Praktyczne wyzwania związane z wdrożeniem JPK_KR_PD – aspekty księgowe

Poruszane zagadnienia

Rozporządzenie z 16 sierpnia 2024 r. – czego wymaga ustawodawca?

Księgi rachunkowe – lokalne wymogi

Plan kont a znaczniki – gotowość do wymagań JPK_KR_PD

Dane kontrahentów – jak raportować, by uniknąć błędów?

Zarządzanie datami, numeracja zapisów oraz KSeF

Polityka rachunkowości: dokument, który nabiera znaczenia

Podsumowanie - czego się spodziewać i gdzie szukać odpowiedzi

Implementacja nowej struktury JPK_KR_PD może okazać się w niektórych obszarach czasochłonna i wymagać zaangażowania członków różnych zespołów. Jest to szczególnie istotne w przypadku jednostek funkcjonujących w złożonym ekosystemie księgowym lub będących częścią międzynarodowych korporacji, gdzie część kluczowych decyzji wykracza poza kompetencje jednostki lokalnej. W takim przypadku warto już na samym początku krytycznie przyjrzeć się potrzebom wdrożeniowym i zidentyfikować obszary, w których zmiany będą konieczne, a ich realizacja może wymagać współdziałania wielu stron, uzyskania zgody centrali czy po prostu wiązać się ze zwiększonym nakładem czasu i zasobów. 

Rozporządzenie z 16 sierpnia 2024 r. – czego wymaga ustawodawca?

Zacznijmy od litery prawa. Aby przekonać się, czego oczekiwać będą organy skarbowe, należy sięgnąć do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z przywołanym powyżej Rozporządzeniem, księgi rachunkowe należy uzupełnić, między innymi, o następujące dane:

• numer identyfikacji podatkowej kontrahenta podatnika, o ile został nadany;
• numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, o ile został nadany do dnia przekazania księgi – w przypadku faktur wystawionych przez podatnika stanowiących dowód księgowy;
• znaczniki identyfikujące konta ksiąg wykazywane według słownika znaczników identyfikujących konta ksiąg.

Jednocześnie do Rozporządzenia załączono załączniki zawierające słowniki znaczników identyfikujących konta ksiąg z uwzględnieniem specyfiki wybranych jednostek, takich jak banki czy zakłady ubezpieczeń i reasekuracji.

Księgi rachunkowe – lokalne wymogi

Zanim przejdziemy do bardziej złożonych zagadnień chcielibyśmy na chwilę zatrzymać się przy kwestii ksiąg rachunkowych.

Zgodnie z art. 9 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim. Ten oczywisty wymóg w przypadku globalnych organizacji okazuje się niejednokrotnie kłopotliwy. Bardzo często zapisy księgowe wprowadzane są przez osoby niewładające językiem polskim lub w sposób zautomatyzowany. Zdarza się też, że zamiast opisu transakcji stosowane są kody, skróty, które nie dostarczają waloru informacyjnego dla osób spoza organizacji, a przypomnijmy, że opis operacji powinien być kompletny i zrozumiały.

Do tej pory organy skarbowe dość tolerancyjnie (choć nie jest to regułą) podchodziły do kwestii prowadzenia ksiąg w języku polskim. Czy można optymistycznie zakładać, że takie podejście zostanie utrzymane? Trudno stwierdzić. Aby uniknąć jednak zastrzeżeń ze strony urzędu skarbowego, zalecamy analizę tego obszaru i podjęcie środków zaradczych. Działanie te mogą obejmować wprowadzenie opisów dwujęzycznych czy ustalenie i spisanie słowników kodów dla operacji nieposiadających klasycznych opisów transakcji.  

Plan kont a znaczniki – gotowość do wymagań JPK_KR_PD

Odpowiednia struktura kont to podstawa. Jak przekonać się, że plan kont jednostki spełnia lokalne wymogi?

Po pierwsze, plan kont powinien zawierać nazwy kont księgowych w języku polskim. Systemy księgowe na ogół dopuszczają utworzenie nazwy konta księgowego zarówno w języku polskim, jak i obcym, więc nie powinno to stanowić problemu. Należy jednak upewnić się, że dana funkcjonalność jest dostępna w wykorzystywanym systemie i uzupełnić ewentualne braki.

