EU-Geldwäschepaket: warum Unternehmen jetzt handeln müssen

Der Kampf gegen Geldwäsche ist in der Europäischen Union (EU) bislang national sehr unterschiedlich gehandhabt. Das neue Maßnahmenpaket zielt darauf ab, die Aufsicht EU-weit zu vereinheitlichen. Ein erster sichtbarer Schritt war die Einrichtung der europäischen Anti-Geldwäschebehörde AMLA (Authority for Anti-Money Laundering and Countering the Financing of Terrorism) in Frankfurt am Main. Sie soll einheitliche Standards fördern, die Zusammenarbeit der nationalen Aufsichtsbehörden koordinieren und ab 2028 besonders risikobehaftete Unternehmen aus dem Finanzsektor direkt beaufsichtigen.

Das Kernstück des Reformpakets ist nach Einschätzung von Thorsten Janker, Wirtschaftsprüfer und Partner bei der Prüfungs- und Beratungsgesellschaft Forvis Mazars, und Klaus Schütte, Rechtsanwalt und Manager bei Forvis Mazars, die neue EU-Geldwäscheverordnung. Sie schafft ein unmittelbar geltendes, einheitliches Regelwerk für alle Verpflichteten in der EU – ohne nationalen Umsetzungsschritt. Ergänzt wird diese Verordnung durch die 6. Geldwäscherichtlinie, die vor allem Vorgaben für nationale Behördenstrukturen und die institutionelle Umsetzung des neuen europäischen Rahmens enthält. Hinzu kommen die AMLA-Verordnung zur Errichtung der neuen Behörde sowie die überarbeitete Geldtransferverordnung, die vor allem die Nachverfolgbarkeit bestimmter Zahlungs- und Kryptotransfers regelt.

Für Unternehmen ist aus Sicht der beiden Experten jedoch weniger die institutionelle Neuordnung entscheidend als die Verdichtung inhaltlicher und organisatorischer Pflichten. Zugleich wird der Kreis der geldwäscherechtlich Verpflichteten punktuell erweitert – etwa um Krypto-Dienstleister, Crowdfunding-Plattformen oder bestimmte Akteure im Profisport. „Unternehmen, die bislang nicht betroffen waren, sollten frühzeitig prüfen, ob sie künftig erstmals in den Anwendungsbereich geldwäscherechtlicher Vorgaben fallen“, empfiehlt Schütte.

Knappe Fristen für Auskünfte beachten

Bereits verpflichtete Unternehmen müssen vor allem klären, wie sie die verschärften Anforderungen praktisch umsetzen. „Bereits beim Onboarding neuer Kund*innen müssen Unternehmen künftig mehr Daten erheben, diese konsistent dokumentieren und so speichern, dass sie strukturiert hinterlegt und standardisiert abrufbar sind“, erläutert Janker. Der Druck wächst vor allem bei Auskunftsersuchen im Zusammenhang mit Geldwäsche-Verdachtsmeldungen: Antwortfristen können im Einzelfall unter 24 Stunden liegen.

Das betrifft nicht nur das Neukundengeschäft. „Zwar wird bei Bestandsdaten keine vollständige Aktualisierung bis zum Startzeitpunkt verlangt, doch müssen auch sie schrittweise auf ein tragfähiges Niveau gebracht werden“, so Schütte. Diese Informationen sind nach seinen Erfahrungen häufig über unterschiedliche Systeme, Konzerngesellschaften oder externe Vertriebspartner verteilt. Für stark vertriebsgeprägte Unternehmen wie Versicherer kann dies erheblichen Folgeaufwand auslösen: Sie müssen Schnittstellen, Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie vertragliche Informations- und Mitwirkungspflichten gegenüber Vermittler*innen prüfen und gegebenenfalls anpassen.

„Für viele Verpflichtete markiert das eine spürbare Zäsur in der praktischen Geldwäsche-Compliance“, ist Janker überzeugt. Besonders ins Gewicht fallen ihm zufolge die verschärften Kundensorgfaltspflichten, die laufende Aktualisierung von Kundendaten und neue Anforderungen an die Ermittlung des wirtschaftlichen Eigentümers. „Das sind erfahrungsgemäß Bereiche, in denen viele Unternehmen heute noch erhebliche Lücken haben“, sagt er.

Gap-Analyse als Pflichtschritt

Eine Anpassung bestehender Geldwäsche-Handbücher reicht daher nicht aus. Unternehmen müssen vielmehr prüfen, ob ihre Prozesse, Systeme und Datenmodelle die künftigen Anforderungen strukturiert, nachvollziehbar und prüfungssicher abbilden. Aus Sicht von Janker ergibt sich damit unmittelbar Handlungsbedarf für die Verantwortlichen betroffener Unternehmen: „Sie sollten jetzt bestimmen, welche Anforderungen ihr Geschäftsmodell künftig auslöst. Im Zuge einer Gap-Analyse lässt sich klären, wo Prozesse, Systeme, Verantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen angepasst werden müssen“, sagt er.

Im zweiten Schritt gilt es, Maßnahmen risikoorientiert zu priorisieren, um Lücken zu schließen. Dabei ist die Zusammenarbeit unterschiedlicher Abteilungen – unter anderem Compliance, IT und Datenmanagement – ein zentraler Faktor. Ein zusätzlicher Aspekt wird häufig übersehen: „2026 ist ganz klar ein Brückenjahr. Formal gelten weiterhin die nationalen Regelungen, gleichzeitig jedoch verschiebt sich der Referenzrahmen. Die EU-Standards werden zunehmend zum Maßstab“, hebt die zertifizierte Spezialistin für Geldwäscheprävention Katharina Thomas, Wirtschaftsprüferin und Partnerin bei Forvis Mazars, hervor.

„Im Fokus steht also die strukturierte, strategisch verankerte Vorbereitung der Verpflichteten“, erklärt Thomas. Typische Fehlerquellen sind ihrer Erfahrung nach eine fehlende Verankerung der Neuerungen in der internen Risikoanalyse oder eine unvollständige Gap- beziehungsweise Impact-Analyse. Offene Fragen sollten früh mit den Abschlussprüfer*innen geklärt werden, um spätere Differenzen und mögliche Beanstandungen in der Prüfung zu vermeiden.

Die Neuregelungen erfordern also eine frühzeitige Bestandsaufnahme, klare Zuständigkeiten, die Einbindung aller relevanten Bereiche und eine laufende Beobachtung regulatorischer Änderungen. Thomas’ Rat: „Unternehmensverantwortliche sollten das EU-Geldwäschepaket als Steuerungsthema begreifen – nicht als Vollzugsaufgabe für das Jahr 2027.“