Archiwizacja e-faktur wystawionych w KSeF
System KSeF stanie się obowiązkowy dla większych jednostek od 1 lutego 2026 roku. Fakt, że mniejsze podmioty będą zobowiązane do wystawiania faktur ustrukturyzowanych nieco później, bo od 1 kwietnia 2026 roku, nie wpływa jednak na to, że tak czy inaczej, już od lutego będą one zmuszone do odbierania faktur zakupowych przy użyciu platformy rządowej. Oznacza to, że w praktyce wszystkie jednostki powinny być przygotowane do odbierania faktur ustrukturyzowanych już z początkiem 2026 roku.
Co zmieni KSeF?
Reorganizacja procesów i procedur księgowych konieczna ze względu na wprowadzenie KSeF stanowi duże wyzwanie, niemniej nie sposób nie zauważyć licznych korzyści, które wynikają z nowego systemu. KSeF wpłynie na poprawę efektywności obiegu faktur i ich księgowania dzięki automatyzacji, a także wyeliminuje szereg błędów ludzkich podczas ich przetwarzania. Uprości też raportowanie podatkowe oraz skróci czas oczekiwania na zwrot podatku VAT. Wreszcie, platforma zapewni przechowywanie faktur przez okres 10 lat licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Należy jednak zaznaczyć, że podatnicy będą zobowiązani do przechowywania e-faktur we własnym zakresie poza KSeF, jeżeli termin przedawnienia zobowiązania podatkowego okaże się dłuższy. Może to mieć miejsce w razie przeciągającego się sporu z organami podatkowymi. Co do zasady, pliki faktur ustrukturyzowanych będą więc mogły pozostawać poza systemem księgowym jednostki, co stanowi dość istotną zmianę, ponieważ zgodnie z jeszcze obowiązującymi przepisami ustawy o rachunkowości jednostki są zobowiązane do odpowiedniego ich przechowywania razem z pozostałymi dokumentami księgowymi.
Jakie będą zmiany w ustawie o rachunkowości od 1 lutego 2026 r.?
Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2023, poz.1598) wprowadziła zmianę ustawy o rachunkowości poprzez dodanie art. 73a, który zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 r., a odnoszącego się do przechowywania dowodów księgowych w Krajowym Systemie e-Faktur. W myśl art. 73 a ust. 1 ustawy o rachunkowości przepisów art. 71 ust. 1 oraz art. 73 ust. 1, 2 i 4 nie stosuje się do dowodów księgowych przechowywanych w KSeF. Jeżeli jednak okres ich przechowywania w KSeF upłynie przed upływem terminów określonych w art. 74 ust.2 pkt 3,4,6 lub 8, to te dowody księgowe muszą być przechowywane w jednostce do czasu upływu terminów wymaganych w przepisach rachunkowych.
Jakie będą nowe zasady archiwizacji e-faktur?
Od 1 lutego 2026 roku jednostki nie będą miały obowiązku przechowywania faktur ustrukturyzowanych we własnych systemach księgowych. Wyjątkiem będą jednak faktury, których okres przechowywania wynikający z ustawy o rachunkowości będzie dłuższy niż 10 lat. Rodzaje faktur, które mogą teoretycznie podlegać dłuższej archiwizacji obejmują:
- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej, które należy zachować nie krócej niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywówobjętych sprzedażą detaliczną,
- dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym, które należy przechowywać przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
- dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji podlegające archiwizacji przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.
W praktyce wydaje się, że najszerszą grupą faktur, które trzeba będzie potencjalnie przenieść z KSeF do własnych zasobów informatycznych przed upływem 10-letniego okresu, będą te, które dokumentują zakupy niezamortyzowanych środków trwałych lub są związane z postępowaniami spornymi i karnymi a także te, które odnoszą się do transakcji objętych odpowiedzialnością z tytułu rękojmi i reklamacji.
Jeżeli okres przechowywania powyższych faktur w KSeF upłynie przed upływem terminów wskazanych w ustawie o rachunkowości, to te dowody księgowe są przechowywane w jednostce aż do czasu upływu terminów „rachunkowych”.
Podsumowanie
Dodanie do ustawy o rachunkowości nowego artykułu 73a doprecyzowało zasady przechowywania dokumentów w związku z wprowadzeniem KSeF.
Dokumenty w KSeF przechowywane będą przez okres dziesięcioletni i w tym czasie nie będą miały zastosowania zasady ogólne przechowywania dokumentów księgowych określone w rozdziale 8 ustawy o rachunkowości. Jeżeli z charakteru operacji gospodarczej wynikać będzie konieczność przechowywania faktur dłużej niż 10 lat to, odbywać się to będzie na zasadach ogólnych wskazanych w ustawie o rachunkowości. Okresy przechowywania dowodów księgowych oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dokumenty dotyczą. Bieg tych terminów rozpoczyna się więc z początkiem roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione oraz zakończył się okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Tak więc należy szczególnie uważnie zaplanować procesy archiwizacji w odniesieniu zwłaszcza do faktur dokumentujących środki trwałe w budowie, a także związanych z wszelkimi postępowaniami spornymi, tak aby zapewnić ich udostępnienie także wówczas, gdy już nie będzie ich w KSeF. Należy też mieć na uwadze terminy przedawnienia zobowiązań podatkowych, odmienne od zasad wynikających z ustawy o rachunkowości. Co więcej, bieg przedawnienia może zostać przerwany w wielu sytuacjach np. w wypadku wszczęcia postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe i wówczas terminy przechowywania dokumentacji mogą znacznie przekraczać terminy przewidziane w przepisach rachunkowych.
Autor: Beata Ławecka, Senior Manager, Dział Outsourcingu księgowego Forvis Mazars
Want to know more?