Niekiedy jednostki posługują się grupowym planem kont i księgują tzw. adjustmenty wybranych transakcji, aby poprawnie je wycenić i zaprezentować w polskim sprawozdaniu finansowym. Zmiany te następują nierzadko poprzez sumaryczne korekty lub nawet poza systemem księgowym oraz nie zawierają wszystkich szczegółów transakcji, które wymagane są przez schemę JPK_KR_PD. W tym przypadku samo zmapowanie planu kont do przewidzianych przez MF znaczników księgowych, a w dalszym kroku zaraportowanie poprawnych obrotów, zapisów czy dziennika może okazać się nie lada wyzwaniem, o ile w ogóle będzie możliwe bez wprowadzenia koniecznych zmian.

Co prawda polska ustawa o rachunkowości nie narzuca sztywnego wzorca planu kont, aczkolwiek można pokusić się o stwierdzenie, że został on wprowadzony „tylnymi drzwiami” poprzez Rozporządzenie. Mnogość i szczegółowość znaczników księgowych de facto wymusza w dość mocny sposób ustrukturyzowanie planu kont, a  w następstwie również sposób ewidencji zdarzeń gospodarczych.

Analizując znaczniki widać wyraźnie, że organy są szczególnie zainteresowane nie tylko uzgodnieniem danych ze sprawozdaniem finansowym, ale przy okazji wyodrębnieniem specyficznych zdarzeń gospodarczych, np. transakcji z podmiotami powiązanymi czy sprzedaży zorganizowanej części przedsiębiorstwa, dla którego utworzono dedykowany znacznik księgowy.

Podsumowując, główne wyzwania mogą wiązać się z:

• mapowaniem kont do znaczników - co do zasady konto księgowe może być zmapowane do jednego znacznika. Odstępstwem są konta aktywno-pasywne, które mogą zostać zmapowane do dwóch znaczników;
• ograniczoną możliwością modyfikacji planu kont - grupa może patrzeć niechętnie na rozszerzanie lub modyfikację planu kont, gdyż ma to wpływ na architekturę dla całej organizacji;
• specyficznym sposobem ewidencji księgowej – w danej jednostce, z uwagi na wymogi grupowe, mogą występować inne zasady ewidencji transakcji gospodarczych niż te, które wymagane są dla celów polskiej sprawozdawczości.

Pracę nad mapingiem planu kont sugerujemy rozpocząć od zapoznania się z zawartością słownika zamieszczonego w załączniku do Rozporządzenia i poprzez ten pryzmat przeanalizować sposób ewidencji transakcji gospodarczych, jakie występują w danej jednostce.

Dane kontrahentów – jak raportować, by uniknąć błędów?

Co do zasady, dane kontrahentów należy zaraportować w następujących polach:

• węzeł Kontrahent – pola T_1 Kod kontrahenta z systemu księgowego, T_2 Kod kraju nadania identyfikatora podatkowego, T_3 numer identyfikacji podatkowej kontrahenta;
• węzeł Dziennik – pole D_3, które musi być identyczne jak w elemencie T_1 przy czym w niektórych sytuacjach może pozostać puste.

W tym kontekście chcielibyśmy zwrócić uwagę na kilka praktycznych aspektów:

