehmen aus definierten Drittstaaten (auch Vertragsstaaten) und auf Basis einer zwischenstaatlichen Vereinbarung erlaubt, ausländische Arbeitskräfte im Rahmen eines Werkvertrags für klar umrissene Projekte nach Deutschland zu entsenden. Hierfür gibt es fest vereinbarte Kontingente von Werkvertragsarbeitnehmer*innen.

Die Grundlage des Verfahrens ist ein Vertrag zwischen zwei Unternehmen – in der Regel einem deutschen Auftraggeber und einem ausländischen Werkunternehmer aus einem Vertragsstaat. Die ausländischen Fachkräfte sind beim ausländischen Unternehmen angestellt und erbringen in Deutschland eine fest definierte Werkleistung.

Das Verfahren ist nicht mit der klassischen Arbeitnehmerüberlassung oder einer regulären Beschäftigung zu verwechseln. Die Bundesagentur für Arbeit prüft im Rahmen eines Antrags, ob die Voraussetzungen erfüllt sind, insbesondere:

• ob es sich tatsächlich um einen Werkvertrag mit klar begrenztem Leistungsgegenstand handelt, der gerade keine Arbeitnehmerüberlassungskonstellation darstellt
• ob die ausländischen Fachkräfte qualifiziert sind und für das Projekt in dem angegebenen Umfang benötigt werden
• ob die Arbeitsbedingungen und die Vergütung den deutschen Standards entsprechen
• ob die Vorgaben zu Aufenthaltsrecht, Sozialversicherung und Arbeitsschutz eingehalten werden

Besonderheiten des Werkvertragsverfahrens bei der Bundesagentur für Arbeit

Das Verfahren bei der Bundesagentur für Arbeit bringt besondere Merkmale und Anforderungen mit sich:

Klar abgegrenzter Werkvertrag

Im Mittelpunkt steht die vertraglich definierte Werkleistung. Es muss eindeutig beschrieben werden, was das ausländische Unternehmen für den deutschen Auftraggeber leistet – zum Beispiel die Montage einer Maschine oder die Durchführung von Metallbauarbeiten. Abgrenzungsprobleme zur Arbeitnehmerüberlassung müssen vermieden werden.

Für die Baubranche können besondere Anforderungen und zusätzliche Quotierungsregelungen zur Anwendung kommen.

Antragstellung und Prüfung

Vor Beginn der Tätigkeit muss ein ausführlicher Antrag bei der Bundesagentur für Arbeit gestellt werden. Die Bundesagentur für Arbeit prüft, ob das Vorhaben den gesetzlichen Vorgaben entspricht, und stimmt dem Einsatz der Fachkräfte bei Vorliegen der Voraussetzungen zu. Ohne diese Zustimmung, die Grundlage des Aufenthaltstitels wird, ist die spätere Beantragung der individuellen Visa nicht möglich.

Qualifikation und Arbeitsbedingungen

Die eingesetzten Fachkräfte müssen nachweislich qualifiziert sein, und es gelten die Bedingungen des deutschen Arbeitsmarkts: Lohn, Arbeitszeit und Sozialstandards müssen eingehalten werden. Die Bundesagentur für Arbeit und die Behörden des Zolls überwachen die Einhaltung dieser Vorgaben.

Projektbezug und Befristung

Der Einsatz ausländischer Fachkräfte ist immer auf ein konkretes Projekt und einen bestimmten Zeitraum begrenzt. Die Rückkehr ins Herkunftsland nach Abschluss der Werkleistung oder zuvor, wenn ein festgelegter Zeitrahmen (zwei bis zweieinhalb Jahre) überschritten wird, ist vorgeschrieben.

Aufenthaltsrechtliche Fragen

Je nach Herkunftsland benötigen die Fachkräfte ein Visum oder eine Arbeitserlaubnis. Die enge Verzahnung von arbeitsrechtlichen und aufenthaltsrechtlichen Aspekten macht das Verfahren besonders beratungsintensiv.

Werkvertragsarbeitnehmer*innen und Werkvertragsarbeitnehmerkarten

Arbeitnehmer*innen des ausländischen Unternehmens werden als Werkvertragsarbeitnehmer*innen bezeichnet. Im Rahmen des Antragsprozesses sind die sog. Werkvertragsarbeitnehmerkarten zu beantragen, welche die Grundlage des individuellen Aufenthaltstitels bilden und in einem separaten Verfahren und erst nach positiver Bescheidung im Antragsverfahren beantragt und ausgestellt werden können.

