Koszty, kontrola i BHP - największe wyzwania pracy zdalnej dla pracodawców
Zwroty kosztów za pracę zdalną – obowiązek, nie przywilej
Nowelizacja Kodeksu pracy jasno wskazuje, że pracodawca musi zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, a jeśli korzysta on z własnych, należy mu się ekwiwalent lub zwrot kosztów. Najczęściej dotyczy to wydatków związanych z energią elektryczną oraz dostępem do internetu, ale katalog wydatków nie jest zamknięty. Pracodawca powinien pokryć wszelkie koszty „niezbędne do wykonywania pracy zdalnej”.
Najczęściej wybieraną formą rozliczenia jest ryczałt – stała kwota wypłacana miesięcznie, której wysokość oblicza się w oparciu o przeciętne ceny energii elektrycznej, średnie zużycie prądu przez komputer i inne urządzenia, a także abonament internetowy. Alternatywą jest ekwiwalent za poniesione koszty na podstawie przedstawionych rachunków, ale to rozwiązanie jest bardziej czasochłonne i trudniejsze do udokumentowania.
Co istotne, zarówno ryczałt, jak i ekwiwalent są zwolnione ze składek ZUS i podatku dochodowego, o ile odpowiadają rzeczywistym wydatkom. Zawyżone kwoty mogą zostać zakwestionowane w trakcie ewentualnej kontroli, dlatego warto oprzeć wyliczenia na realnych danych i zapisać je w regulaminie pracy zdalnej.
BHP w warunkach domowych
Wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro pracownik wykonuje obowiązki w domu, odpowiedzialność za bezpieczeństwo spoczywa na nim samym. To błąd. Kodeks pracy jednoznacznie stanowi, że również przy pracy zdalnej pracodawca odpowiada za BHP.
Co to oznacza w praktyce? Pracodawca powinien przygotować ocenę ryzyka zawodowego dla pracy wykonywanej zdalnie i opracować informację o zasadach bezpiecznej organizacji stanowiska. Dokumenty te przekazuje pracownikowi, a następnie uzyskuje od niego oświadczenie, że zapoznał się z instrukcjami i zapewnia sobie odpowiednie warunki w miejscu pracy np. oświetlenie czy też ergonomiczne stanowisko pracy.
Istotnym elementem jest też wyposażenie stanowiska pracy. Pracodawca nie ma obowiązku zapewniania mebli, takich jak biurko czy krzesło, ale musi umożliwić pracownikowi korzystanie z narzędzi niezbędnych do realizacji pracy. W praktyce oznacza to udostępnienie laptopa, słuchawek czy dodatkowego monitora, jeśli jest to wymagane do wykonywania zadań. Część firm decyduje się na wypłatę ryczałtu także na ergonomiczne meble, traktując to jako element benefitów pracowniczych.
Kontrola pracownika – gdzie kończy się prawo, a zaczyna prywatność
Jedną z największych obaw pracowników jest możliwość inwigilacji podczas pracy z domu. Pracodawca rzeczywiście ma prawo do kontroli, ale przepisy nakładają tu wyraźne ograniczenia.
Może on sprawdzać:
- wykonywanie obowiązków – np. poprzez raporty, wideokonferencje czy systemy rejestracji czasu pracy,
- przestrzeganie zasad ochrony danych – szczególnie istotne w branżach, gdzie przetwarzane są dane osobowe klientów,
- warunki BHP – w praktyce często sprowadza się to do sprawdzenia, czy stanowisko pracy jest zgodne z deklaracją pracownika.
Kontrola powinna odbywać się w porozumieniu z pracownikiem i nie może naruszać prywatności domowników. Niedopuszczalne jest więc stosowanie kamer czy stałego podglądu. Najczęściej praktykowanym rozwiązaniem są okresowe spotkania online i rozliczanie zadań zamiast czasu spędzonego „przy biurku”, wyłącznie w godzinach pracy pracownika.
Regulamin pracy zdalnej – dokument, który rozwiązuje większość problemów
Aby uniknąć sporów, warto w firmie przygotować regulamin pracy zdalnej. Powinien on określać m.in.:
- zasady pokrywania kosztów i wysokość ryczałtu,
- procedurę kontroli wykonywania pracy i przestrzegania BHP,
- sposób zapewnienia narzędzi i materiałów,
- obowiązki pracownika w zakresie ochrony danych i bezpieczeństwa informacji.
Taki dokument chroni obie strony – pracodawcę przed zarzutami nieprawidłowego rozliczania kosztów, a pracownika przed nieuzasadnionymi oczekiwaniami czy próbami nadmiernej kontroli.
Jak przygotować firmę na pracę zdalną – praktyczne wskazówki
- Policz koszty realistycznie. Zbyt niski ryczałt budzi frustrację pracowników, zbyt wysoki może zostać zakwestionowany przez organy skarbowe.
- Dokumentuj wszystko. Porozumienia, oświadczenia, kalkulacje kosztów i regulamin warto archiwizować na wypadek kontroli PIP czy ZUS.
- Zadbaj o szkolenia online. Pracownicy powinni przejść instruktaż BHP i szkolenie z ochrony danych osobowych.
- Stawiaj na efekty, nie na obecność. Rozliczanie zadań zamiast godzin przy komputerze buduje zaufanie i zwiększa motywację.
- Bądź elastyczny. Hybrydowy model pracy sprawdza się najlepiej – daje swobodę pracownikom i pozwala pracodawcy zachować kontrolę.
- Zadbaj o bezpieczeństwo w obszarze IT poprzez VPN, antywirusy i uwierzytelnianie dwuetapowe, aby zabezpieczyć dane.
Praca zdalna przestała być awaryjnym rozwiązaniem na czas pandemii – stała się stałym elementem rynku pracy. Dla pracodawców oznacza to nowe obowiązki, takie jak zwrot kosztów, zapewnienie BHP i kontrolę w granicach prawa. Dobrze przygotowany regulamin i przejrzyste zasady to podstawa, by praca zdalna nie była źródłem konfliktów, lecz narzędziem budowania nowoczesnej i atrakcyjnej firmy.
Autor: Monika Kaleta, Starsza specjalistka ds. kadr i płac w Dziale outsourcingu kadrowo-płacowego Forvis Mazars