Transparentność wynagrodzeń w świetle unijnej dyrektywy – co oznacza dla pracodawców?

Termin pełnego wdrożenia dyrektywy do krajowych przepisów wynikających z unijnej dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń upływa 7 czerwca 2026 roku.  W Polsce już 24 grudnia 2025 roku zaczną obowiązywać pierwsze, kluczowe regulacje w tym zakresie (Art. 18 [3ca] Kodeksu pracy i Art. 22 [1] § 1 pkt.  6 Kodeksu pracy).

Dyrektywa, ma na celu zapewnienie równości wynagrodzeń poprzez eliminację dyskryminacji płacowej oraz zmniejszenie różnic (luki płacowej) w zarobkach kobiet i mężczyzn wykonujących tę samą pracę lub o porównywalnej wartości.

Dla pracodawców oznacza to konieczność wprowadzenia istotnych zmian w polityce wynagrodzeń oraz sposobie komunikowania informacji pracownikom i kandydatom do pracy. To dobry moment, aby zapoznać się z głównymi założeniami unijnej regulacji i rozpocząć przygotowania do nadchodzących obowiązków.

Dlaczego powstała dyrektywa?

Pomimo obowiązującej od dziesięcioleci zasady równego wynagrodzenia za taką samą pracę, luka płacowa między kobietami a mężczyznami wciąż pozostaje znacząca.

Brak przejrzystości płac jest jedną z głównych przyczyn tej sytuacji. Nowa dyrektywa ma to zmienić poprzez wprowadzenie obowiązku transparentności i raportowania wynagrodzeń.

Najważniejsze obowiązki pracodawców wynikające z dyrektywy

1. Jawność wynagrodzeń już na etapie rekrutacji

Pracodawcy będą zobowiązani do przekazywania kandydatom informacji o wynagrodzeniu oraz wszelkich dodatkowych świadczeniach z odpowiednim wyprzedzeniem – w ogłoszeniu o pracę, a jeśli dane te nie zostały w nim zawarte, to najpóźniej przed rozmową kwalifikacyjną, lub przed rozpoczęciem zatrudnienia, jeśli nie przekazano ich wcześniej.

Kluczowe jest, że kandydat ma prawo do otrzymania tych informacji, a nie jedynie prawo do ich żądania. Oznacza to, że osoba ubiegająca się o zatrudnienie powinna otrzymać informacje o wynagrodzeniu automatycznie, bez konieczności ich samodzielnego dopominania się.

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej nie będzie można rozpocząć negocjacji wynagrodzenia bez wcześniejszego przedstawienia kandydatowi proponowanej stawki lub widełek finansowych. To oznacza, że jeśli rozmowa na temat stawki będzie odbywała się już na rozmowie kwalifikacyjnej, to pracodawca w pierwszej kolejności powinien ujawnić oferowane wynagrodzenie – dopiero potem kandydat może odnieść się do tych propozycji.

Jeżeli firma prowadzi rekrutację za pośrednictwem strony internetowej, na której kandydaci proszeni są o wskazanie swoich oczekiwań finansowych, pracodawca powinien wcześniej udostępnić własne widełki wynagrodzenia dla danego stanowiska, aby kandydat mógł się z nimi zapoznać przed wypełnieniem formularza.

W przypadku ogłoszeń obejmujących więcej niż jedno stanowisko, konieczne jest wyodrębnienie i podanie odrębnych widełek finansowych dla każdego z nich.

W Polsce ten obowiązek będzie już występował od 24 grudnia 2025 roku.

2. Zakaz pytania o historię wynagrodzeń

Od 24 grudnia 2025 roku pracodawcy nie będą mogli pytać kandydatów o wysokość zarobków w obecnym lub poprzednich miejscach pracy.

3. Prawo do informacji dla pracowników

Każdy pracownik będzie miał dostęp do informacji o wynagrodzeniach oferowanych w zakładzie pracy w podziale na stanowiska i osoby wykonujące taką samą pracę i pracę o równej wartości, dodatkowo w podziale na płeć. Pracodawca będzie zobowiązany do udzielenia tej informacji w rozsądnym terminie, w sposób jasny i zrozumiały, max. w ciągu 1 miesiąca od dnia zwrócenia się pracownika o te informacje.

4. Zakaz klauzul poufności płacowej

Zabronione będzie stosowanie zapisów w umowach, które zakazują pracownikom dzielenia się informacjami o swoim wynagrodzeniu. Transparentność ma być standardem, a nie wyjątkiem.

5. Raportowanie różnic płacowych

Firmy zatrudniające:

• ponad 250 pracowników – coroczne raportowanie danych o różnicach płacowych; pierwszy raport powinien zostać złożony do 7 czerwca 2027 r.
• 150–249 pracowników – raportowanie co trzy lata; pierwszy raport powinien zostać złożony do 7 czerwca 2027 r.
• 100-149 pracowników -   raportowanie co trzy lata; pierwszy raport powinien zostać złożony do 7 czerwca 2031 r.

Raporty będą musiały zawierać m.in. informacje o medianie i średniej wynagrodzeń z podziałem na płeć, a także dane o różnicach w awansach i premiach.

<100 pracowników - będą mogły dobrowolnie lub w ramach prawa krajowego, obowiązkowo do przekazywania informacji na temat wynagrodzeń.

Czekamy jeszcze na krajowe przepisy, które jasno określą, za jaki okres należy złożyć pierwszy raport.

