Record-to-Report und Abschlussprozesse – effizient, transparent, mit hoher Qualität und steuerbar – durch den Einsatz von FloQast

Viele Unternehmen wollen oder müssen ihre Abschluss- und Reporting-Prozesse beschleunigen und Qualität, Transparenz oder Nachvollziehbarkeit verbessern. Genau hier setzt ein moderner Record-to-Report-Ansatz an: Nicht einzelne Prozessschritte werden isoliert verbessert, sondern Abschlusssteuerung, Kontrollen, operative Zusammenarbeit und technologische Unterstützung werden als zusammenhängendes System betrachtet. Wenn Checklisten, Abstimmungen, Kontrollen, Aufgabensteuerung und Datenauswertung nebeneinander statt miteinander organisiert werden, entstehen Medienbrüche, unklare Verantwortlichkeiten und unnötige Reibungsverluste. Ein integrierter Record-to-Report-Ansatz schafft hier die Grundlage für konsistente Prozesse, klare Zuständigkeiten und eine belastbare Dokumentation und trägt wesentlich dazu bei, Abläufe zu digitalisieren und zu automatisieren. Hierbei helfen geeignete prozessunterstützende Softwarelösungen wie FloQast.  

FloQast ist eine Finanz-Transformations-Plattform zur Optimierung, Digitalisierung und Automatisierung des Accountings unter Anwendung von KI mit einem starken Fokus auf den Record-to-Report/Abschlussprozess.

Mithilfe der nachfolgend vorgestellten Kernfunktionen von FloQast lässt sich der Anspruch an mehr Schnelligkeit, Qualität, Transparenz und Steuerbarkeit praktisch umsetzen.

Close Management – den Abschluss strukturiert steuern

Ein robuster Monats- oder Jahresabschluss beginnt mit klar definierten Aufgaben, transparenten Fortschritten und sauber dokumentierten Zuständigkeiten. Im Mittelpunkt stehen dabei:

• Abschlusschecklisten: Fortschrittsverfolgung von Einzelpersonen und Teams über Arbeitsabläufe hinweg
• Automatisierte Kontenabstimmungen: Sicherstellung der vollständigen und korrekten Buchhaltung durch Abstimmungen von Konten und deren Automatisierung Abweichungsanalysen: Aufdeckung von Abweichungen und Analyse der Ursachen
• Auditfähige Dokumentation: Lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation aller Abschlussaktivitäten in Echtzeit

Ziel ist nicht nur ein schnellerer Abschluss, sondern ein Prozess, der besser steuerbar und nachvollziehbarer wird.

^{Quelle: FloQast}

Compliance – Kontrollen enger mit dem Abschluss verknüpfen

Steigende regulatorische Anforderungen erhöhen den Druck auf Accounting- und Finance-Teams, Kontrollen konsistent in ihre Abläufe einzubetten. Statt Compliance als separates Arbeitspaket zu behandeln, ist ein prozessnaher Ansatz sinnvoll: Kontrollen, Nachweise, Risiken und Verantwortlichkeiten werden unmittelbar mit zentralen Finanz- und Abschlussprozessen verbunden. Konkret unterstützt FloQast hier durch:

• Risikomanagement: Bewertung von Geschäftsrisiken, Pläne zur Risikobehandlung, Heatmaps
• Transparenzsteigerung: Risikoverwaltung durch leicht sichtbare und zugängliche Kontrollen vereinfachen
• Integrierte Kontrollen: Einbettung von Kontrollabläufen in kritische 
  Finanz- und Abschlussprozesse
• Effizientere Audits: Bis zu 48 % Prüfungsaufwand reduzieren durch zentralisierte Nachweise, Tests und Korrekturen

Dadurch verbessert sich nicht nur die Transparenz, sondern auch die Prüfungsfähigkeit der Abläufe.

^{Quelle: FloQast}

Accounting Operations – Überblick über Aufgaben, Auslastung und Engpässe

Moderne Abschlussteams benötigen mehr als eine klassische To-do-Liste. Entscheidend ist Transparenz darüber, welche Aufgaben offen sind, wo Engpässe entstehen und wie Arbeitslasten sinnvoll verteilt werden können. Hier setzt FloQast an:

• Echtzeit-Dashboards: Top-Down-Einblick in Echtzeit, um Ziele, Aufgaben, Engpässe und Fortschritte im Blick zu behalten
• Optimierung: Automatisierung von manuellen Aufgaben rund um Abschreibungs- und Journalbuchungsprozesse, um bis zu 20 % Zeitersparnis zu erzeugen
• Workflow-Analyse: Transparenz über Auslastungen schaffen und Stress verpasster Deadlines reduzieren
• Zusammenarbeit effizient gestalten: Teamübergreifendes Teilen von Aufgaben und Deadlines, um Verantwortlichkeiten sicherzustellen
• Automatisierte Follow-up-Mails: Informationsanfragen zu Spesenabrechnungen oder fälligen Kreditorenabrechnungen automatisch und personalisiert in Ihrer Organisation verbreiten

Damit wird der Abschluss nicht nur schneller, sondern auch planbarer – insbesondere in Organisationen mit mehreren Beteiligten oder standortübergreifender Zusammenarbeit.

^{Quelle: FloQast}

AI & Transform – KI kontrolliert und sinnvoll im Finance-Kontext einsetzen

Künstliche Intelligenz entfaltet im Rechnungswesen nur dann einen Mehrwert, wenn ihr Einsatz fachlich anschlussfähig, kontrollierbar und dokumentierbar ist. KI darf kein Selbstzweck sein, sondern muss eine gezielte Unterstützung für Finanz- und Abschlussprozesse sein. Dafür liefert FloQast:

• Personalisierte KI-Agenten: KI‑gestützte Assistenten, zugeschnitten auf spezifische Finanz‑ und Abschlussprozesse, erstellbar in natürlicher Sprache und Einbettung in definierte Workflows
• Nahtlose Einbindung aller Systeme: Durch KI laufend und automatisiert Finanzdaten zentralisieren, verarbeiten und verbuchen
• Zuverlässige Skalierung: KI‑Anwendungen, die mit Teams, Prozessen und Organisationen sicher mitwachsen
• Auditierbarer Einsatz: kontrollierter, dokumentierter und prüfungssicherer Einsatz von KI im Accounting

Der relevante Fortschritt der KI liegt nicht im bloßen Vorhandensein, sondern in ihrer verlässlichen und skalierbaren Einbettung in bestehende Prozesse. FloQast setzt genau hier an und ermöglicht echte Effizienzsteigerungen.

^{Quelle: FloQast}

Forvis Mazars und FloQast

Technologie allein löst keine Prozessprobleme. Entscheidend ist die Verbindung von Plattformfunktionalität mit Fachwissen zu Accounting, Governance, Kontrollen und Transformation. Die Plattform adressiert den operativen Record-to-Report-Prozess und notwendige und etablierte Kernfunktionen, während Forvis Mazars bei der fachlichen Ausgestaltung, Einbettung in die Zielprozesse, der organisatorischen Verankerung, aber auch der Betrachtung und Optimierung weiterer relevanter Bausteine und involvierter Systeme unterstützt.

Erst im Zusammenspiel der unterschiedlichen Bausteine entsteht ein tragfähiger und nachhaltiger Ansatz für mehr Schnelligkeit, Effizienz, Qualität und Steuerbarkeit im Record-to-Report-Prozess.