Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Czym jest Krajowy System e-Faktur  (KSeF)? 

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma wprowadzona przez Ministerstwo Finansów umożliwiająca wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.  

Jakie podmioty obowiązuje KSeF? 

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur będą mieli, co do zasady: 

• czynni podatnicy VAT; 
• przedsiębiorcy zwolnieni z VAT; 

Jednocześnie ustawa przewiduje pewne zwolnienia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.   

Przykładowo, obowiązek e-fakturowania nie będzie dotyczył podatników, którzy nie posiadają siedziby, działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Ocena, czy dany podmiot zagraniczny, zarejestrowany jako czynny podatnik VAT  w Polsce posiada na terytorium kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, wymaga indywidualnej oceny konkretnego stanu faktycznego. 

Inną okolicznością umożliwiającą skorzystanie ze zwolnienia jest zastosowanie przez podatnika procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII, w rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy.    

Format e-Faktury 

Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury. Obecnie FA(2), ale Ministerstwo Finansów udostępniło roboczą wersję struktury logicznej FA(3). 

Jak to działa  

System KSeF weryfikuje, czy dokument jest zgodny ze standardem (właściwy schemat XML faktury) i nadaje mu unikalny numer tzw. KSeF ID. Dodatkowo wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Odbiorca faktury uzyskuje dostęp do niej poprzez uwierzytelnienie się w KSeF za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF, w zintegrowanym oprogramowaniu księgowym lub po podaniu określonych danych dotyczących faktury. 

Jak wystawić e-Fakturę w KSeF 

Faktury ustrukturyzowane można wystawić z wykorzystaniem: 

• obecnego systemu do fakturacji - wymaga integracji z KSeF;   
• Aplikacji Podatnika, którą udostępni Ministerstwo Finansów – brak automatyzacji, zalecany dla podatników mikro; 
• dedykowanych programów pozwalających na integrację z KSeF. 

WAŻNE: Faktura będzie uznana za wystawioną dopiero po przesłaniu jej do KSeF i nadaniu numeru KSeF ID. 

Harmonogram wdrożenia KSeF  

Aktualnie Ministerstwo Finansów potwierdziło wprowadzenie obowiązku e-fakturowania w KSeF  w dwóch etapach: 

• od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł brutto* 
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „cyfrowo wykluczonych”, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł – dla nich obowiązek wdrożenia KSeF nastąpi dopiero od 1 stycznia 2027 r. 

* Rok 2024 – niezależnie od okresu finansowego podatnika w rozumieniu UoR czy CIT 

WAŻNE: Odroczenie terminu obowiązkowego wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF dla wybranych grup podatników (odpowiednio od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.), nie zwalnia ich z konieczności pobierania faktur zakupowych przez KSeF od momentu wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania – czyli od 1 lutego 2026 r., przy czym strony mogą ustalić alternatywny sposób dostarczania e-faktury.   

DOSTĘP DO KSEF 

Krok 1  

Uzyskanie dostępu do KSeF przez podatnika innego niż osoba fizyczna  

ZAW-FA – nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF odbywa się przez złożenie zawiadomienia (ZAW-FA) w formie papierowej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. . W takim przypadku uprawnienia pierwotne do korzystania z KSeF może uzyskać wyłącznie jedna osoba fizyczna.  

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – umożliwia m.in. na uwierzytelnianie się w Krajowym Systemie e-Faktur oraz nadawanie i modyfikowanie  uprawnień w Aplikacji Podatnika. 

Krok 2   

Korzystanie z systemu oraz możliwość nadania dalszych uprawnień.   

Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik może korzystać z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania oraz otrzymywania faktur ustrukturyzowanych.  

Możliwe jest również nadanie dalszych uprawnień do korzystania z KSeF.  

W KSeF występują uprawnienia do: 

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur 
• wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych 
• wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT (samofakturowanie) 

Uwierzytelnienie w KSeF możliwy jest obecnie poprzez: 

• profil zaufany 

• podpis elektroniczny 

• elektroniczną pieczęć kwalifikowaną 

• token autoryzacyjny  

Projekt MF przewiduje zmiany w tym zakresie (m.in. likwidacja tokenów oraz wprowadzenie certyfikatów z dwuletnim okresem ważności).  

