Nederland: btw in het digitale tijdperk (ViDA) en e‑factureringsvereisten
Op 11 maart 2025 heeft de Europese Commissie het initiatief ‘VAT in the Digital Age’ (‘ViDA’) officieel aangenomen. Met deze regelgeving wordt verplichte e-facturatie geïntroduceerd voor intracommunautaire leveringen van goederen en diensten binnen de Europese Unie, met ingang vanaf 1 juli 2030.
Overgang naar e-facturatie: belangrijkste inzichten
In Nederland bestaat er reeds een verplichting tot e-facturatie bij transacties met overheidsinstanties. Binnenkort zal deze verplichting worden uitgebreid naar alle vormen van zakelijke facturatie, waaronder business-to-government (B2G), business-to-business (B2B) en business-to-consumer (B2C). Het is daarom belangrijk om goed te begrijpen wat een e-factuur precies inhoudt en welke impact de nieuwe regels op uw onderneming kunnen hebben.
Een elektronische factuur (e-factuur) verschilt wezenlijk van een digitale factuur, een PDF-bestand of een factuur die uitsluitend per e-mail wordt verstuurd. Volgens de EU-richtlijn inzake e-facturatie wordt een e-factuur in Nederland gedefinieerd als een factuur die wordt opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat. Dit maakt geautomatiseerde en elektronische verwerking mogelijk.
In lijn met de Nederlandse factureringsregels moeten e-facturen uiterlijk op de 15e dag van de maand na levering van de goederen of diensten worden uitgegeven. Dit sluit aan bij de algemene factuureisen. Vanwege mogelijke wijzigingen in de regelgeving en verschillen tussen landen is het raadzaam om uw adviseurs te raadplegen. Voor internationale activiteiten kan afstemming plaatsvinden met wereldwijde collega’s.
Juridisch kader rond e-facturatie en ViDA
De wettelijke basis voor e-facturatie in Nederland is vastgelegd in Richtlijn 2014/55/EU, die is omgezet in nationale wetgeving. Momenteel geldt de verplichting tot e-facturatie uitsluitend voor B2G-transacties; leveranciers aan overheidsinstanties dienen e-facturen te verzenden in een gestructureerd formaat dat voldoet aan de Europese standaard EN 16931. Verdere specifieke e-facturatiewetgeving is er nog niet in Nederland. Conceptwetgeving voor implementatie van e-facturatie op basis van ViDA wordt in 2028 verwacht.
Uitvoering van e-facturatie in Nederland
Een geldige e-factuur moet worden opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerd formaat dat voldoet aan EN 16931. Een simpele PDF als bijlage in een e-mail wordt dus niet als e-factuur erkend. De voorkeur gaat uit naar UBL/XML-gebaseerde formaten. Sector-specifieke formaten zijn toegestaan, mits zij correct worden gemapt naar EN 16931.
Er zijn geen beperkingen op de wijze van verzending, maar de Belastingdienst promoot Peppol als voorkeursnetwerk voor veilige uitwisseling. Voor transacties met de publieke sector zijn er daarnaast Digipoort en een Leveranciersportaal als officiële toegangspunten.
Het gebruik van elektronische handtekeningen of zegels op facturen is in Nederland niet verplicht. Het naleven van het gestructureerde formaat en verzending via erkende netwerken zijn voldoende om echtheid en integriteit te waarborgen.
Belangrijke aandachtspunten voor bedrijven
- Facturen moeten zeven jaar in hun oorspronkelijke formaat worden bewaard, zodat langdurige leesbaarheid van het originele UBL/XML-bestand is gegarandeerd. Alleen PDF-conversies of geprinte versies zijn niet voldoende.
- Opslag van e-facturen buiten Nederland mag, mits deze direct toegankelijk zijn voor de Belastingdienst. Op verzoek moet online toegang tot de facturen mogelijk zijn.
- Gedurende de bewaartermijn zijn bedrijven verantwoordelijk voor de echtheid, integriteit en leesbaarheid van de e-facturen.
- Totdat de EU ViDA-wetgeving ingaat, zal Nederland waarschijnlijk geen voortrekkersrol nemen in de ontwikkeling van e-facturatie. Dit komt mede door achterstanden bij IT-systeemupdates bij de Belastingdienst en een relatief lage fraudepositie binnen de EU.
- De voornaamste uitdaging is dat andere landen binnen de EU vaak geavanceerdere en niet-geharmoniseerde eisen stellen, die in Nederland (nog) niet van kracht zijn. Hierdoor bestaat er onzekerheid (‘black box’) over de regelgeving die bedrijven in het buitenland kunnen tegenkomen.
Directe rapportage of SAF-T
Nederland heeft het SAF-T-systeem niet geïmplementeerd en er is geen bevestiging dat dit zal gebeuren.
Meer informatie?
Juliëtte Schobben Senior Tax Advisor
Douane en internationale handel
Door de toenemende internationale handel kan uw bedrijf in aanraking komen met complexe douanewetgeving. Doet u internationaal zaken en verplaatst u goederen over de wereld? Dan is een goede douaneplanning en beheersing van de regelgeving bij import en export noodzakelijk om onnodige risico’s en kosten te voorkomen.
Milieuheffingen
Ondernemers in Nederland en andere Europese landen zijn volgens de EU-regelgeving heffingen en bijdragen op het gebied van milieubeheer verschuldigd. De Btw- en douanevakgroep beschikt over de benodigde kennis en zet alles voor u op een rij
Fiscaal vertegenwoordiging voor btw
Als u zich als buitenlandse onderneming registreert voor btw, dan kan het winstgevend of zelfs verplicht zijn om een fiscaal vertegenwoordiger te benoemen. Of u als ondernemer een fiscaal vertegenwoordiger in de arm moet of kunt nemen verschilt per EU-lidstaat en is ook afhankelijk van de activiteiten die uw bedrijf in het betreffende land verricht.