• Kod kontrahenta podawany w polu T_1 z systemu musi być unikalny. Niektóre systemy tej unikalności nie zapewniają, ponieważ jeden numer może być przypisany do różnych podmiotów, w zależności od tego, czy analizujemy bazę odbiorców czy  dostawców. W takim przypadku należy ustalić, w jaki sposób będą oni rozróżniani w polu T_1. Można to osiągnąć przykładowo poprzez nadanie określonego prefiksu.
• Istnieją kontrahenci, którzy posiadają kilka rejestracji VAT w różnych jurysdykcjach podatkowych i w związku z tym istnieje kilka numerów rejestracji VAT, którymi mogą się potencjalnie posługiwać. W zależności od specyfiki danego systemu księgowego – taki kontrahent niekiedy jest rejestrowany pod kilkoma, niezależnymi rekordami, ale zdarza się, że system przypisuje mu tylko jeden numer ewidencyjny i jest on powiązany jednocześnie ze wszystkimi numerami identyfikacji podatkowej. Dla celów JPK_KR_PD należy znaleźć techniczną możliwość zaraportowania takiego kontrahenta pod różnymi kodami T_1 w zależności od użytego numeru identyfikacji podatkowej.
• Wybrane zapisy memoriałowe mogą nie posiadać ze swej natury danych kontrahentów np. listy płac, rozliczenia międzyokresowe.
• W przypadku zapisów zbiorczych MF dopuszcza pozostawienie niewypełnionego pola D_3. Nie powstała jednak definicja, czym jest zapis zbiorczy. O ile niektóre przypadki nie budzą wątpliwości – jak np. zapis zbiorczy dotyczący sprzedaży udokumentowanej paragonami - to nie są to jedyne sytuacje, w których  jednostki stosują zapisy zbiorcze w systemach ERP. Należy każdorazowo dokonać analizy, czego dokładnie dany zapis dotyczy. W niektórych jednostkach część sprzedaży udokumentowana fakturami VAT może być ujmowana w sposób zbiorczy w systemie ERP, a dane kontrahentów są dostępne w ewidencji sprzedaży VAT oraz systemie billingowym. Innym przykładem są księgowania tzw. Batchy, powszechnie używane m.in. do rozliczania płatności czy księgowania faktur zakupu.   
• Często spotykanym księgowaniem, które dotyczy co najmniej dwóch kontrahentów, jest kompensata należności i zobowiązań. Dłużnik i wierzyciel zdefiniowani są w systemach księgowych pod osobnymi numerami, natomiast schema JPK_KR_PD przewiduje użycie jednego kodu kontrahenta dla jednego zapisu księgowego.
• Rozliczenie wydatków pracowniczych – przy księgowaniu tego typu dokumentów kontrahentem rozpoznawanym w systemie księgowym jest zazwyczaj pracownik przedstawiający rozliczenie. Dzieje się tak pomimo załączenia do danego rozliczenia dokumentów źródłowych wystawionych przez różnych dostawców. Ma to na celu przede wszystkim aspekt praktyczny (ułatwienie ewidencji księgowej), a dane pozostałych kontrahentów uzupełniane są jedynie dla celów ewidencji VAT. Część dokumentów objętych rozliczeniem księgowana jest zbiorczo.

Niestety, brakuje jednoznacznych wytycznych dotyczących prawidłowego sposobu raportowania informacji o kontrahencie – nie wiadomo, czy prawidłowym będzie umieszczenie w polu D_3 kodu pracownika, pozostawienie pola pustego, czy może sięgnięcie do danych z ewidencji VAT. 

Zarządzanie datami, numeracja zapisów oraz KSeF

Odpowiednie przypisanie dat dostępnych w systemie księgowym do pól w schemie nie jest problemem nowym, ale nadal aktualnym. W schemie JPK_KR_PD, podobnie jak w JPK_KR, zdefiniowane zostały trzy rodzaje dat:

• data dokonania operacji gospodarczej,
• data sporządzenia dowodu księgowego oraz
• data, pod którą ujęto dowód w księgach rachunkowych.

Istotne jest przeanalizowanie, jakie daty są dostępne w systemie księgowym oraz w jaki sposób zostały skonfigurowane dla poszczególnych typów transakcji. Zdarza się, że powstaje konieczność zdefiniowania dodatkowego pola z datą lub zastosowania uproszczenia w postaci przypisania jednej daty do dwóch pól w schemie. Dlatego warto zadbać o odpowiednie zdefiniowanie dat już na etapie wdrażania systemu księgowego – pozwoli to uniknąć problemów w przyszłości, zwłaszcza w kontekście raportowania JPK_KR_PD.

Kolejnym zagadnieniem, które może wydawać się oczywiste, lecz wymaga szczególnej uwagi, jest numeracja zapisów w Dzienniku (pole D_1) oraz numeracja zapisów księgowania (pole Z_1). Numer zapisu w Dzienniku (D_1) to numer nadawany w sposób ciągły w roku obrotowym, zgodnie z wymogiem określonym w art. 14 ust. 2 i ust. 4 ustawy o rachunkowości. Zapisy w Dzienniku muszą być kolejno numerowane. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do Dziennika.

Systemy księgowe stosują różne mechanizmy w zakresie numerowania zapisów. Zdarza się, że stosowana jest osobna i niezależna numeracja wyłącznie na potrzeby generowania JPK.