Wdrożenie KSeF w organizacji  

Zalecamy opracowanie planu wdrożenia KSeF, który usystematyzuje działania i uwzględni specyficzne wymagania danej jednostki.  

Przykładowe etapy wdrożenia KSeF mogą obejmować:  

1. Zarządzanie dostępem do KSeF:  

• ustaleniematrycy dostępów i uprawnień;  
• wybór narzędzi. 

2. Obszar faktur sprzedaży: 

• Identyfikacja rodzajów faktur sprzedażowych oraz dokumentów towarzyszących; 
• Analiza procesów sprzedażowych;    
• Mapping faktur sprzedaży do struktury wymaganej przez KSeF; 
• Wybór narzędzi w zakresie wystawiania faktur sprzedaży oraz integracji z KSeF; 
• Ocena wpływu wdrożenia KSeF na komunikację z odbiorcami. 

3. Obszar faktur zakupu: 

• Identyfikacja obecnych źródeł pozyskiwania faktur zakupu;  
• Wybór narzędzia do zarządzania komunikacją z KSeF dotyczącą faktur zakupu;  
• Wpływ KSeF na procedury w zakresie obiegu dokumentów, integracja z istniejącymi systemami obiegu dokumentów;  
• Komunikację z dostawcami po wdrożeniu KSeF. 

 4. Procedury wewnętrzne 

• Modyfikacja istniejących lub stworzenie nowych procedur w zakresie wystawiania, przesyłania i archiwizacji dokumentów; 
• Stworzenie procedur dla trybów awaryjnych; 
• Szkolenia pracowników.  

Wyzwania procesowe i ewidencyjne związane z KSeF  

Poniżej przedstawiamy przykładowy katalog wyzwań, jakie mogą pojawić się w trakcie wdrażania KSeF.  

• Dostosowanie faktury sprzedaży do formy XML, mapowanie do pól schemy. W zależności od liczby modeli sprzedaży może być konieczne przeprowadzenie wcześniejszej inwentaryzacji oraz wielokrotne mapowanie danych;   
• Wybór najbardziej odpowiedniego narzędzia do wysyłki e-Faktur do KSeF, z uwzględnieniem konieczności pozyskiwania i zapisywania w systemie podatnika numeru faktury sprzedaży nadanego przez KSeF (tzw. KSeF ID);  
• Wdrożenie mechanizmów walidacji struktury XMLe-Faktury przed jej wysyłką, w celu eliminacji błędów oraz zapewnienia efektywności procesu;  
• Zarządzanie załącznikami - ograniczona możliwość dołączania załączników do faktur w KSeF, wymaga potwierdzenia przez władze skarbowe;  
• Zapewnienie ciągłości wystawiania faktur na wypadek problemów technicznych – przykładowo tryb offline24 umożliwia czasowe wystawienie faktury poza systemem, ale zobowiązuje do jej przesłania do KSeF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. 
• Zarządzanie fakturami zakupu rozliczanymi przez pracowników w ramach rozliczeń wydatków służbowych – wymaga opracowania nowych procedur określających obieg tego rodzaju dokumentów, umożliwiajacych ich identyfikację oraz alokację do odpowiedniego rozliczenia pracowniczego.  W strukturze FA(3) pojawia się rola Podmiot3, która pozwala na  identyfikację pracownika jako osoby dokonującej zakupu. 
• Edukacja pracowników – zapoznanie pracowników z nowymi zasadami i procedurami obowiązującymi w jednostce w zakresie KSeF. 

Jak Forvis Mazars może wesprzeć Twoją firmę we wdrożeniu KSeF 

Wiemy, że implementacja KSeF to złożony proces, który wymaga opracowania przemyślanego planu działania, ze względu na jego wpływ na procesy biznesowe i systemy informatyczne.   

Forvis Mazars oferuje szeroki katalog usług doradczych, obejmujących  m.in:  

• Konsultacje i wsparcie w zakresie uzyskania dostępu do KSeF, 
• Analizę procesów sprzedażowych, zakupowych w kontekście implementacji KSeF, 
• Mapowanie obecnych faktur sprzedaży do pól nowej schemy XML, 
• Wsparcie w wyborze optymalnych narzędzi do komunikacji KSeF, 
• Przegląd obowiązujących procedur dotyczących obiegu dokumentów oraz pomoc w opracowaniu nowych. 

Nasze usługi cechuje indywidualne podejście do potrzeb każdego klienta.