Mobilité internationale : points clés et risques à connaître avant d’envoyer un·e employé·e à l’étranger

Quels sont les risques les plus souvent sous-estimés par les employeurs?

Selon Arda, les risques liés à la mobilité internationale sont multiples et dépassent largement la seule question fiscale. Elle souligne l’importance de l’immigration, qu’elle décrit comme le point de départ de toute mobilité internationale. Une situation non conforme peut entraîner un refus d’entrée au pays et nuire à la réputation de l’entreprise.

Un aspect souvent négligé concerne la famille de l’employé·e. Une mauvaise intégration du conjoint ou des enfants peut rapidement fragiliser l’affectation, même lorsque le rôle professionnel est parfaitement adapté.

À ces enjeux s’ajoutent des risques juridiques et sociaux, notamment en matière de contrat de travail, de normes du travail applicables et de couverture de sécurité sociale, sans oublier les risques fiscaux, tant pour l’employé·e que pour l’employeur.

Quelles sont les différents modèles de mobilité internationale pour les entreprises aujourd’hui ?

Le modèle traditionnel des affectations internationales de longue durée est de moins en moins fréquent. Arda observe une évolution vers des missions temporaires, le plus souvent limitée à un ou deux ans, avant un retour de l’employé·e dans son pays d’origine.

Elle distingue d’une part le détachement, dans lequel l’employé·e reste rattaché·e à son entité d’origine tout en exerçant ses fonctions au sein d’une filiale à l’étranger, et d’autre part des situations où l’employé·e devient complètement local, avec un nouveau contrat dans le pays d’accueil. À cela s’ajoute le télétravail international, qui s’est fortement développé depuis la pandémie et s’impose désormais comme une forme de mobilité à part entière, avec ses propres enjeux fiscaux, sociaux et juridiques.

Pourquoi la durée du mandat et la nature des fonctions ont un impact sur l’analyse fiscale?

Arda souligne que la durée du mandat à l’étranger influence directement la résidence fiscale et l’imposition de l’employé·e. Elle précise que, dans le cadre d’un mandat de courte durée, l’employé·e conserve généralement le lien fiscal avec son pays d’origine. À l’inverse, un mandat prolongé peut entraîner un changement de résidence fiscale au profit du pays d’accueil.

Du point de vue de l’employeur, Arda explique que la nature des fonctions exercées par l’employé·e revêt une importance tout aussi cruciale. À mesure que la présence de l’employé·e à l’étranger se prolonge et que ses responsabilités acquièrent une dimension plus stratégique, le risque que les autorités fiscales considèrent que l’entreprise exerce une activité imposable dans le pays d’accueil augmente.

Pourquoi la présence d’un·e employé·e à l’étranger peut-elle générer des obligations fiscales pour l’employeur ?

La présence d’un·e employé·e au Canada peut engendrer des risques fiscaux significatifs et des obligations pour l’employeur, dès lors qu’elle crée un lien fiscal suffisant avec le pays d’accueil, qu’elle est assimilée à une activité économique locale ou qu’elle conduit à la qualification d’un établissement stable, notamment lorsque l’employé·e négocie, signe des contrats ou représente l’entreprise.

Ainsi, même en l’absence de bureau local, l’entreprise peut se voir imposée dans le pays d’accueil et contrainte de remplir diverses obligations, telles que l’immatriculation fiscale locale, la mise en place de retenues à la source sur les salaires, le dépôt de déclarations fiscales, le paiement de cotisations sociales locales et le respect des obligations employeur en matière de paie.

Quelles sont les principales obligations fiscales pour l’employeur ?

Un point souvent mal compris concerne les retenues à la source. Arda souligne qu’au Canada, contrairement à plusieurs pays européens, l’employeur a l’obligation de retenues d’impôt à la source dès le premier jour d’emploi. Elle constate que de nombreux employeurs étrangers ignorent cette règle, ce qui en fait un sujet fréquent de vérification par les autorités fiscales.

Certaines exemptions peuvent toutefois s’appliquer, à condition qu’une analyse préalable ait été effectuée et que les démarches nécessaires aient été complétées en amont.

Pourquoi le télétravail international n’est-il pas fiscalement neutre ?

Le télétravail à l’étranger donne souvent une impression trompeuse de simplicité. Arda rappelle que chaque pays a ses propres règles fiscales et leur méconnaissance expose l’employeur à des risques de non-conformité importants, tant sur le plan fiscal qu’en matière d’immigration.

Elle souligne que ces enjeux sont souvent identifiés trop tard. Il n’est pas rare que les équipes RH constatent, en fin d’exercice, qu’un·e employé·e travaille depuis plusieurs mois à l’étranger. L’employeur doit alors évaluer les risques de manière rétroactive et à tenter de régulariser une situation qui aurait pu être évitée grâce à des politiques claires et à des mécanismes de contrôle interne mieux structurés.

Quelles sont les bonnes pratiques à adopter avant d’envoyer un·e employé·e à l’étranger ?

Avant toute mission internationale, une analyse préalable est essentielle. Arda recommande notamment d’identifier clairement le lieu physique de travail, la durée de la mission, la nature des fonctions exercées ainsi que les obligations fiscales et sociales applicables dans le pays d’accueil.

Elle souligne également l’importance d’évaluer les coûts associés à la mobilité internationale. Une affectation à l’étranger peut entraîner une charge fiscale plus élevée, nécessiter des ajustements de rémunération ou offrir certains avantages non imposables. En l’absence d’une planification adéquate, ces enjeux peuvent prendre de court l’employeur comme l’employé·e et entraîner des conséquences financières et opérationnelles pourtant évitables.

Pourquoi est-il essentiel de consulter des experts en amont ?

Idéalement, le recours à des experts devrait avoir lieu avant le départ de l’employé·e à l’étranger. Selon Arda, cet accompagnement en amont permet d’expliquer clairement le système fiscal applicable à l’employé·e, de structurer la rémunération de façon optimale et d’anticiper les obligations fiscales de l’employeur.

Elle souligne par exemple que certains avantages liés au logement peuvent, sous certaines conditions, être accordés sans être imposables. Une telle planification permet de maîtriser les coûts, de sécuriser la situation fiscale et d’éviter des régularisations tardives souvent complexes et coûteuses.

Quel est le message essentiel à retenir pour les employeurs ?

Selon Arda, l’une des erreurs les plus fréquentes consiste à penser qu’il n’existe aucun risque fiscal dès lors que la rémunération continue d’être versée depuis le pays d’origine. Elle rappelle toutefois que le critère déterminant demeure le lieu où l’employé·e exerce physiquement ses fonctions, indépendamment de l’origine du salaire.

Elle conclut en insistant sur le fait qu’« une mobilité internationale réussie ne s’improvise pas ».

Pour les employeurs, la clé du succès repose sur l’anticipation : une gouvernance claire, une collaboration étroite entre les équipes RH et finances, ainsi que le recours à des experts en amont afin d’identifier les risques, de structurer des politiques de mobilité adaptées et d’assurer la conformité à chaque étape.