Fraude, gouvernance et finances publiques : pourquoi le contrôle interne est devenu incontournable pour les municipalités

Au cours des dernières années, quelques cas de fraude dans le milieu municipal ont mis en évidence des vulnérabilités réelles au sein de nombreuses organisations locales. Les stratagèmes observés sont variés, versement de rémunération à des employés fictifs, utilisation inappropriée de cartes de crédit municipales, détournement de fonds, contournement des règles d’approvisionnement, ainsi que d’autres abus liés à l’administration des ressources publiques.  

Dans le cadre d’un mandat d’audit externe, l’objectif consiste à repérer les faiblesses de contrôle interne, à accompagner les équipes dans l’amélioration des pratiques et à formuler des recommandations applicables et proportionnées à la réalité municipale, afin de réduire les risques de fraude, d’erreurs et de non-conformité.  

Dans les situations sensibles, notamment en présence d’indices de fraude, les municipalités peuvent bénéficier de l’appui des équipes spécialisées en juricomptabilité de Forvis Mazars, afin de documenter les faits, d’évaluer l’ampleur des enjeux et de soutenir les décideurs dans leurs démarches. 

Pourquoi les contrôles internes sont essentiels

Un dispositif de contrôle interne bien conçu et appliqué de façon constante constitue une première ligne de défense. Il contribue notamment à :

• prévenir et détecter la fraude,
• réduire les erreurs et les inexactitudes financières,
• limiter les inefficacités administratives,
• appuyer des décisions fondées sur une information fiable et à jour.

Un bon contrôle interne n’est pas une « contrainte administrative » supplémentaire, il s’agit d’un ensemble de pratiques qui sécurisent les opérations et renforcent la fiabilité de l’information sur laquelle s’appuient les décisions du conseil municipal. 

Dans les dossiers de fraude, le scénario se répète souvent. Une même personne peut autoriser, payer et concilier, ou encore certaines vérifications clés sont négligées par faute de temps ou de ressources. Pourtant, quelques mesures relativement simples permettent de réduire considérablement les risques :

• la séparation des tâches critiques (autorisation, exécution, comptabilisation, rapprochement),
• des approbations documentées et des seuils d’autorisation clairs,
• des rapprochements et des revues périodiques des opérations financières (paie, cartes de crédits, comptes fournisseurs),
• une reddition de comptes structurée, incluant des suivis sur les écarts et les correctifs.

Dans ce contexte, l’auditeur externe joue un rôle complémentaire à celui de la direction et du conseil. Il évalue la conception et la mise en œuvre de certains contrôles clés, porte à l’attention des responsables de la gouvernance les faiblesses significatives observées et propose des améliorations adaptées aux capacités et aux contraintes de chaque municipalité.  

Gouvernance : un levier indissociable du contrôle interne

Au-delà des procédures, le contrôle interne repose aussi sur la gouvernance. Le ton est donné par le conseil municipal, qui doit exiger de l’information fiable et promouvoir des pratiques rigoureuses. Une gouvernance active et informée constitue un facteur clé pour prévenir les dérives et maintenir la confiance des citoyens. 

Nouveaux élus : un rôle de gouvernance qui ne s’improvise pas

À chaque cycle électoral, plusieurs municipalités accueillent de nouveaux élus. La volonté de servir la communauté est bien présente, mais les responsabilités en matière de gouvernance, de surveillance financière et de reddition de comptes ne sont pas toujours pleinement maîtrisées dès l’entrée en fonction. Sans encadrement adéquat, cette période d’apprentissage peut accroître le risque d’erreurs, de décisions insuffisamment documentées ou d’une tolérance involontaire envers des pratiques non conformes.

L’entrée en fonction s’accompagne inévitablement d’une courbe d’apprentissage. Or, le rôle des élus est avant tout un rôle de gouvernance : fixer les orientations, adopter les décisions structurantes et exercer une surveillance diligente de l’administration, sans assumer les responsabilités quotidiennes à la place de la direction.

Dans ce contexte, la formation des nouveaux élus constitue un levier essentiel de prévention. Des formations ciblées sur la gouvernance, l’information financière, les risques de fraude et le contrôle interne permettent de doter les conseils municipaux de repères communs dès le début du mandat. Une expertise spécialisée au sein de Forvis Mazars peut soutenir ces initiatives. 

Repères pour les élus

Pour exercer cette surveillance de façon simple et efficace, le conseil municipal peut notamment :

• prendre des décisions basées sur une information complète et compréhensible,
• adopter des décisions structurantes (règlements, budget et suivi budgétaire, grands projets d’infrastructures, orientations stratégiques),
• veiller à la saine gestion des fonds publics, en s’assurant que l’administration applique des pratiques rigoureuses et conformes,
• s’assurer que les priorités citoyennes et l’intérêt public guident les décisions.