Ciekawym przypadkiem jest także wykorzystanie zewnętrznych narzędzi na potrzeby generowania JPK_KR_PD. Firmy decydują się na tego typu rozwiązania na przykład w sytuacjach, kiedy dane do wygenerowania JPK_KR_PD pochodzą z różnych źródeł czy różnych systemów i konieczne jest ich zestawienie. W takich sytuacjach szczególnym wyzwaniem staje się zapewnienie chronologii oraz ciągłości numeracji operacji gospodarczych.

Pole Z_1 odnosi się do numeru kolejnego szczegółowego zapisu księgowania –czyli numeru jednoznacznie identyfikującego zapis w ramach danego numeru zapisu w Dzienniku. Numeracja ta powinna umożliwiać uzgodnienie danych pomiędzy Dziennikiem a kontem zapisu. Warto zatem sprawdzić, w jaki sposób system księgowy definiuje numer zapisu księgowego oraz czy spełnia on wymagania określone w schemie.

Nowym wyzwaniem, również w kontekście  JPK_KR_PD, jest wchodzący w życie w 2026 roku obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowy wymóg pociąga za sobą konieczność dostosowania systemów księgowych, zwłaszcza w zakresie zdefiniowania dodatkowych pól do przechowywania informacji dotyczących faktur ustrukturyzowanych, a także prawidłowego przypisania tych pól do struktur Jednolitych Plików Kontrolnych.

Polityka rachunkowości: dokument, który nabiera znaczenia

Zbliżając się ku końcowi, warto zwrócić uwagę na rolę polityki rachunkowości - szczególnie w kontekście wdrożenia nowego JPK.

W ostatnich latach można zaobserwować wzrost praktycznego znaczenia polityki rachunkowości jako dokumentu określającego sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz sporządzania sprawozdania finansowego. O politykę rachunkowości proszą już na wstępie badania nie tylko audytorzy, ale coraz częściej sięgają do niej władze skarbowe.

Wdrożenie nowej schemy jest doskonałą okazją, aby przyjrzeć się, czy obowiązujące w jednostce zasady zostały prawidłowo odzwierciedlone w polityce rachunkowości, czy też wymagają aktualizacji lub uzupełnienia.

Przykładowymi obszarami, które mogą być w tym kontekście warte rozważenia, są zasady ewidencji zapisów w systemie księgowym: prawidłowe opisanie procesów automatycznych, w tym z użyciem robotów; opisanie zasad/słownika kodów opisów zapisów oraz używanych skrótów; użycie zewnętrznych narzędzi do klasyfikacji podatkowej i rekodowania dzienników (zagadnienie klasyfikacji podatkowej i węzła RPD omówimy w osobnym artykule).

Dobrze przygotowana polityka rachunkowości jest nie tylko wymogiem, ale może stać się pomocnym narzędziem zarówno z perspektywy wewnętrznej organizacji pracy, jak i w kontaktach z organami kontrolnymi.

Podsumowanie: czego się spodziewać i gdzie szukać odpowiedzi?

Niestety, wiele wątpliwości, które powstają w związku z nowym obowiązkiem JPK CIT, pozostają bez jednoznacznej odpowiedzi - wygląda na to, że dopiero praktyka pokaże, jakie będzie podejście MF do jakości raportowanych danych. Należy spodziewać się, że stanowisko i praktyka MF będą ewaluować w czasie. Docelowo władze skarbowe dążą do możliwie  jak najbardziej zautomatyzowanego uzgodnienie ksiąg rachunkowych z deklaracją CIT oraz sprawozdaniem finansowym.

Tymczasem zachęcamy do zapoznania się z sekcją  „Pytania i odpowiedzi”, dostępną pod adresem: https://www.podatki.gov.pl/jednolity-plik-kontrolny/jpk_pd/pytania-i-odpowiedzi-jpk_pd/

Warto również rozważyć skierowanie indywidualnego zapytania  na adres: jpkPD.helpdesk@mf.gov.pl. Choć czas oczekiwania na odpowiedź bywa wydłużony, uzyskane informacje mogą okazać się pomocne w rozwianiu konkretnych wątpliwości.

Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w analizie, planowaniu lub wdrożeniu struktury JPK_KR_PD – zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem. Chętnie podzielimy się naszym doświadczeniem i pomożemy wypracować rozwiązania najlepiej dopasowane do specyfiki Państwa organizacji.

Autorki:

Barbara Pawłowska – Senior Manager, Dział Outsourcingu Usług Księgowych
Katarzyna Gajak – Główna Księgowa, Dział Outsourcingu Usług Księgowych