Equal Pay – Abwarten ist keine Option

Die Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 Rund um den Equal Pay Day und den Weltfrauentag wiederholt sich in Deutschland jedes Jahr dieselbe Debatte: Wie ist mit der Entgeltlücke zwischen den Geschlechtern, dem sogenannten Gender Pay Gap, umzugehen? Je nach Perspektive werden unterschiedliche Zahlen angeführt. Kritische Stimmen verweisen auf den unbereinigten Wert von 16 % – also die reine Differenz zwischen den durchschnittlichen Bruttostundenlöhnen von Männern und Frauen. Andere betonen den bereinigten Unterschied von 6 %, bei dem Faktoren wie Berufswahl, Qualifikation oder Berufserfahrung herausgerechnet werden.

Mit der EU-Richtlinie und ihrer Umsetzung in nationales Recht wird diese Debatte künftig fokussierter. Unternehmen mit mehr als 100 Beschäftigten müssen ab 2027 Bericht erstatten – und die bereinigte Entgeltlücke wird zur maßgeblichen Kennzahl. Liegt sie über 5 %, sind Arbeitgeber verpflichtet, die Differenz zu erklären, zu rechtfertigen oder zu beseitigen. Gleichzeitig erhalten Bewerber*innen künftig Informationen zum Einstiegsgehalt oder zu einer Gehaltsspanne. Beschäftigte wiederum bekommen erweiterte Auskunftsrechte über Entgeltstrukturen.

„Um sich als Unternehmen angemessen vorzubereiten, muss am Anfang eine systematische Bestandsaufnahme stehen“, sagt Dr. Andreas Eckhardt, Rechtsanwalt und Partner beim Prüfungs- und Beratungsunternehmen Forvis Mazars. Firmen sollten analysieren, welche Vergütungssysteme existieren, ob eine klare Jobarchitektur vorhanden ist und wie Stellen bewertet werden.

Vergütungslogik und Datenbasis im Fokus

Eine zentrale Frage lautet dabei: Welche Beschäftigten sind überhaupt miteinander vergleichbar – also wer leistet gleiche oder gleichwertige Arbeit? Gerade hier sehen Expert*innen in vielen Organisationen Nachholbedarf. Während große Konzerne häufig etablierte Stellenbewertungssysteme nutzen, fehlen solche Strukturen im Mittelstand oft noch.

Neben der Vergütungslogik rückt ein zweiter Faktor in den Mittelpunkt: die Datenbasis. „Verfügbarkeit und Qualität der Daten sind oft die größte Herausforderung – und betreffen mehrere Bereiche im Unternehmen gleichzeitig“, sagt Dr. Katrin Meyer, Partnerin und ESG‑Expertin bei Forvis Mazars. „Die relevanten Informationen liegen in HR‑Systemen, Payroll, Controlling oder lokalen Tools.“ Entscheidend sei es daher, diese Daten zusammenzuführen und eine konsistente Basis für Analyse, Steuerung und spätere Berichterstattung zu schaffen.

Die Richtlinie verlangt umfangreiche Auswertungen, etwa zur Höhe des Gender Pay Gap oder zur Verteilung variabler Vergütungen. „Ohne strukturierte Datensysteme lassen sich solche Analysen kaum zuverlässig erstellen“, betont Meyer. „Viele Unternehmen nutzen die Umsetzung deshalb als Chance, ihre Datenlandschaft grundsätzlich zu modernisieren – ein wichtiger Schritt, um Vergütung künftig nicht nur regelkonform, sondern auch strategisch steuerbar zu machen.“

Transparenzpflicht beginnt bereits beim Recruiting

Eine wichtige Veränderung betrifft auch den Einstellungsprozess. Arbeitgeber müssen künftig spätestens vor dem ersten Vorstellungsgespräch Angaben zum Einstiegsgehalt oder zu einer Gehaltsspanne machen. Gleichzeitig wird es unzulässig, Bewerber*innen nach ihrer bisherigen Vergütung zu fragen.

Damit verändert sich die Logik vieler Gehaltsverhandlungen: Unternehmen sind verpflichtet, bereits im Vorfeld zu definieren, in welchem Vergütungsband eine Position angesiedelt ist. „Die klassische Situation, in der sich Arbeitgeber an den Gehaltsvorstellungen der Bewerber*innen orientieren, wird der Vergangenheit angehören“, sagt Eckhardt. Für Personalabteilungen bedeutet das zusätzliche Verantwortung: Gehaltsstrukturen müssen klar definiert, Recruiting-Prozesse angepasst und Führungskräfte im Umgang mit den neuen Transparenzpflichten geschult werden.

