Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele od 1. ledna 2026

Základní informace o technickém fungování systému JMHZ najdete v článku našeho účetního oddělení, který si můžete přečíst ZDE.

Co systém JMHZ nahrazuje a co ne

Systém JMHZ postupně nahradí zejména měsíční přehledy o výši pojistného pro Českou správu sociálního zabezpečení (dále jen „ČSSZ“), evidenční listy důchodového pojištění, některá hlášení vůči Úřadu práce ČR (například ohlášení plnění povinného podílu zaměstnanců se zdravotním postižením) a vybraná statistická šetření pro Český statistický úřad a Ministerstvo práce a sociálních věcí (dále jen „MPSV“). Systém bude také používán pro předávání údajů Finanční správě, která je využije pro vyměřování záloh na daň ze závislé činnosti – ovšem až od roku 2027.

Do systému JMHZ zatím nejsou zapojeny zdravotní pojišťovny. Zaměstnavatelé tedy budou nadále povinni podávat samostatná měsíční hlášení jednotlivým zdravotním pojišťovnám stejným způsobem jako doposud. V budoucnu se však počítá i s jejich zapojením.

Kdo a kdy má povinnost hlásit

Povinnost podávat JMHZ se vztahuje na všechny zaměstnavatele bez výjimky. To zahrnuje i zahraniční společnosti, které dočasně vysílají své zaměstnance do České republiky a vzniká jim zde povinnost odvádět daň z příjmů ze závislé činnosti, stejně jako fyzické osoby, které zaměstnávají brigádníky na základě dohod o pracovní činnosti či dohod o provedení práce. Zatímco počet samostatných formulářů se skutečně sníží, rozsah dat, která musí zaměstnavatelé poskytovat, zůstane stejný nebo se dokonce zvýší. Zejména menší zaměstnavatelé, kteří dosud nemuseli odesílat určitá statistická hlášení, nebo ti, kteří měli jen omezený okruh hlášených pracovních vztahů, budou nově čelit rozšířeným povinnostem. Formulář bude podáván (poprvé za duben 2026) od 1. do 20. dne následujícího měsíce.

Klíčová data implementace

Ačkoli zákon o JMHZ nabývá účinnosti 1. ledna 2026, samotná povinnost podávat měsíční hlášení začne až 1. dubna 2026. Pro zaměstnavatele to však neznamená, že mohou s přípravou otálet. Než bude možné první hlášení za duben podat (termín do 20. května 2026), musí zaměstnavatelé nejpozději do konce dubna do systému doplnit údaje o všech stávajících zaměstnancích a všech jejich zaměstnaneckých vztazích. Každému zaměstnanci bude přiděleno unikátní osobní identifikační číslo a každému zaměstnaneckému vztahu speciální identifikátor pracovněprávního vztahu.

Navíc bude nutné zpětně doplnit měsíční hlášení za měsíce leden až březen 2026, a to nejpozději do konce června 2026. Od 1. července 2026 pak vstoupí v platnost nová pravidla pro registraci zaměstnanců – všichni zaměstnanci, včetně českých občanů, budou muset být registrováni ještě před okamžikem nástupu do zaměstnání. To může prodloužit dobu mezi uzavřením pracovní smlouvy a vlastním nástupem do práce. V případě, že zaměstnanec nakonec nenastoupí, bude nutné tuto skutečnost také nahlásit.

Pro lepší přehlednost jsme pro Vás klíčová data shrnuli do následující tabulky:

Harmonogram implementace JMHZ

Co budou zaměstnavatelé hlásit

Formulář jednotného měsíčního hlášení a další formuláře (zejména hlášení nástupu zaměstnanců) budou podávány prostřednictvím ČSSZ v xml struktuře – a to buď datovou schránkou ČSSZ, přes e-portál ČSSZ, nebo pomocí API prostředí.

Formulář jednotného měsíčního hlášení má vícevrstvou strukturu. Obsahuje souhrnné údaje za zaměstnavatele (např. celková výše pojistného na sociální zabezpečení a příspěvků na státní politiku zaměstnanosti, celková výše záloh na daň), dále souhrnné údaje za jednotlivé zaměstnance (např. součet všech příjmů daného zaměstnance od téhož zaměstnavatele) a konečně individualizované údaje o každém konkrétním zaměstnaneckém vztahu (např. samostatně se uvádějí údaje z pracovního poměru a z dohody o pracovní činnosti téhož zaměstnance).

