Rückzahlungsklauseln in Fortbildungsverträgen – Was Arbeitgeber nach der BAG-Entscheidung vom 21. Oktober 2025 beachten müssen

In unserer Ausgabe des Newsletters „Public & Social Sector“ 1/2026 haben wir ausführlich erläutert, welche Anforderungen an eine wirksame Rückzahlungsklausel zu stellen sind, insbesondere im Hinblick auf den Zeitpunkt der Vereinbarung, die Erkennbarkeit des Rückzahlungsumfangs, die zulässigen Auslösetatbestände und die Angemessenheit der Bindungsdauer. Mehr dazu unter:

Rückzahlungsklauseln in Fortbildungsvereinbarungen

Das Bundesarbeitsgericht hat nun mit seinem Urteil vom 21. Oktober 2025 – 9 AZR 266/24 – eine weitere, in der Praxis häufig anzutreffende Klauselformulierung verworfen und dabei die Anforderungen an die Bestimmtheit von Rückzahlungsklauseln erneut geschärft. Die Entscheidung gibt Anlass, bestehende Fortbildungsverträge kritisch zu überprüfen.

Hintergrund: Worum geht es nunmehr?

In dem Streitfall ging es um die Frage, ob ein Arbeitgeber – Betreiber einer Pflegeeinrichtung – von seiner als Altenpflegerin beschäftigten Arbeitnehmerin die Kosten einer Fortbildung zurückverlangen kann.

Der Arbeitgeber hatte die Arbeitnehmerin für eine Fortbildung zur Fachkraft für gerontopsychiatrische Pflege angemeldet, sie für insgesamt 81 Tage unter Fortzahlung der Bezüge freigestellt und die Kurs- und Prüfungsgebühren in Höhe von 3.550,40 € übernommen.

Im Fortbildungsvertrag verpflichtete sich die Arbeitnehmerin, die während der Freistellung gezahlten Brutto-Bezüge sowie die übernommenen Kurskosten – insgesamt 14.955,20 € – zurückzuzahlen, wenn das Arbeitsverhältnis innerhalb von 24 Monaten nach Beendigung der Fortbildung „aus von der Arbeitnehmerin zu vertretenden Gründen“ von ihr selbst oder der Arbeitgeberin beendet wird.

Die Arbeitnehmerin absolvierte die Fortbildung erfolgreich und kündigte das Arbeitsverhältnis anschließend zum 15. September 2023. Der Arbeitgeber klagte auf Rückzahlung von 9.347,00 € nebst Zinsen.

Ergebnis: Die Klage blieb in allen Instanzen erfolglos. Das BAG bestätigte die Unwirksamkeit der Rückzahlungsklausel.

Im Mittelpunkt der Entscheidung steht die Mehrdeutigkeit der Formulierung „aus von der Arbeitnehmerin zu vertretenden Gründen“. Das BAG stellte fest, dass nicht ausgeschlossen sei, die Klausel so auszulegen, dass die Fortbildungskosten auch dann zurückzuzahlen sind, wenn dem kündigenden Arbeitnehmer ein Festhalten am Arbeitsverhältnis nicht mehr zugemutet werden kann.

Konkret kamen nach Ansicht des Gerichts mindestens drei verschiedene Auslegungen in Betracht:

• Auslegung 1: „Vertretenmüssen“ bedeutet, dass der Arbeitnehmer kündigt, obwohl ihm die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses noch zumutbar wäre.
• Auslegung 2: „Vertretenmüssen“ entspricht dem Verschuldensbegriff des § 276 BGB (Vorsatz oder Fahrlässigkeit).
• Auslegung 3: „Vertretenmüssen“ umfasst alle Gründe, die aus der Sphäre des Arbeitnehmers stammen – also auch unverschuldete Erkrankungen.

Keine dieser Auslegungsmöglichkeiten war klar vorzugswürdig. Da nicht behebbare Zweifel bestanden, gingen diese gemäß § 305c Abs. 2 BGB zulasten des Arbeitgebers als Verwender der Klausel.

