Outsourcing von Lohnbuchhaltung und Personaladministration

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Lohnbuchhaltung und Personaladministration

Die Auslagerung von Lohnbuchhaltung und Personaladministration mit sicheren digitalen Lösungen entlastet Ihre HR-Abteilung. So kann sie sich auf die Prioritäten Ihres Unternehmens konzentrieren, unabhängig davon,
ob Sie wenige oder mehrere hundert Mitarbeitende beschäftigen. Forvis Mazars in der Schweiz bietet eine vollständige oder teilweise Auslagerung der Lohnbuchhaltung an, gestützt auf effiziente digitale Prozesse und abgestimmt auf Ihre heutigen und künftigen Bedürfnisse.

Die monatliche Lohnverarbeitung und die Personaladministration sind zeitaufwendig und komplex und erfordern fundiertes Fachwissen. Wenn Ihr Unternehmen wächst und die Zusammensetzung Ihrer Belegschaft komplexer wird, nehmen auch die Compliance-Anforderungen und die zu beachtenden regulatorischen Änderungen zu. Die Auslagerung von Lohnbuchhaltung und Personaladministration kann sinnvoll sein, ob Sie wenige oder mehrere hundert Mitarbeitende beschäftigen.

Forvis Mazars in der Schweiz bietet eine vollständige oder teilweise Auslagerung der Lohnbuchhaltung an, abgestimmt auf Ihre heutigen und künftigen Bedürfnisse. Unsere Fachpersonen stützen sich bei jedem Mandat auf bewährte Prozesse und professionelle Standards, ob bei der monatlichen Lohnverarbeitung, der Personaladministration oder der befristeten Vertretung eines Teammitglieds. So kann sich Ihre HR-Abteilung unabhängig von ihrer Grösse auf die Prioritäten Ihres Unternehmens konzentrieren.

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Swissdec Zertifizierung

Wir sind Integrationspartner von Abacus.
Unsere Daten werden in der Schweiz gehostet.

Payroll

Unsere Payroll-Fachpersonen bieten eine vollständige oder teilweise Auslagerung der Lohnbuchhaltung an, abgestimmt auf Ihre heutigen und künftigen Bedürfnisse. Von der laufenden Lohnverarbeitung bis zu punktuellen Aufträgen decken unsere Leistungen den gesamten Lohnprozess ab:

  • Umfassende Personaladministration für Ihre Mitarbeitenden
  • Regelmässige Lohnverarbeitung nach Ihren spezifischen Anforderungen
  • Beratung und Unterstützung bei der Anmeldung bei den verschiedenen Sozialversicherungen
  • Vorbereitung der Zahlungsdateien zum Import in Ihr E-Banking
  • Lohnbuchungen, Abstimmungen und massgeschneiderte Berichte
  • Anmeldungen und Meldungen bei Sozialversicherungen und Pensionskassen sowie Quellensteuerabrechnungen
  • Jahresabschlussarbeiten und Erstellung der jährlichen Lohnausweise
  • Digitale Bereitstellung der Lohnabrechnungen über ein sicheres Mitarbeitendenportal
  • Einführung der Lohnbuchhaltung, Datenmigration und Systemschnittstellen
  • Besondere Aufträge, etwa Shadow Payroll
  • Koordination internationaler Payroll-Projekte mithilfe unserer digitalen Tools
  • Verwaltung und Erstellung der Beilagen zu Mitarbeiterbeteiligungsplänen, einschliesslich Restricted Stock Units und Stock Options

Welche Vorteile bietet die Auslagerung Ihrer Lohnbuchhaltung?

Mazars - Icone Sécurité
Mazars - Icône Digitalisation
Mazars - Icône Advise new
Mazars - Icône Temps new
Mazars - Icône Economie

Sicherheit

Sichere und vertrauliche Verarbeitung Ihrer Daten

Digitalisierung

Digitale und sichere Dokumentenverwaltung

Beratung

Fachwissen zu den neuesten regulatorischen Entwicklungen

Zeitersparnis

Entlastung Ihres HR-Teams, damit es sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann

Wirtschaftlichkeit

Planbare Kosten und flexible Leistungen

Verlässlichkeit

Keine Abhängigkeit von einer einzelnen Person. Die Kontinuität ist bei Abwesenheit, Krankheit oder Austritt gewährleistet

Personaladministration

Die Lohnbuchhaltung ist nur ein Teil der Personalverwaltung. Im Rahmen der ausgelagerten Personaladministration übernehmen wir die laufenden HR-Aufgaben, die für eine reibungslose Betreuung Ihrer Mitarbeitenden wichtig sind – in jeder Wachstumsphase Ihres Unternehmens:

  • Erstellung oder Überprüfung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Arbeitszeugnissen, Kündigungsschreiben und Abmahnungen
  • Meldung und Betreuung von Versicherungsfällen bei den jeweiligen Versicherern
  • Unterstützung bei Gesuchen um Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen
  • Administration und Betreuung von Krankheits-, Unfall- und Mutterschaftsfällen sowie weiteren Versicherungsleistungen
  • Bearbeitung von Anträgen auf Familienzulagen
  • Einführung von Vergütungsmodellen und Spesenreglementen
  • Bearbeitung von Spesenabrechnungen nach Ihren spezifischen Anforderungen
  • Verwaltung von Arbeitszeiten und Absenzen
  • Beratung zu allgemeinen und spezifischen arbeitsrechtlichen Fragen in Zusammenarbeit mit unseren Fachpersonen
  • Erfassung und Überwachung der Arbeitszeiten und Absenzen

Beratung

Manche Anliegen gehen über die laufende Verarbeitung hinaus. Unsere Beratungsleistungen bieten Ihnen bei Bedarf Zugang zu spezialisiertem Fachwissen:

  • Befristete operative Unterstützung durch ein Taskforce-Team
  • Punktuelle Überprüfungen, beispielsweise der Sozialversicherungsbeiträge
  • Begleitung und Beratung bei behördlichen Kontrollen
  • Beratung zur Optimierung Ihrer HR-Prozesse und -Systeme
  • Global Mobility Services
  • Organisation massgeschneiderter Schulungen

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Warum sollten Sie sich für Forvis Mazars in der Schweiz entscheiden?