Dans la pratique, les échanges entre les auditeurs externes et les conseils municipaux visent à rendre ces enjeux compréhensibles et actionnables, c’est-à-dire expliquer ce qui est exigé, situer les risques, puis proposer des correctifs réalistes.  

Normes comptables : un défi bien réel pour les plus petites municipalités

Toutes les municipalités, petites ou grandes, sont tenues d’appliquer les normes comptables canadiennes pour le secteur public. Cette uniformité favorise la comparabilité et la transparence de l’information financière. Elle représente toutefois un défi particulier pour les plus petites municipalités, qui disposent souvent de ressources humaines et financières limitées pour documenter adéquatement les obligations et mettre en place les processus requis. 

Cas concret : la norme SP 3280 sur la mise hors service d’immobilisations

Cette norme vise à s’assurer que les entités du secteur public constatent un passif lorsqu’elles ont une obligation juridique, actuelle ou future, de mettre une immobilisation hors service de manière sécuritaire et conforme aux exigences applicables. Pensons notamment au retrait d’infrastructures souterraines en fin de vie utile, à la gestion de matériaux dangereux (comme l’amiante) et autres.

Trois constats observés sur le terrain

• L’identification des immobilisations visées et la documentation des obligations demeurent complexes, surtout lorsque l’information historique est incomplète.
• La mise en œuvre exige du temps, des expertises spécialisées et dans certains cas, des évaluations coûteuses.
• Les conseils municipaux doivent souvent être accompagnés pour comprendre la portée financière de la norme et planifier, de manière réaliste, les mesures d’atténuation à moyen et long terme. 

Ce que l’audit peut apporter 

Concrètement, l’audit peut aider les municipalités à :

• rappeler les exigences normatives applicables et les échéanciers d’adoption,
• accompagner les municipalités dans l’interprétation et l’application des normes, en tenant compte de leur capacité de mise en œuvre,
• mettre en évidence les risques associés à une application incomplète (inexactitudes, non-conformité, enjeux de reddition de comptes),
• formuler des solutions concrètes et adaptées, telles qu’une planification pluriannuelle ou l’analyse des mécanismes de financement disponibles, afin d’atténuer les effets sur la capacité de payer des citoyens. 

Un partenariat auditeur–municipalité qui crée de la valeur

Un audit bien mené ne sert pas seulement à conclure sur les états financiers. Il peut devenir un véritable levier d’amélioration continue lorsque la municipalité et l’auditeur partagent un objectif commun, une information fiable, des processus bien en place et une reddition de comptes crédible. 

Ce qui fait la qualité du partenariat

• Une communication franche et proactive tout au long du processus  
• Une bonne compréhension du contexte municipal (ressources, systèmes, cadre réglementaire et obligations de reddition de comptes).
• Des attentes claires quant aux documents à fournir et aux responsabilités de chacun.
• Des recommandations concrètes, proportionnées et réalisables, accompagnés d’un suivi au besoin.
• Avoir un objectif commun de renforcer la fiabilité de l’information financière et la confiance du public. 

En conclusion

Pressions financières, exigences normatives et attentes citoyennes élevées laissent peu de place à l’improvisation dans le milieu municipal. Des contrôles internes robustes, même simples, combinés à une gouvernance vigilante permettent de réduire les risques, de détecter plus tôt les écarts et de protéger les fonds publics.

Dans ce contexte, l’audit externe prend tout son sens lorsqu’il s’inscrit dans une démarche globale intégrant la prévention de la fraude, le renforcement du contrôle interne, l’accompagnement en gouvernance et la mise en place de mécanismes durables. 

À propos de l’auteure

Auditrice externe auprès de municipalités québécoises depuis plus de dix ans, j’accompagne les organisations dans l’amélioration de leurs contrôles internes et de leurs pratiques de gouvernance ainsi que dans l’application des normes comptables du secteur public. Je contribue aussi au partage des meilleures pratiques par mon engagement au sein du groupe de travail municipal de l’Ordre des CPA du Québec et par des activités de formation. 

Notre approche

Forvis Mazars regroupe des professionnels possédant une expertise reconnue en comptabilité et en audit du secteur public. Notre approche vise à fournir un regard externe indépendant, à cibler les risques prioritaires et à formuler des recommandations concrètes qui soutiennent la transparence, la reddition de comptes et une prise de décision éclairée. Nous accompagnons également les organismes dans l’interprétation et l'application des normes de comptabilité pertinentes afin d’assurer la conformité et la qualité de l’information financière. Grâce à notre équipe spécialisée en juricomptabilité, nous sommes en mesure d’appuyer les municipalités dans l’analyse de situations sensibles ou complexes, notamment en matière de fraude ou de litiges financiers, renforçant ainsi la prévention et la gestion des risques.