6. Obiektywne kryteria wynagrodzeń i awansów

Firmy będą zobowiązane do stosowania jasnych, neutralnych płciowo kryteriów przy przyznawaniu wynagrodzeń, premii, awansów czy dodatków. Kryteria te powinny być dostępne i zrozumiałe dla wszystkich pracowników.

7. Działania naprawcze przy przekroczeniu luki 5% (skorygowana)

Jeśli w danej organizacji różnice płacowe ze względu na płeć nie są uzasadnione obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami i przekraczają 5%, pracodawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia analizy i wdrożenia działań naprawczych w rozsądnym terminie w ścisłej współpracy z przedstawicielami pracowników, PIP lub organem ds. równości.

Co to oznacza dla pracodawców w praktyce?

Dla wielu firm oznacza to konieczność przeanalizowania całej polityki wynagrodzeń i wdrożenia odpowiednich procedur:

1. Przegląd siatki płac – konieczne będzie porównanie wynagrodzeń pracowników na podobnych stanowiskach i analiza potencjalnych nieuzasadnionych różnic. Wynagrodzenie powinno odzwierciedlać jakość pracy, produktywność oraz zaangażowanie pracownika, jednak pracodawca musi być w stanie obiektywnie to ocenić. W sytuacjach, gdy specjaliści na podobnych stanowiskach mają różne wynagrodzenia, pracodawca powinien umieć jasno i przekonująco uzasadnić te różnice, aby uniknąć zarzutów o dyskryminację.
2. Stworzenie jasnych kryteriów oceny pracy – Brak przejrzystych zasad może narazić firmę na zarzuty o dyskryminację.
3. Szkolenie działów HR – Konieczne będzie przygotowanie kadry do nowych obowiązków prawnych i zmiany podejścia do rekrutacji oraz wynagradzania.
4. Przygotowanie do raportowania – Firmy powinny już teraz zadbać o systemy umożliwiające gromadzenie i analizę danych niezbędnych do raportowania.
5. Modyfikacja systemów rekrutacyjnych – W przypadku, gdy pracodawca korzysta z ankiety rekrutacyjnej, w której prosi kandydatów o wskazanie oczekiwań finansowych, należy zaktualizować formularz w taki sposób, aby kandydat miał możliwość najpierw zapoznać się z oferowanymi przez pracodawcę warunkami zatrudnienia, a następnie określić swoje oczekiwania płacowe.

Możliwe wyzwania i kontrowersje

Choć cel dyrektywy jest szlachetny, nie brakuje głosów krytycznych. Pracodawcy obawiają się:

1. Wzrostu biurokracji i kosztów związanych z raportowaniem.
2. Konfliktów w zespołach, gdy różnice płacowe zostaną ujawnione.
3. Problematycznej interpretacji pojęcia "pracy o równej wartości" – to kryterium może być niejasne w praktyce.

Polska a dyrektywa – co nas czeka?

W Polsce, zgodnie z obecnym stanem prawnym, równość wynagrodzeń również jest obowiązkiem, ale brak skutecznych mechanizmów egzekwowania tego prawa sprawia, że luka płacowa wciąż istnieje. Na obecnym etapie, w Polsce nie ma kompleksowej ustawy ani projektu ustawy wprowadzającej wszystkie zasady i przepisy określone w dyrektywie unijnej. Natomiast polski ustawodawca wprowadził do prawa polskiego cząstkowe uregulowania dotyczące równości wynagrodzeń, takie jak zasadę równego wynagrodzenia za równą pracę i pracę o równej wartości, która została zdefiniowana już wcześniej w kodeksie pracy w Art. 18 [3c] Kodeksu pracy i zasadę jawności wynagrodzeń na etapie rekrutacji (Art. 18 [3ca] Kodeksu pracy.)  W dniu 5 grudnia 2024 r. powołano specjalny Zespół w Ministerstwie Pracy, którego zadaniem jest koordynacja działań legislacyjnych oraz organizacyjnych związanych z wdrożeniem unijnych wymogów dotyczących równości wynagrodzeń.

Pomimo braku projektu kompleksowej ustawy wdrażającej przepis dyrektywy, to warto, by firmy nie czekały na ostatni moment, lecz rozpoczęły dostosowywanie wewnętrznych procedur już teraz.

Podsumowanie

Dyrektywa o transparentności wynagrodzeń to krok w kierunku równości płacowej w Europie. Dla pracodawców oznacza konieczność sporych zmian w polityce wynagradzania, szczególnie w zakresie jawności płac, raportowania oraz tworzenia sprawiedliwych i obiektywnych zasad wynagradzania.

Co możesz zrobić już teraz jako pracodawca?

1. Przeanalizuj strukturę wynagrodzeń – zidentyfikuj ewentualne nierówności.
2. Stwórz przejrzyste i neutralne kryteria oceny pracy.
3. Zrezygnuj z pytań o historię wynagrodzeń kandydatów.
4. Przygotuj system do raportowania danych płacowych.
5. Zorganizuj szkolenia dla działów HR i osób zarządzających

Choć wdrożenie dyrektywy będzie wyzwaniem, może również stać się szansą na budowanie bardziej sprawiedliwego i przejrzystego środowiska pracy, które przyciąga i zatrzymuje talenty.

Autor: Justyna Krasoń,  Starsza specjalistka ds. kadr i płac w Dziale outsourcingu kadrowo-płacowego Forvis Mazars