Dofinansowanie do zakupu okularów korygujących i soczewek kontaktowych

W myśl artykułu 237⁶ § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej, zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go, o sposobach posługiwania się tymi środkami. Dla pracowników wykonujących pracę z użyciem monitorów ekranowych, szczegółowe wymagania określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 01.12.1998 r. dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Refundacja okularów – warunki do spełnienia

Pracownikowi może przysługiwać dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych po spełnieniu określonych warunków:

• użytkowanie w czasie pracy monitora ekranowego przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, tj. minimum 4 godziny w ciągu jednego dnia pracy. Należy przy tym zaznaczyć, że nieistotne jest to, w jakim systemie i wymiarze czasu pracy zatrudniony jest pracownik,
• uzyskanie w wyniku badania okulistycznego przeprowadzonego w ramach profilaktycznej opieki medycznej zaświadczenia od lekarza medycyny pracy, w którym zaleca on stosowanie okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Refundacja soczewek kontaktowych – czy to możliwe?

Od niedawna, a mianowicie od dnia 17 listopada 2023 r. (a w przypadku stanowisk pracy utworzonych przed tą datą – od 17 maja 2024 r.) możliwe jest uzyskanie refundacji za zakup szkieł kontaktowych, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 2023 r.; poz 2367). Dofinansowanie soczewek kontaktowych przysługuje po spełnieniu tych samych warunków, które obowiązują przy zwrocie kosztów za zakup okularów korekcyjnych.

W jaki sposób należy ubiegać się o refundację? Wymagane dokumenty

Pracownik, który chce zawnioskować do pracodawcy o pokrycie kosztów zakupu okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok powinien przedstawić pracodawcy:

• zaświadczenie od lekarza medycyny pracy, z którego jasno wynika konieczność stosowania okularów/soczewek podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego,
• fakturę, wystawioną imiennie na pracownika, za zakup okularów lub soczewek kontaktowych,
• w zależności od wewnątrzzakładowych regulacji obowiązujących u danego pracodawcy – wniosek o zwrot kosztów zakupionych okularów lub soczewek.

W odniesieniu do zaświadczenia lekarskiego należy pamiętać, że podstawą do refundacji jest wyłącznie dokument wystawiony przez lekarza medycyny pracy, po wykonaniu badań okulistycznych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. Pozyskanie dokumentu od innego okulisty w ramach prywatnej wizyty nie będzie dla pracodawcy dokumentem zobowiązującym do pokrycia kosztów zakupionego towaru.

Wysokość dofinansowania

W obecnie obowiązujących przepisach nie została uregulowana ani minimalna, ani maksymalna kwota dofinansowania kosztów zakupu okularów lub soczewek, która powinna być zagwarantowana pracownikowi przez pracodawcę. Zasady, w oparciu, o które dokonywana jest refundacja powinny zostać doprecyzowane w regulacjach wewnętrznych zakładu pracy, np. w regulaminie pracy czy zarządzeniu pracodawcy. Jedynym wymogiem do spełnienia przy ustaleniu wysokości świadczenia jest to, aby kwota nie była niższa od aktualnie obowiązujących na rynku lokalnym najniższych cen zakupu okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok. Ze względu na nieprecyzyjność przepisów i bardzo zróżnicowane ceny rynkowe pracodawcy przy ustalaniu wysokości refundacji chętnie korzystają z orzecznictwa sądów. Powołując się na wydane już decyzje, mają możliwość limitowania osobno kwoty dofinansowania do zakupu szkieł korekcyjnych i osobno do zakupu oprawek okularowych. Ustalając wysokość refundacji pracodawca musi kierować się dobrem pracowników oraz mieć na uwadze kondycję finansową firmy. Może zatem ustanowić, że zwraca koszty zakupu szkieł w pełnej wysokości, ale zapewnia pokrycie kosztów oprawek jedynie do kwoty 300,00 zł.

Częstotliwość dofinansowania

W przepisach nie odnajdziemy informacji, z której jasno wynika, jaka powinna być częstotliwość refundowania okularów lub soczewek kontaktowych. Ponieważ przepisy nie precyzują tej kwestii, pracodawca może umieścić odpowiednie regulacje w przepisach wewnątrzzakładowych np. regulaminie pracy. Pracodawca zobowiązany jest zapewnić pracownikowi refundację kosztów za każdym razem, gdy lekarz medycyny pracy (po przeprowadzonym badaniu) zaleci stosowanie korekcji wzroku podczas pracy przy monitorze. Warto zaznaczyć, że pracownik może również sam zawnioskować o wcześniejsze badania, jeśli zauważy pogorszenie wzroku.

Komu refundacja nie przysługuje?

O dofinansowanie okularów korekcyjnych oraz soczewek kontaktowych nie mogą ubiegać się osoby zatrudnione w oparciu o umowę zlecenia czy umowę o działo. Prawo do zwrotu kosztów mają wyłącznie osoby zatrudnione na umowę o pracę.

Podsumowanie

Dofinansowanie do okularów korekcyjnych i soczewek kontaktowych to istotne wsparcie dla pracowników spędzających długie godziny przed monitorem. Pracodawca ma obowiązek zapewnić je osobom, które spełniają określone warunki: są zatrudnione na podstawie umowy o pracę, pracują przy monitorze min. 4 godziny dziennie i posiadają stosowne zalecenie od lekarza medycyny pracy. Chociaż szczegółowe zasady zwrotu kosztów określane są w przepisach wewnątrzzakładowych, to warto znać swoje prawa i pamiętać, że dbałość o wzrok to ważny element bezpiecznej i komfortowej pracy.

Autor: Marlena Bombińska, Team Leader w Dziale Outsourcingu kadrowo-płacowego Forvis Mazars