In control met het Tax Control Framework

Iedere organisatie dient transparant te rapporteren over hun risico’s en de beheersing daarvan om verantwoording te kunnen afleggen richting het maatschappelijk verkeer en stakeholders. Dit is ook voorgeschreven in de Governance Code. Een organisatie moet rapporteren over de risico’s die zij loopt en het systeem van beheersing van die risico’s. Dit kunnen ook fiscale risico’s zijn. Is uw organisatie voldoende op de hoogte welke fiscale risico’s er spelen en is er een systeem ontwikkeld waardoor u grip op deze risico’s heeft? Bent u in staat om inzicht te geven in keuzes die zijn gemaakt op dit gebied? Een TCF kan hierbij helpen.

Wat is een Tax Control Framework?

Het geheel van beleid, procedures en maatregelen om fiscale risico’s binnen een organisatie te signaleren, beheersen en te mitigeren wordt een TCF genoemd. Dit raamwerk is veel omvattend en wordt toegepast op zowel strategisch als operationeel niveau. Er worden een aantal deelgebieden onderkend in de opzet van een TCF:

Fiscale strategie

Nagenoeg elke organisatie heeft een fiscale strategie, alleen de mate van vastlegging verschilt. In een dergelijke fiscale strategie wordt bepaald hoe de onderneming en/of het bestuur wenst om te gaan met fiscale vraagstukken. Dit helpt binnen de onderneming om op een juiste manier fiscale keuzes te maken en richting te geven, ook op lagere niveaus binnen de onderneming.

Inrichten fiscale functie

In iedere organisatie is het belangrijk dat de taken en verantwoordelijkheden duidelijk zijn belegd en er voldoende kennis aanwezig is rondom de fiscale processen. Bij de stap ‘Inrichten fiscale functie’ in het TCF wordt in kaart gebracht welke medewerkers betrokken zijn bij de fiscale processen en welke taak zij hierin hebben. Tevens beschrijft u de inrichting van de ondersteunende systemen en databases, denkt u na over scholing en opleiding van de medewerkers en beoordeelt u of er voldoende middelen beschikbaar zijn om een goed TCF op te zetten en uit te voeren.

Voor de fiscale beheersing is een toedeling van verantwoordelijkheden belangrijk. Er moet duidelijk worden aangegeven welke functionarissen en afdelingen van de organisatie verantwoordelijkheid dragen voor de fiscale aangelegenheden.

Procesbeschrijvingen

Om de fiscale risico’s in kaart te brengen is het noodzakelijk om zicht te hebben op de processen in de organisatie die de fiscaliteit raken. Als een beschrijving wordt gemaakt van deze processen is direct te zien waar in het proces een mogelijk fiscaal risico optreedt. Deze risico’s worden vervolgens meegenomen in de beheersmaatregelen.

Risicoanalyse

Bij deze stap worden de fiscale risico’s van de organisatie in kaart gebracht. Het is van belang een fiscaal risicoprofiel helder te hebben en daarbij de toprisico’s in kaart te brengen, zodat uw organisatie hier proactief naar kan handelen. Deze stap is daarom de belangrijkste, maar tevens ook de moeilijkste. Risico’s kunnen voorkomen in de processen die in een eerdere stap zijn beschreven, maar het kunnen ook risico’s zijn die voortkomen uit de aard van de organisatie of de markt waarin zij opereert. Voor de belangrijkste risico’s worden vervolgens beheersmaatregelen geformuleerd, zodat deze risico’s kunnen worden gemitigeerd. Een nulmeting op basis van data-analyse voor de verschillende belastingmiddelen kan helpen om fiscale risico’s inzichtelijk te krijgen.

Monitoring fiscale beheersing

De laatste stap in het TCF betreft de monitoring. Het is belangrijk om periodiek vast te stellen dat het ingerichte framework en de bedachte beheersmaatregelen in continuïteit goed werken en de risico’s van de organisatie daadwerkelijk afvangen. Deze monitoring zal vaak bestaan uit een (statistische) steekproef, maar ook andere controlemiddelen kunnen hiervoor worden ingezet. Uit de bevindingen van de monitoring kan een verbeterplan volgen om het TCF verder te optimaliseren en eventuele risico’s te mitigeren. Software helpt om het monitoring proces minder tijdsintensief te maken en vastlegging van mitigerende maatregelen te automatiseren.

Forvis Mazars kan helpen

Op elk van deze gebieden zal uw organisatie na moeten denken over de wijze waarop u vorm wil geven aan het TCF. Zo komt bijvoorbeeld de vraag naar voren welke fiscale strategie u wilt hanteren. Is dat scherp aan de wind varen en zoveel mogelijk fiscaal voordeel behalen, of wil de organisatie compliant zijn, en stelt zij de verhouding met de Belastingdienst voorop? En hoe wordt deze strategie vervolgens door de organisatie uitgedragen in de dagelijkse activiteiten? Wie zijn er betrokken in de fiscale processen, en welke processen zijn dat eigenlijk? Is onze organisatie eigenlijk wel in staat om alle fiscale risico’s te onderkennen, en kunnen wij antwoord geven op de vraag waarom wij sommige risico’s niet beheersen? En is er al software beschikbaar die in dit proces kan helpen of is het te overwegen aanvullende tools aan te schaffen? Dit zijn een aantal vragen die tijdens de opzet van een TCF naar voren zullen komen en waarbij wij u graag helpen.

Internationale aanpak

Organisaties met vestigingen in meerdere landen zullen een uniforme aanpak willen voor elke vestiging, zodat de fiscale beheersing ook op uniforme wijze plaats kan vinden. Hierbij wordt er uiteraard rekening gehouden met de vereisten die in de afzonderlijke landen worden gesteld. Forvis Mazars heeft een internationale aanpak ontwikkeld, waarbij in elk land op dezelfde wijze invulling wordt gegeven aan een Tax Control Framework. Forvis Mazars heeft in diverse landen specialisten zitten die u kunnen adviseren over een internationaal Tax Control Framework.