Bérszámfejtés- Professzionális megoldások vállalatok számára

A bérszámfejtés a munkavállalók juttatásainak pontos és jogszerű elszámolását jelenti. Ez a folyamat jóval többet takar, mint a bérek és járulékok megfizetését: figyelembe veszi a ledolgozott munkaórákat, a távolléteket, a pótlékokat, a bónuszokat, a cafeteria juttatásokat, valamint az adó- és járulékfizetési kötelezettségeket is.

Sokan úgy vélik, hogy a bérszámfejtés teljes mértékben automatizálható, és kizárólag a hónap végén merül fel teendőként. A valóság azonban az, hogy ez egy összetett, hónapról hónapra változó jogszabályi környezethez igazodó feladat, amely folyamatos figyelmet és szakértelmet igényel.

A bérszámfejtés során nemcsak a bruttó és nettó bérek meghatározása történik meg, hanem a személyi jövedelemadó előleg és a különböző egyéb járulékok kiszámítása és megfizetése, valaminta jogszabályok szerinti adatszolgáltatás is – például a hatóságok felé –, ami szintén a munkáltató kötelezettsége.

A pontos és időben történő bérszámfejtés elengedhetetlen a munkavállalók bizalmának megőrzéséhez. Amennyiben a dolgozók rendszeresen és pontosan kapják meg a bérüket, az hozzájárul az elégedettségükhöz és elkötelezettségükhöz, ami végső soron a vállalat működésére is pozitívan hat.

Érdemes tehát a bérszámfejtési feladatokat olyan szakértőkre bízni, akik naprakészen követik a jogszabályi változásokat, és biztosítják a hibamentes, megbízható elszámolást.

A bérszámfejtő feladatai rendkívül összetettek és nagy felelősséggel járnak. Ő gondoskodik arról, hogy a munkavállalók részére a bérfizetés, a hatóságok részére pedig az adóelőleg és járulékfizetés pontosan, a hatályos jogszabályoknak megfelelően történjen. Ehhez nem csupán a munkaidő-kimutatásokat és a béradatokat kell feldolgoznia, hanem figyelembe kell vennie a különböző adókat, járulékokat és egyéni tényezőket is, például a családi kedvezményeket, táppénzeket vagy béren kívüli juttatásokat. 

Bérszámfejtő feladatai közé tartozik: 

• a társadalombiztosítási (TB), személyi jövedelemadó (SZJA),
• egészségbiztosítási járulékok és nyugdíjjárulékok számítása és levonása,  
• bérfeladások és bérösszesítők készítése,
• bérjegyzékek összeállítása a dolgozók számára, 
• kapcsolattartás a pénzintézetekkel, könyvelőkkel és hatóságokkal, 
• TB-ügyintézés, például betegszabadság, baleseti táppénz, CSED, GYED, GYÁP kezelése, 
• bónuszok, jutalmak, cafeteria- és egyéb juttatások bérszámfejtése, 
• új munkavállalók beléptetésének és bejelentésének ügyintézése, 
• felmondás vagy a munkaszerződés megszűnése esetén az elszámolás, 
• kiléptetés (munkáltató munkaállományából és a hatóságoknál (pl. Magyar Államkincstár) és a kötelező igazolások kiállítása (pl. kilépő papírok, bér- és szabadságelszámolás),
• időközi vagy rendkívüli kifizetések számfejtése, például túlórák, kiküldetések, külföldi napidíjak elszámolása, 
• a szükséges nyilvántartások naprakészen tartása, valamint hatósági adatszolgáltatások elvégzése. 

Sokan hajlamosak összemosni a könyvelés és a bérszámfejtés fogalmát, különösen akkor, ha olyan könyvelőirodával dolgoznak együtt, amely mindkét szolgáltatást kínálja. Fontos azonban tisztában lenni azzal, hogy a két szakterület eltérő feladatköröket lát el, és nem helyettesíti egymást. 

A könyvelő feladata a vállalkozás összes gazdasági eseményének számviteli szabályok szerinti nyilvántartása (könyvelés), a legtöbb adóbevallás elkészítése (kivéve például a bérekkel kapcsolatos járulékok és adók), az éves számviteli beszámoló elkészítése és a vezetők, tulajdonosok informálása a cég vagyoni-pénzügyi-jövedelmi helyzetéről.

Ezzel szemben a bérszámfejtő a vállalkozás dolgozóval kapcsolatos kifizetések és adatszolgáltatásokért felel. Ő számfejti a béreket, elszámolja a túlórákat, pótlékokat, szabadságokat, valamint kezeli a táppénzeket, juttatásokat és az ezekhez kapcsolódó adó- és járulékfizetési kötelezettségeket. Továbbá elvégzi a bejelentéseket a hatóságok felé, kapcsolatot tart a dolgozókkal, és naprakészen követi a munkaügyi és társadalombiztosítási szabályozásokat.

Bár a könyvelő és a bérszámfejtő egyaránt pénzügyi területen dolgozik, a munkájuk nemcsak különbözik, hanem külön szaktudást is igényel. A bérszámfejtés sajátos jogszabályi környezetben zajlik, amelyet naprakészen ismerni kell. A könyvelő szaktudása nem terjed ki automatikusan a bérügyekre, és fordítva – így a bérszámfejtés nem tekinthető a könyvelő természetes feladatkörének.

Ezért is fontos, hogy ha vállalkozása munkavállalókat foglalkoztat, akkor a bérszámfejtést erre specializálódott, tapasztalt szakemberre bízza. 

