Kadrowo-płacowe aktualizacje prawne: IV kwartał 2025

1.     Prawo do informacji o wynagrodzeniu na etapie rekrutacji

Od 24 grudnia 2025 roku pracodawca jest zobowiązany przekazywać kandydatowi do pracy informacje o wynagrodzeniu (w tym jego początkową wysokość lub przedział) oraz odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego lub regulaminu wynagradzania. Informacje te pracodawca udostępnia osobie ubiegającej się o zatrudnienie w formie papierowej lub elektronicznej z wyprzedzeniem, tak aby umożliwić jej zapoznanie się z tymi informacjami i tym samym zapewnić świadome i przejrzyste negocjacje.

Wprowadzone zmiany do Kodeksu pracy wymagają od pracodawcy wprowadzenia odpowiednich zapisów i modyfikacji w przepisach wewnątrzzakładowych, tj. w regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym. Do innych wprowadzonych zmian należy obowiązek zapewnienia, aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący. Dodatkowo pracodawcy mają zakaz uzyskiwania informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy kandydata.

2.     Ustawa o układach zbiorowych

13 grudnia 2025 roku weszła w życie Ustawa z dnia 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1661), która implementuje Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczącą adekwatnych wynagrodzeń minimalnych. Ustawa ma na celu usprawnić cały proces zawierania, rejestrowania oraz stosowania układów zbiorowych poprzez elektroniczne zgłaszanie układów do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy (a nie jak do tej pory rejestracje układów).

Zgodnie z ustawą zamiast rejestrowania układów jest przewidziana ich ewidencja. Układy zbiorowe i porozumienia zbiorowe mają być zgłaszane do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy wyłącznie w formie elektronicznej. Strony podejmujące rokowania będą mogły wybrać zawarcie układu na czas określony, z możliwością przedłużania okresu jego obowiązywania. Możliwe będzie także zawarcie układu na czas nieokreślony. Ustawa zachowuje tzw. zasadę korzystności, czyli podjęte w negocjacjach ustalenia nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy. Wprowadzona zostanie również możliwość skorzystania z pomocy mediatora na etapie rokowań.

3.     Zmiany w zakresie ustalania okresów zatrudnienia wliczanych do stażu pracy

W dniu 1 stycznia 2026 roku wejdzie w życie Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (DZ.U. 2025 poz. 1423), która wprowadziła zmiany w ustalaniu tzw. ogólnego stażu pracy i zakładowego stażu pracy (art. 302[1] KP). Zgodnie z nowymi przepisami do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze, będą zaliczane m.in. okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą prowadzącą taką działalność, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe. Ponadto w stażu pracy uwzględniane będą m.in. okresy wykonywania przez osobę fizyczną (i osobę współpracującą) umowy zlecenia, innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu lub umowy agencyjnej, okresy pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych, w których osoba ta podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a także okresy wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyte za granicą. Okresy przewidziane w omawianej ustawie ma potwierdzać zaświadczenie wydane przez ZUS. Przepisy ustawy wejdą w życie w dniu 1 stycznia 2026 r. w odniesieniu do pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych, natomiast  wobec pozostałych pracodawców w pierwszym dniu miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od dnia publikacji ustawy, tj. 1 maja 2026 roku.

4.     Kolejny projekt ustawy o PIP z dnia 4 listopada 2025 r. (opublikowanej 17 listopada 2025 r.)

W ostatnich miesiącach trwały intensywne prace nad projektem nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy. Projekt ten wzbudza duże emocje społeczne, ponieważ zakłada przyznanie inspektorom pracy prawo do przekształcania umów o charakterze cywilnoprawnym w stosunek pracy. W nowym projekcie nadal utrzymano kompetencję PIP do stwierdzania istnienia stosunku pracy w drodze decyzji w sytuacji, gdy formalnie zawarto umowę cywilnoprawną albo gdy praca jest faktycznie świadczona za wynagrodzeniem w warunkach art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Projekt nie ogranicza się do nadania PIP uprawnień decyzyjnych, ale tworzy także spójny system wymiany danych pomiędzy: Państwową Inspekcją Pracy, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Krajową Administracją Skarbową.

5.     Założenia do projektu ustawy kompleksowo wdrażającej dyrektywę o przejrzystości wynagrodzeń opublikowane

W dniu 25 listopada trafił do wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów projekt ustawy kompleksowo wdrażającej dyrektywę o przejrzystości wynagrodzeń (UC127), a tym samym zostały ujawnione podstawowe założenia ustawy, m.in.:

·       obowiązek każdego pracodawcy do wartościowania stanowisk pracy przy użyciu co najmniej czterech kryteriów: umiejętności, wysiłku, odpowiedzialności i warunków pracy;

·       pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników zostaną objęci obowiązkiem raportowania danych o luce płacowej. Wymagane informacje będzie należało przekazywać za pomocą narzędzia informatycznego dostarczonego przez GUS;

·       wszyscy pracodawcy (bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników) będą zobowiązani, m.in. do informowania o kryteriach ustalania wynagrodzeń, udzielania informacji – na wniosek pracownika – o indywidualnym poziomie wynagrodzenia tego pracownika oraz średnich poziomach wynagrodzenia w podziale na płeć w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących jednakową pracę jak on lub pracę o jednakowej wartości jak jego praca.

Za naruszenie przepisów ustawy (w tym m.in. za niedokonanie oceny wartości poszczególnych stanowisk pracy czy niesporządzenie sprawozdania na temat luki płacowej) pracodawcom będzie grozić kara grzywny od 2 000 zł do 60 000 zł.

Rząd planuje przyjąć projekt ustawy w drugim kwartale 2026 roku.

W przypadku gdyby chcieli Państwo omówić powyższe zmiany, uprzejmie prosimy o kontakt z Działem Usług Kadrowo-Płacowych Forvis Mazars w Polsce.