Outsourcing kadr i płac
Niezawodne, skalowalne i zintegrowane rozwiązania, które obniżają koszty i zwiększają wydajność
Dopłata do wypoczynku dzieci pracowników - co powinien wiedzieć pracodawca w 2025 roku?
Dopiero co zakończył się rok szkolny - dla dzieci to czas radości, beztroski i wakacyjnych przygód. Dla wielu rodziców oznacza to jednak dodatkowe wyzwania organizacyjne i finansowe. Koszty kolonii, półkolonii, wyjazdów zorganizowanych czy opieki nad dziećmi potrafią znacząco obciążyć domowy budżet.
Coraz więcej pracodawców w 2025 roku decyduje się na dofinansowanie wypoczynku dzieci swoich pracowników, dzięki czemu udzielają dodatkowego wsparcia osobom świadczącym pracę na rzecz firmy. Takie świadczenie to nie tylko realna pomoc finansowa, ale także ważny element budowania pozytywnych relacji w miejscu pracy.
Pracownicy czują, że firma dostrzega ich potrzeby życiowe i rodzinne, co przekłada się na większe zaangażowanie i lojalność. To także istotny element z punktu widzenia employer brandingu, pokazujący, że pracodawca troszczy się o swoich pracowników w sposób kompleksowy, także poza sferą zawodową.
Warto jednak pamiętać, że dopłata do wypoczynku dzieci wiąże się z określonymi przepisami podatkowymi i zasadami dotyczącymi składek ZUS. Dlatego przed wdrożeniem konkretnej formy wsparcia warto dokładnie poznać aktualne regulacje. To pozwoli uniknąć nieporozumień, błędów w rozliczeniach i zapewni przejrzystość zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.
Kiedy dopłata do wypoczynku dzieci jest zwolniona z podatku?
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dopłata do zorganizowanego wypoczynku dzieci pracowników może być zwolniona z opodatkowania, jeśli spełnione zostaną następujące warunki:
- Wypoczynek musi być zorganizowany przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie (np. biuro podróży, fundacja, ośrodek kolonijny);
- Forma wypoczynku musi odpowiadać jednej z ustawowo wskazanych: wczasy, kolonie, obozy, zimowiska, pobyt na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych czy leczniczo-opiekuńczych a także przejazdy związane z takim wypoczynkiem i pobytem na leczeniu;
- Dopłata dotyczy wyłącznie dzieci i młodzieży do 18. roku życia.
Źródło finansowania ma znaczenie:
- Jeśli dopłaty pochodzą z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) - zwolnienie z podatku obowiązuje bez limitu kwotowego.
- Jeśli dopłaty pochodzą z innych źródeł (np. środków obrotowych pracodawcy) - zwolnienie podatkowe przysługuje do wysokości 2000 zł w roku podatkowym.
Składki ZUS a dopłaty do wypoczynku dzieci
Równie istotne jak kwestie podatkowe są zasady dotyczące składek ZUS od dopłat do wypoczynku dzieci. W tym przypadku również znaczenie ma źródło finansowania dopłaty:
- Dopłaty finansowane z ZFŚS do wysokości podstawowego odpisu socjalnego (w 2025 roku wynoszącego 2723,40 zł na zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy) są zwolnione z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Oznacza to, że pracodawca nie musi doliczać tych świadczeń do podstawy wymiaru składek ZUS.
- Dopłaty z innych źródeł (np. ze środków obrotowych firmy) są traktowane jako przychód ze stosunku pracy i podlegają oskładkowaniu. Pracodawca musi wówczas odprowadzić składki ZUS od pełnej kwoty dopłaty.
Podsumowanie – na co zwrócić uwagę w 2025 roku?
Dopłaty do wypoczynku dzieci pracowników to coraz częściej spotykany benefit pracowniczy, który wzmacnia lojalność i zaangażowanie zespołu. W nowoczesnych organizacjach staje się on elementem standardowej polityki świadczeń.
Aby jednak uniknąć niepotrzebnych konsekwencji podatkowych i składkowych, konieczne jest przestrzeganie aktualnych przepisów. Regulacje w tym zakresie mogą się zmieniać, dlatego warto śledzić je na bieżąco i – w razie wątpliwości – skorzystać z doradztwa ekspertów, którzy pomogą dostosować politykę świadczeń pracowniczych do obowiązującego prawa.
Autor: Joanna Charzewska, Specjalistka ds. kadr i płac w Dziale Outsourcingu kadrowo-płacowego Forvis Mazars