Besonders relevant wird die Richtlinie, falls die Analysen deutliche Entgeltunterschiede offenbaren. „Die EU-Richtlinie sieht vor, dass Arbeitgeber aktiv werden müssen, wenn ein geschlechtsspezifischer Lohnunterschied von mehr als 5 % nicht objektiv erklärbar ist“, so Eckhardt. In solchen Fällen ist eine gemeinsame Entgeltbewertung mit Arbeitnehmervertreter*innen vorgesehen.

Arbeitgeber trägt Beweislast

Hat der Arbeitgeber alles getan, um bestehende Entgeltunterschiede zu erklären – das heißt, nur noch diejenigen Mitarbeiter*innen miteinander zu vergleichen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit erledigen –, so muss er prüfen, ob er verbleibende Entgeltunterschiede rechtfertigen kann.

Jetzt liegt der Fokus auf dem*der einzelnen Arbeitnehmer*in: Wie sind seine*ihre individuellen Leistungen? Wie sieht es mit seiner*ihrer Berufserfahrung auf der konkreten Position aus? Gibt es sonstige objektive Kriterien, wie beispielsweise die aktuelle Arbeitsmarktsituation oder die Lebenshaltungskosten am Arbeitsort, die potenziell ein unterschiedliches Gehalt bei gleich(wertiger) Tätigkeit rechtfertigen?

Denkbar sind hier viele Gründe. Allerdings trägt der Arbeitgeber die Darlegungs- und Beweislast für solche potenziellen Rechtfertigungsgründe. Daran scheitern jedoch viele Arbeitgeber, weil es an der Dokumentation solcher Darlegungen fehlt oder es der jeweiligen Begründung an Substanz mangelt.

Führungsrolle der HR-Abteilung

„Bleiben nach alledem Differenzen bestehen, weil diese weder erklärt noch gerechtfertigt werden können, müssen Unternehmen Geld in die Hand nehmen, um die Entgeltdifferenzen zu reduzieren“, sagt Eckhardt. Unternimmt ein Arbeitgeber nichts, drohen Konsequenzen. Neben möglichen Bußgeldern spielt auch die Reputation eine Rolle. „Entgeltberichte werden künftig öffentlich stärker wahrgenommen – und haben Einfluss auf die Arbeitgeberattraktivität und das Vertrauen der Belegschaft.“

Die Umsetzung der Richtlinie betrifft zahlreiche Bereiche im Unternehmen – HR-, IT- und Rechtsabteilung, außerdem Controlling und Nachhaltigkeitsmanagement. Die operative Steuerung liegt meist bei der Personalabteilung, aber der Erfolg hängt wesentlich davon ab, dass alle relevanten Bereiche eng verzahnt arbeiten. Denn Entgelttransparenz ist ein klassisches Querschnittsthema: Vergütungslogik, Datenstrukturen und Governance müssen ineinandergreifen, damit Unternehmen nicht nur gesetzeskonform handeln, sondern die neuen Anforderungen auch strategisch nutzen können.

Einstieg in das „S“ von ESG

Aus einer sozialen Nachhaltigkeitsperspektive kann die Richtlinie ebenfalls wichtige Impulse setzen. „Entgelttransparenz ist ein klar definierter Bestandteil der Anforderungen an den Umgang mit der eigenen Belegschaft“, sagt Meyer. Das Gesetz wirke als ein kraftvoller Treiber: Unternehmen, die belastbare Daten, klare Kriterien und transparente Prozesse etablieren, schaffen nicht nur Compliance, sondern überdies die Grundlage für eine glaubwürdige People‑Strategie.

Zwar erscheint die Frist bis zur nationalen Umsetzung auf den ersten Blick noch nicht allzu drängend. In der Praxis benötigen viele Vorarbeiten jedoch Monate: Vergütungssysteme müssen überprüft, Daten bereinigt, HR-Prozesse angepasst und Führungskräfte geschult werden. Hinzu kommen Mitbestimmungsprozesse mit Betriebsräten.

Die zentrale Botschaft der Expert*innen ist daher klar: Abwarten ist keine Option. „Die Richtlinie ist in ihren Grundzügen sehr konkret“, sagt Eckhardt. Unternehmen müssten jetzt beginnen, ihre Strukturen und Daten zu analysieren, und die Umsetzung aller Vorgaben einzuleiten. „Wer erst mit der Veröffentlichung des deutschen Umsetzungsgesetzes beginnt, wird kaum genug Zeit haben, alles fristgerecht und sauber umzusetzen.“

Weiterlesen

• EU action for equal pay
• Abschlussbericht Kommission „Bürokratiearme Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie“, Berlin. 24.Oktober 2025