Přesný rozsah hlášených údajů stanoví prováděcí nařízení vlády č. 417/2025 Sb., které naleznete ZDE.

Hlášení nástupu a změn zaměstnanců

Dosavadní praxe umožňovala nahlásit nástup zaměstnance do 8 dnů od tohoto nástupu. Od července 2026 se pravidla zpřísní – zaměstnance bude nutné registrovat ještě před okamžikem nástupu do práce. Před nástupem lze nahlásit základní údaje, zbývající informace je možné doplnit do 8 dnů po nástupu.

Hlásit bude nutné nejen nástup a ukončení zaměstnání, ale i veškeré změny – například změnu pracovní pozice v rámci vnitropodnikové struktury. Samostatně se budou hlásit i všechny dohody o provedení práce, a to před začátkem výkonu práce.

Podstatným rozšířením oproti současnému stavu je povinnost hlásit i zaměstnanecké vztahy malého rozsahu, které dosud nebyly hlášeny – například zaměstnání nezakládající účast na nemocenském pojištění nebo funkce jednatelů s nízkou odměnou. To nepochybně povede ke zvýšení administrativní zátěže.

Návaznost na změny v dani z příjmů

Společně se zákonem o JMHZ byl schválen rozsáhlý doprovodný zákon, který mění 22 zákonů, včetně zákona o daních z příjmů. Změny v daňové oblasti jsou však natolik komplexní, že jim věnujeme samostatný článek v tomto newsletteru, který si můžete přečíst ZDE.

V souvislosti se systémem JMHZ je však podstatné, že od roku 2027 Finanční správa začne využívat údaje z měsíčních hlášení k průběžnému vyměřování záloh na daň ze závislé činnosti. Tím odpadne povinnost podávat roční zúčtování daně ze závislé činnosti – poprvé za zdaňovací období 2027. Již v roce 2026 však budou zaměstnavatelé povinni hlásit podrobné individualizované údaje o každém zaměstnanci, které Finanční správa využije pro kontrolní účely.

Sankce za nedodržení povinností

Zákon o JMHZ počítá s vysokými sankcemi za neodeslání nebo opožděné odeslání jednotného měsíčního hlášení. Výše pokut se odvíjí od počtu zaměstnanců, za které mělo být hlášení podáno. U velkých zaměstnavatelů mohou teoreticky dosáhnout desítek až stovek milionů korun, a proto doporučujeme považovat dodržování lhůt za zcela zásadní prioritu.

Jak se na JMHZ připravit

Úspěšné zavedení systému JMHZ bude vyžadovat důkladnou přípravu. Zaměstnavatelé by proto neměli čekat na poslední chvíli, ale již nyní provést revizi interních procesů, doplnit chybějící údaje od zaměstnanců a ověřit, že jejich mzdové a personální systémy jsou schopné vytvářet všechny potřebné informace a generovat je v předepsaném formátu. Doporučujeme také otestovat registraci zaměstnanců před nástupem do zaměstnání a sledovat informační kampaň MPSV, které na svých stránkách zpřístupní metodické materiály a pokyny.

Závěr

Systém jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele představuje jednu z nejvýznamnějších změn v oblasti mzdové agendy během posledních let. Zatímco dlouhodobým cílem je zjednodušení administrativy prostřednictvím sjednocení mnoha různých hlášení do jednoho, krátkodobě přinese implementace systému značné nároky na přípravu a změny v interních procesech. Pro zaměstnavatele je klíčové nezačít se připravovat až na poslední chvíli, ale zahájit potřebné kroky již nyní, aby byl přechod na nový systém co nejplynulejší a aby se předešlo případným sankcím za nedodržení nových povinností.

V případě dotazů se neváhejte obrátit na naše odborníky, kteří Vám rádi pomohou s konzultací a podporou při přípravě na nový systém.

Autorky:

Gabriela Ivanco, Manažerka daňového oddělení

Anna Klímová, Editorka newsletteru