Vaste kostenvergoeding met terugwerkende kracht in beginsel niet gericht vrijgesteld

Belangrijke voorwaarden voor een vaste kostenvergoeding zijn dat deze onderbouwd moet zijn met gerichte vrijstellingen of intermediaire kosten én dat vooraf een onderzoek heeft plaatsgevonden naar de daadwerkelijk gemaakte kosten. De Belastingdienst heeft recent een kennisgroepstandpunt gepubliceerd waarin is toegelicht dat een vaste kostenvergoeding in beginsel niet met terugwerkende kracht gericht vrijgesteld kan worden toegekend. In dit bericht zullen wij dit nader toelichten.

Vaste kostenvergoedingen binnen de werkkostenregeling

Uitgangspunt conform de Wet op de loonbelasting 1964 (hierna: Wet LB 1964) is dat vergoedingen die een werknemer uit zijn dienstbetrekking ontvangt tot het loon behoren. Onder de werkkostenregeling kan een werkgever bepaalde kostenvergoedingen ook aanwijzen als eindheffingsbestanddeel. Als een gerichte vrijstelling van toepassing is, dan kan de vergoeding onbelast aan de werknemer betaald worden.

Het is ook mogelijk om een periodieke vaste kostenvergoeding te betalen voor gerichte vrijgestelde en intermediaire kosten. Hiervoor is vereist dat vooraf een onderzoek heeft plaatsgevonden naar de daadwerkelijk gemaakte kosten door de werknemers. In de regel stelt de Belastingdienst zich op het standpunt dat een dergelijk onderzoek ongeveer drie maanden dient te duren. Het is belangrijk om een kostenonderzoek correct uit te voeren. Forvis Mazars kan daarbij assisteren. Denk daarbij aan het vooraf bespreken van de uitgangspunten van zo’n onderzoek met de Belastingdienst, zoals het aantal werknemers dat moet deelnemen, de uitgaven die worden meegenomen en de periode waarover het onderzoek plaatsvindt.

Daarbij onderscheidt de vaste kostenvergoeding zich van een vergoeding op declaratiebasis. Bij een vergoeding op declaratiebasis worden de daadwerkelijk gemaakte kosten achteraf vergoed, op basis van bijvoorbeeld bonnetjes of facturen.

Vaste vergoeding achteraf onderbouwen niet mogelijk

In de situatie die aan de kennisgroep is voorgelegd, besluit een werkgever in september 2025 om zijn werknemers met terugwerkende kracht vanaf 1 april 2025 een vaste kostenvergoeding van € 50 per maand toe te kennen. De werkgever betaalt de vergoeding over de periode tot en met december 2025 in één keer uit.

Voorafgaand aan de betaling laat de werkgever van september tot en met november 2025 een onderzoek naar de werkelijke kosten uitvoeren. Op basis daarvan stelt de werkgever op 1 december 2025 vast dat de kostenvergoeding onder een gerichte vrijstelling kan vallen.

De vraag is of de vergoeding over de periode van 1 april tot 1 december 2025 als een vaste kostenvergoeding kan worden aangemerkt waarop de gerichte vrijstellingen van toepassing zijn. De kennisgroep beantwoordt de vraag ontkennend. De vergoeding over de periode van 1 april tot 1 december 2025 kan volgens de kennisgroep niet worden aangemerkt als een vaste onbelaste vergoeding.

Volgens de kennisgroep moet een vaste kostenvergoeding betrekking hebben op kosten die een werknemer nog moet maken. Het gaat om een vooraf bepaald bedrag dat is bedoeld om toekomstige kosten te dekken. In de voorgelegde situatie waren de kosten al gemaakt voordat de werkgever het kostenonderzoek had afgerond en de vaste vergoeding had vastgesteld. Dat het kostenonderzoek vóór de betaling (in casu in september) van de vergoeding is verricht, is volgens de kennisgroep niet voldoende.

Vergoeding op declaratiebasis kan mogelijk wel

Dat de betaling niet als vaste kostenvergoeding kwalificeert, betekent niet automatisch dat iedere vergoeding voor de al gemaakte kosten belast is. De werkgever kan de daadwerkelijke kosten die werknemers in de betreffende periode hebben gemaakt mogelijk alsnog op declaratiebasis gericht vrijgesteld vergoeden. De werkgever dient de gemaakte kosten dan aannemelijk te maken aan de hand van bijvoorbeeld facturen en bonnen.

Meer weten?

Heeft u vragen over de mogelijkheden om een vaste kostenvergoeding te betalen? Of wilt u begeleid worden bij een onderzoek naar de daadwerkelijk gemaakte kosten? Neem contact met ons op.