Nach ständiger Rechtsprechung ist eine Rückzahlungsklausel unangemessen benachteiligend gemäß § 307 Abs. 1 Satz 1 BGB, wenn sie auch Arbeitnehmer*innen zur Erstattung verpflichtet, die das Arbeitsverhältnis kündigen, weil es ihnen unverschuldet dauerhaft nicht möglich ist, die geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen. Dasselbe gilt, wenn bloße Fahrlässigkeit zu einer dauerhaften Arbeitsunfähigkeit führt und Arbeitnehmer*innen aus diesem Grund vorzeitig kündigen.

Sind Arbeitnehmer*innen dauerhaft nicht mehr arbeitsfähig, kann der Arbeitgeber ihre Qualifikation bis zum Ablauf der Bindungsdauer ohnehin nicht nutzen. An dem Fortbestehen eines nicht mehr erfüllbaren und damit „sinnentleerten“ Arbeitsverhältnisses besteht in der Regel kein billigenswertes Interesse.

Bei Wirksamkeit der Klausel wäre der/die Arbeitnehmer*in nach Ablauf des Entgeltfortzahlungszeitraums gezwungen, ohne Gegenleistung des Arbeitgebers am Arbeitsverhältnis festzuhalten, nur um die Rückzahlungspflicht abzuwenden. Dies stellt eine unzumutbare Beschränkung der verfassungsrechtlich geschützten Berufswahlfreiheit dar.

Die Unwirksamkeit der Rückzahlungsklausel führt zu ihrem ersatzlosen Wegfall. Eine geltungserhaltende Reduktion – also eine richterliche „Reparatur“ der Klausel auf ein noch zulässiges Maß – findet nicht statt.

Das bedeutete im entschiedenen Fall: Der Arbeitgeber erhielt keinen Cent zurück, obwohl er erhebliche Mittel in die Ausbildung der Arbeitnehmerin investiert hatte und diese nach erfolgreichem Abschluss innerhalb der vereinbarten Bindungsfrist ausgeschieden war.

Fazit und Handlungsempfehlungen an Arbeitgeber

Es gilt weiterhin, dass Rückzahlungsklauseln grundsätzlich zulässig sind, jedoch einer strengen Inhaltskontrolle nach den §§ 305 ff. BGB unterliegen. Das BAG setzt mit dieser Entscheidung seine strenge Linie bei der AGB-Kontrolle von Fortbildungsrückzahlungsklauseln fort.

Wer eine Klausel formuliert, trägt das Risiko ihrer Unklarheit. Im Zweifel gilt die für den Arbeitnehmer günstigere Auslegung.

Bestehende und künftige Fortbildungsverträge sollten auf folgende Punkte hin überprüft bzw. angepasst werden:

1. Rückzahlungstatbestände klar und positiv formulieren: Statt auf eine vage „Vertreten-müssen“-Formel zu setzen, sollten konkrete Rückzahlungs- sowie Ausnahmefälle einzeln und eindeutig benannt werden.
2. Widersprüche (z. B. zwischen Eigenkündigung und Arbeitgeberkündigung) und Mehrdeutigkeiten, die zulasten des Arbeitgebers gehen, sind zu vermeiden.
3. Vorsicht bei einer zugunsten einer Abschreckungswirkung einkalkulierten Unwirksamkeit von Formulierungen. Unwirksame Klauseln fallen in der Regel ersatzlos weg. Eine richterliche Korrektur auf ein zulässiges Maß findet nicht statt. Im Zweifel gehen sämtliche investierten Fortbildungskosten verloren.

Wir empfehlen, bestehende Fortbildungsvertragsvorlagen anwaltlich auf AGB-Konformität überprüfen und ggf. überarbeiten zu lassen.

Arbeitgeber, die in die Qualifikation ihrer Mitarbeiter*innen investieren, können sich wirksam absichern – aber nur mit präzise formulierten und ausgewogenen Vertragsklauseln. Eine sorgfältige rechtliche Gestaltung des Fortbildungsvertrags ist daher unerlässlich. Die erhöhten Anforderungen der Rechtsprechung sollten nicht dazu führen, dass Arbeitgeber – insbesondere in Branchen mit hohem Fachkräftemangel wie der Pflegebranche – weniger in die Ausbildung ihrer Mitarbeiter*innen investieren.

Autorin: Marion Plesch