A bérszámfejtés egy több lépésből álló, egymásra épülő folyamat, amely minden hónapban ismétlődik. A cél, hogy a munkavállalók pontosan és időben megkapják a juttatásaikat, a munkáltató pedig megfeleljen minden adózási és jogszabályi előírásnak. 

A bérszámfejtés főbb lépései: 

1. Adatgyűjtés – a munkaidő-nyilvántartások, távollétek, túlórák, pótlékok, juttatások és egyéb szükséges adatok összegyűjtése. 
2. Előfeldolgozás – az adatok ellenőrzése, pontosítása, hogy ne kerüljenek hibás tételek a számfejtésbe. 
3. Számítás – a bruttó és nettó bérek, adók, járulékok és egyéb levonások kiszámítása, valamint a munkáltatói terhek meghatározása. 
4. Ellenőrzés és jóváhagyás – a számfejtési eredmények számszaki és törvényi megfelelésének ellenőrzése és a munkáltatói jogkör gyakorlója (vagy annak meghatalmazottja) általi jóváhagyása.

A bértitok a munkavállalót megillető fizetésre, juttatásokra és egyéb, bérjellegű kifizetésekre vonatkozó adatok összességét jelenti, amelyek bizalmas, nem nyilvános információnak minősülnek. Ez azt jelenti, hogy egy munkavállaló bérének összegét, a kapott prémiumokat, cafeteria-elemeket vagy más juttatásokat kizárólag az érintett munkavállaló, valamint a bérszámfejtésben és humánerőforrás-ügyintézésben közvetlenül részt vevő személyek ismerhetik. 

Amennyiben a vállalat a bérszámfejtési feladatokat külső szolgáltatóra bízza, különös figyelmet kell fordítani a munkavállalók személyes adatainak biztonságos kezelésére. A bérszámfejtés során ugyanis olyan érzékeny információkhoz kerül sor – például név, adóazonosító jel, TAJ-szám, jövedelmi adatok, családi állapot, gyermekek után járó kedvezmények –, amelyek a GDPR értelmében különösen védett személyes adatoknak minősülnek. 

A kiszervezés esetén az adatkezelő továbbra is az Ön vállalata marad, míg a bérszámfejtő cég adatfeldolgozóként jár el. Ez azt jelenti, hogy az adatok kezelését a megbízó utasításai alapján, kizárólag a szerződésben meghatározott célra, szigorú adatbiztonsági intézkedések mellett végezheti el.

A bérszámfejtés precizitása nem csupán számítási kérdés – alapfeltétele a folyamatosan változó adózási, munkaügyi és társadalombiztosítási szabályok naprakész ismerete és alkalmazása. A Forvis Mazars bérszámfejtési szolgáltatásának egyik legnagyobb előnye, hogy szakértő csapatunk folyamatosan figyelemmel kíséri a jogszabályi környezet alakulását, és az új előírásokat azonnal beépíti a számfejtési folyamatokba. 

A jogszabályok értelmében minden olyan munkáltatónak, amely tartósan (legalább az elmúlt 6 hónap átlagában) legalább 100 fő társadalombiztosítási ellátásra jogosult munkavállalót foglalkoztat kötelező társadalombiztosítási kifizetőhelyet létrehoznia. Önkéntesen is dönthet a TB kifizetőhelyi státus igényléséről, ha az érintett munkavállalói létszám várhatóan a közeljövőben meghaladja a fenti küszöbértéket. Ez a szervezeti egység felelős az olyan ellátások kifizetéséért, mint például a táppénz, a gyermekápolási táppénz (GYÁP), a terhességi-gyermekágyi segély (CSED) vagy a gyermekgondozási díj (GYED).

A Forvis Mazars ebben is megbízható partnere lehet: cégünk tapasztalt szakemberei teljes körűen átveszik a TB kifizetőhelyhez kapcsolódó bérszámfejtési és adminisztratív feladatokat, így Ön biztos lehet abban, hogy minden ellátás kifizetése szabályosan, pontosan és időben történik. 

A mesterséges intelligencia (MI) térnyerése ma már a bérszámfejtés területét sem hagyja érintetlenül. Joggal merül fel a kérdés: ha az MI képes összetett adatelemzési és kalkulációs feladatokat elvégezni, vajon miért lenne még szükség emberi szakértelemre a bérügyekben? 

Kétségtelen, hogy a technológia rendkívüli ütemben fejlődik. A bérszámfejtés során használt korszerű szoftverek ma már képesek automatizálni számos adminisztratív lépést – például a munkaidőadatok feldolgozását, az ismétlődő számításokat vagy akár az adókulcsok automatikus alkalmazását. A Forvis Mazars bérszámfejtési rendszerei is aktívan használják ezeket az innovatív megoldásokat, így biztosítva az ügyfelek számára a gyors, pontos és megbízható feldolgozást. 

Ennek ellenére a mesterséges intelligencia jelenlegi formájában még nem tudja kiváltani a bérszámfejtő szakemberek döntéseit és rugalmasságát. Egy váratlan esemény – például egy hirtelen jött táppénz, külföldi kiküldetés, bónusz vagy egyedi adókedvezmény – olyan emberi értelmezést és jogszabályismeretet kíván, amelyre a gépi rendszerek még nem képesek önállóan.

A Forvis Mazars szemlélete szerint a technológia nem az emberi szakértelem helyettesítője, hanem annak kiegészítője. Az MI és az automatizáció az adatok gyorsabb feldolgozásában, a hibák kiszűrésében és az adminisztrációs teher csökkentésében segít – de a végső felelősség és döntéshozatal továbbra is a tapasztalt szakembereink kezében marad.