ViDA en vastgoed: datakwaliteit als stevig fundament voor realtime reporting

Wat dit evenement onderscheidde, was de multidisciplinaire benadering van btw en data. Door kennis en expertise op het gebied van de fiscaliteit, IT, dataverwerking en digitale transformatie samen te brengen, lieten we zien hoe onze geïntegreerde aanpak organisaties helpt zich voor te bereiden op de btw-vraagstukken die de vastgoedsector de komende jaren zullen bepalen.

Tijdens de sessie deelden Redmar Wolf (Partner Indirect Tax & Real Estate Transfer Tax, hoogleraar aan de Rijksuniversiteit Groningen en plaatsvervangend raadsheer bij het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden), Pim Ploos van Amstel (Senior Manager Digital Transformation & IT Consulting) en Jurre Werther (VAT Manager Global Compliance & Reporting) hun inzichten over de praktische gevolgen van ViDA en hoe organisaties zich hierop kunnen voorbereiden.

ViDA markeert een fundamentele verandering in de manier waarop btw binnen Europa wordt gerapporteerd, gedocumenteerd en gecontroleerd. Deze ontwikkeling dwingt organisaties om de stap te zetten van periodieke btw-aangiften naar vrijwel realtime rapportage op transactieniveau.

De werking van het pakket wordt hier in detail toegelicht op de ViDA e‑invoicing regulations hub van Forvis Mazars. Hier richten we ons op wat dit specifiek betekent voor de vastgoedsector en op de interne data- en technologiecapaciteiten die we in Rotterdam hebben laten zien.

Datakwaliteit als kritische succesfactor

Voor de vastgoedsector ligt de grootste uitdaging niet zozeer bij e-invoicing zelf, maar bij de kwaliteit van de onderliggende data. Vastgoedtransacties omvatten vaak meerdere partijen, verschillende jurisdicties en uiteenlopende btw-behandelingen. De benodigde informatie is doorgaans verspreid over verschillende systemen die door diverse afdelingen worden beheerd. De fiscale functie wordt daarbij vaak pas aan het einde van het proces betrokken om controles uit te voeren, fouten te corrigeren en eerder genomen beslissingen te reconstrueren.

Daar komt bij dat belangrijke fiscale keuzes vaak niet expliciet worden vastgelegd in ERP-systemen. Daardoor is de informatie die nodig is voor sectorspecifieke btw-regelingen, zoals de berekening van het pro rata-aftrekrecht of een herzieningsberekening, vaak lastig terug te vinden. Niet zelden bevinden deze berekeningen zich in Excel-eilandjes en is de benodigde kennis geconcentreerd bij één of twee medewerkers. In een omgeving waarin facturen vrijwel direct na uitgifte worden gevalideerd en correcties achteraf nog maar beperkt mogelijk zijn, vormt dit een aanzienlijk risico.

Data en btw samenbrengen: de multidisciplinaire aanpak van Forvis Mazars

Juist hier komt de combinatie van onze btw- en data-expertise samen. Tijdens het evenement demonstreerden wij een platform dat is ontwikkeld op basis van Microsoft applicaties, waar de meeste organisaties al over beschikken. Dit platform verbindt de verschillende systemen en betrokken medewerkers en maakt het mogelijk om fiscale informatie en btw-posities die in ERP-systemen vaak ontbreken expliciet vast te leggen. Hierdoor worden btw-overwegingen eerder in het proces geïntegreerd: fiscale beslissingen worden vooraf genomen, één keer vastgelegd en vervolgens consistent verwerkt in de onderliggende systemen.

Tegelijkertijd maakten we duidelijk dat technologie op zichzelf geen universele oplossing is. Een grondige analyse van bestaande processen, gecombineerd met weloverwogen keuzes over de inrichting van e-invoicing en digitale rapportage, bijvoorbeeld via een extern platform of rechtstreeks vanuit het ERP-systeem, bepaalt uiteindelijk of data, processen en governance daadwerkelijk op elkaar aansluiten. Zonder die samenhang lost een nieuwe tool de onderliggende uitdagingen niet op.

Belangrijkste inzichten

Uit de bijdragen van de sprekers en de levendige discussies met de deelnemers bleek het volgende:

• De impact van ViDA wordt binnen de vastgoedsector nog onvoldoende onderkend. Hoewel 1 juli 2030 nog enkele jaren weg is en de Nederlandse implementatie nog niet volledig vaststaat, brengt afwachten risico’s met zich mee. Dit is hét moment om met uw ERP-leverancier in gesprek te gaan over de ViDA-ontwikkelingen en inzicht te krijgen in de mogelijkheden van uw huidige ERP-systeem.
• ViDA beïnvloedt nu al belangrijke beslissingen. De nieuwe definitie van kortdurende verhuur, waarbij mogelijk een maximale verblijfsduur van 30 nachten geldt, kan gevolgen hebben voor de toekomstige btw-behandeling van verhuur. Dit heeft impact op de begrotingen en tenders van projecten die zich momenteel nog in de ontwerp- of begrotingsfase bevinden, met name als deze uiteindelijk binnen de hospitalitysector in gebruik genomen zullen worden.
• Ook de benodigde transformatie mag niet worden onderschat. Het herzien van btw-codes, verbeteren van brondata, afstemmen van besluitvormingsprocessen en versterken van interne beheersmaatregelen kost aanzienlijk veel tijd. Dat geldt in het bijzonder voor complexe, grensoverschrijdende vastgoedstructuren.
• Andere EU-lidstaten hebben een voorsprong en hebben het ViDA in sommige gevallen al geïmplementeerd. Vastgoedorganisaties met internationale activiteiten kunnen daardoor al vóór de Nederlandse invoering te maken krijgen met verplichtingen rondom e-invoicing.

Van compliance-uitdaging naar strategische kans

ViDA is uiteindelijk veel meer dan een nieuwe complianceverplichting. Organisaties die e-invoicing tijdig integreren in hun processen en systemen, kunnen deze ontwikkeling benutten als katalysator voor bredere digitale transformatie. Het biedt kansen om de datakwaliteit te verbeteren, meer grip te krijgen op btw-posities en operationele processen efficiënter in te richten. Met de juiste combinatie van fiscale kennis en data-expertise verandert een wettelijke verplichting daarmee in een strategisch voordeel.

Interesse in een volgend vastgoedevenement? Laat het ons weten door te mailen naar vastgoedevent.nl@forvismazars.com. Wij voegen u graag toe aan de uitnodigingenlijst voor toekomstige bijeenkomsten en kennissessies.