Świadczenia urlopowe - zasady wypłaty, praktyczne aspekty

Czym jest świadczenie urlopowe?

Świadczenie urlopowe nie jest tym samym co ekwiwalent za niewykorzystany urlop czy wynagrodzenie za czas urlopu. To dodatkowe, jednorazowe świadczenie pieniężne, mające na celu dofinansowanie urlopu wypoczynkowego pracownika, które może przysługiwać zgodnie z przepisami ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).

Warto podkreślić, iż świadczenie nie przysługuje osobom, z którymi zawarto umowę zlecenia, umowę o dzieło, umowę agencyjną czy kontrakt menedżerski. Są to umowy cywilnoprawne, których zasady funkcjonowania regulują odrębne przepisy Kodeksu cywilnego.

Kiedy świadczenie urlopowe jest obowiązkowe?

Zgodnie z przepisami, pracodawca, który zatrudnia według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, mniej niż 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) inie tworzy ZFŚS, ma obowiązek wypłaty świadczenia urlopowego. Może on jednak być zwolniony  
z tego obowiązku, jeśli do końca stycznia danego roku poinformuje pracowników, że nie wypłaca świadczeń i nie tworzy funduszu. Informacja taka powinna zostać zawarta  
w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania. Jeżeli zakład pracy nie jest objęty układem zbiorowym i nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu wynagradzania, pracodawca powinien poinformować pracowników w sposób przyjęty w firmie np. pisemnie, mailowo lub poprzez wywieszenie ogłoszenia na tablicy w biurze.

Jeśli pracodawca zdecyduje się na wypłatę świadczenia urlopowego, nie może zrezygnować z jego wypłaty w ciągu roku kalendarzowego. Podjęta na początku roku decyzja obowiązuje do końca roku kalendarzowego.

Warunki otrzymania świadczenia

Aby pracownik mógł otrzymać świadczenie urlopowe, musi spełnić dwa podstawowe warunki:

• skorzystać z urlopu wypoczynkowego trwającego nieprzerwanie co najmniej 14 dni kalendarzowych,
• złożyć wniosek urlopowy – zgodnie z przyjętymi zasadami u pracodawcy.

Wysokość świadczenia urlopowego w 2025 roku

Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wartości odpisu podstawowego na ZFŚS. Wysokość tego odpisu ogłasza corocznie Główny Urząd Statystyczny. Świadczenie urlopowe jest ustalane proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy określonego w umowie pracownika. Na przykład w 2025 roku odpis dla pełnego etatu wynosi 2 723,40 zł, natomiast osoby zatrudnione na pół etatu otrzymają 1361,70 zł. Jeżeli pracownik wykonuje prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze, to świadczenie urlopowe przysługuje w wysokości 3 631,20 zł. W przypadku osób młodocianych wysokość świadczenia wynosi w pierwszym roku nauki – 363,12 zł, w drugim – 435,74 zł, a w trzecim – 508,37 zł.

Kiedy wypłacane jest świadczenie?

Świadczenie urlopowe powinno być wypłacone nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającymrozpoczęcie urlopu. Najczęściej dzieje się to na kilka dni przed planowaną przerwą w pracy. Niewykorzystanie świadczenia w danym roku nie przechodzi na rok następny. Pracodawca ma obowiązek udokumentować wypłatę świadczenia i uwzględnić je w dokumentacji płacowej. Prawo do świadczenia ma charakter roszczeniowy i przedawnia się po 3 latach od dnia wymagalności.

Podsumowanie

Świadczenie urlopowe to forma wsparcia, która ma umożliwić pracownikom spokojniejszy i pełniejszy wypoczynek. Choć nie każdy pracodawca jest zobowiązany do jego wypłaty, warto znać swoje prawa i zasady przyznawania tego świadczenia. Jeśli prowadzisz firmę – upewnij się, czy nie dotyczy Cię obowiązek jego wypłaty. A jeśli jesteś pracownikiem – zapytaj w dziale kadr o możliwość jego otrzymania przed planowanym urlopem.

Autor: Monika Kaleta, Starsza specjalistka ds. kadr i płac w Dziale outsourcingu kadrowo-płacowego Forvis Mazars