Herausforderungen im Werkvertragsverfahren bei der Bundesagentur für Arbeit

Unternehmen und ausländische Partner stehen vor einer Vielzahl von Herausforderungen:

Komplexe Antragsverfahren

Die Antragstellung bei der Bundesagentur für Arbeit ist umfangreich und erfordert detaillierte Dokumentationen zu Projekt, Vertrag, Qualifikation und Arbeitsbedingungen. Fehlerhafte oder unvollständige Anträge führen zu Verzögerungen oder Ablehnungen. Teilweise sind Besonderheiten im Antragsverfahren zu berücksichtigten, die sich nicht unmittelbar aus den abrufbaren Informationen ergeben.

Hinzu kommen die sprachlichen Barrieren, die es für die ausländischen Unternehmen schwierig gestaltet, mit den deutschen Behörden zu kommunizieren und die deutschen Antragsformulare zu befüllen.

Internationale Kooperation

Die Zusammenarbeit mit einem ausländischen Werkunternehmer verlangt klare Kommunikation, vertragliche Regelungen und die Beachtung der arbeits- und sozialrechtlichen Vorschriften beider Länder. Dies gilt sowohl für den zugrundeliegenden Werkvertrag als auch für die Arbeitsbedingungen der Werkvertragsarbeitnehmer*innen.

Kontrollen und Nachweise

Die Bundesagentur für Arbeit und weitere Behörden führen Kontrollen durch, etwa auf Baustellen oder in Betrieben. Unternehmen müssen jederzeit nachweisen können, dass alle Vorgaben eingehalten wurden. Auch müssen jederzeit die Vertragsunterlagen aus dem Antragsverfahren und die individuellen Werkvertragsarbeitnehmerkarten vorgelegt werden können.

Kommunikation mit den Behörden

Die Kommunikation mit der Bundesagentur für Arbeit erfolgt per Telefon oder per E-Mail. Die Ansprechpartner*innen sind in zwei Teams aufgeteilt, die sich einerseits um das Antragsverfahren in Bezug auf den Werkvertrag und andererseits um die Ausstellung und Bearbeitung der Werkvertragsarbeitnehmerkarten kümmern.

Unsere Beratungsleistungen im Werkvertragsverfahren

Als spezialisierte Kanzlei unterstützen wir in allen Phasen des Werkvertragsverfahrens bei der Bundesagentur für Arbeit. Unsere Leistungen umfassen:

• Vorprüfung von geplanten Vorhaben und Erstellung von Projektplänen mit Hinweisen zu Hindernissen und Fristen
• Prüfung und Erstellung von Werkverträgen mit ausländischen Partnern
• Konzeption und Begleitung der Antragstellung bei der Bundesagentur für Arbeit
• Beratung zu arbeits-, sozial- und aufenthaltsrechtlichen Fragen
• Begleitung der behördlichen Kommunikation und Kontrolle
• Schulung und Sensibilisierung Ihrer Projektverantwortlichen
• Entwicklung von Compliance-Strategien zur Vermeidung von Risiken
• Begleitung der Beantragung von Werkvertragsarbeitnehmerkarten, Rückgaben oder Stornierungen der Karten

Wir begleiten unsere Mandanten von der ersten Projektidee bis zur erfolgreichen Rückkehr der Fachkräfte ins Herkunftsland. Unsere mehrjährige Erfahrung hilft, durch eine konzeptionelle Planungsphase bereits Fehler im Antragsprozess zu vermeiden, Kosten und Zeit zu sparen und Projekte rechtssicher umzusetzen.

Fazit

Das Werkvertragsverfahren bei der Bundesagentur für Arbeit ist ein wirkungsvolles Instrument, um den Bedarf an internationalen Fachkräften aus Drittstaaten in klar umrissenen Projekten zu decken. Die gesetzlichen Vorgaben und die praktische Umsetzung sind jedoch anspruchsvoll und fehleranfällig. Mit unserer spezialisierten Beratung können wir die Erfolgschancen steigern und sorgen für Rechtssicherheit.

Autorin: Nina Martin

Dies ist ein Beitrag aus unserem Newsletter „Menschen im Unternehmen“ 2-2025. Die gesamte Ausgabe finden Sie hier. Sie können diesen Newsletter auch abonnieren und erhalten die aktuelle Ausgabe direkt zum Erscheinungstermin.