Eine wirksame Auslagerung der Lohnbuchhaltung beruht auf klaren Prozessen. Unser Payroll-Team folgt in jeder Phase strukturierten und bewährten Verfahren.

Wir setzen auf vertrauensvolle, langfristige Beziehungen und stimmen unsere Unterstützung auf die Abläufe in Ihrem Unternehmen ab.
Kontaktieren Sie unsere Expertinnen und Experten

FAQ: Outsourcing von Payroll und Personaladministration

 

Unsere Lohnbuchhaltung hängt von einer Schlüsselperson ab. Was geschieht, wenn sie ausfällt oder das Unternehmen verlässt?

Ihre Löhne werden weiterhin zuverlässig verarbeitet. Unsere dokumentierten Abläufe, zuständigen Payroll-Fachpersonen und Stellvertretungsregelungen verringern die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden. Wir gewährleisten die Kontinuität bei Abwesenheit, Krankheit oder Austritt und können Ihr internes Payroll-Team bei Bedarf vorübergehend verstärken.

 

Wie gehen Sie mit verspäteten Angaben, manuellen Korrekturen und verbindlichen Zahlungsterminen um?

Für jeden Lohnlauf gilt ein vereinbarter Zeitplan mit klaren Terminen für die Datenlieferung, Freigabe und Zahlung. Eingaben, Berechnungen und Korrekturen durchlaufen dokumentierte Prüfschritte. Treffen Angaben nach dem vereinbarten Stichtag ein, beurteilen wir gemeinsam mit Ihnen die Auswirkungen und legen die sicherste Lösung fest, etwa eine Korrektur im nächsten Lohnlauf oder einen zusätzlichen Lohnlauf.

Kann die Schweizer Lohnbuchhaltung vollständig ausgelagert werden, einschliesslich kantonaler Vorschriften, Quellensteuer und Sozialversicherungen?

Ja. Wir bieten eine vollständige oder teilweise Auslagerung der Schweizer Lohnbuchhaltung an, einschliesslich Anmeldungen und Meldungen bei Sozialversicherungen und Pensionskassen, Quellensteuerabrechnungen sowie Jahresabschlussarbeiten und Lohnausweisen. Die Löhne werden mit Swissdec-zertifizierter Software gemäss den geltenden eidgenössischen und kantonalen Anforderungen verarbeitet.

Wie lässt sich nachvollziehen, wer einen ausgelagerten Lohnlauf geprüft und freigegeben hat?

Jeder Lohnlauf folgt einem dokumentierten Prozess mit festgelegten Zuständigkeiten, Abstimmungen, Kontrollen und der Freigabe durch den Kunden. Belege und Nachweise der durchgeführten Kontrollen werden für die Nachvollziehbarkeit aufbewahrt. Wir bereiten die Zahlungsdateien zum Import in Ihr E-Banking vor; die endgültige Zahlungsfreigabe bleibt bei Ihnen.

Kann die ausgelagerte Lohnbuchhaltung mit HR-, Zeiterfassungs- und Finanzsystemen verbunden werden, um Doppelerfassungen zu vermeiden?

Ja. Forvis Mazars in der Schweiz übernimmt die Einführung der Lohnbuchhaltung, die Datenmigration und die Anbindung an andere Systeme. Als Abacus-Integrationspartner verbinden wir die Lohnbuchhaltung mit Modulen für Zeiterfassung und Finanzbuchhaltung. Lohnbuchungen werden in Ihre Finanzbuchhaltung übertragen, sodass Doppelerfassungen vermieden werden.

Welche Aufgaben der Personaladministration können ausgelagert werden: Arbeitsverträge, Absenzen, Versicherungsfälle und Personaldossiers?

Forvis Mazars in der Schweiz übernimmt die Personaladministration: die Erstellung und Überprüfung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und Arbeitszeugnissen, die Verwaltung von Arbeitszeiten und Absenzen, die Betreuung von Krankheits-, Unfall- und Mutterschaftsfällen gegenüber den Versicherern sowie Anträge auf Familienzulagen, Spesenabrechnungen und Arbeitsbewilligungen.

Können Expatriates, Grenzgängerinnen und Grenzgänger, Beteiligungspläne und Shadow Payroll in die ausgelagerte Schweizer Lohnbuchhaltung einbezogen werden?

Ja. Unsere Leistungen können Shadow Payroll, Split Payroll und die Meldung von Beteiligungsvergütungen wie Restricted Stock Units und Stock Options umfassen. Gemeinsam mit unseren Fachpersonen für Global Mobility unterstützen wir auch die Beurteilung der sozialversicherungsrechtlichen Unterstellung, A1-Bescheinigungen und die Meldepflichten für Expatriates sowie Grenzgängerinnen und Grenzgänger.

 

 

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